4к8с Электронный документооборот РП / МУ_3_Система NauDoc_работа с документами (2)

Министерство образования и науки Российской Федерации ФГБОУ ВПО «Саратовский государственный технический университет имени Гагарина Ю.А.»

Балаковский институт техники, технологии и управления

Система NauDoc: работа с документами

Методические указания к выполнению лабораторной работы по дисциплине «Технология электронного документооборота в информационной системе предприятия»

для студентов специальности 230201.65 очной формы обучения

Одобрено редакционно-издательским советом Балаковского института техники,

технологии и управления

Балаково 2011

ЦЕЛЬ РАБОТЫ: рассмотреть создание папок и документов, операции с

документами, изменение статуса документа, поиск документа.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

ОКНО РЕДАКТИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

Создать новый документ можно только в папке, где пользователь имеет право "Редактор", "Писатель" или "Автор".

Для создания документа можно воспользоваться кнопкой "Новый документ" на панели инструментов NauDoc или выбрать объект "Доку-

мент" в раскрывающемся списке "Новый объект" и нажать кнопку "Соз-

дать".

В форме регистрации нового документа нужно обязательно запол-

нить поле "Заголовок", остальные поля не обязательны. Тем не менее, ре-

комендуется заполнять поле "Описание" - это может позволить другим пользователям понять суть документа без его открытия.

Если в описании категории "Документ" администратор отметит пункт "Показывать поле идентификатор", то при создании документа поль-

зователю будет предложено заполнить это поле. Он может указать комби-

нацию символов, по которой система будет безошибочно опреде-

лять данный документ. Идентификатор указывается латинскими символа-

ми и цифрами (первый символ - обязательно латинская буква) и не должен совпадать с идентификаторами других объектов NauDoc. В идентификато-

ре не допускается использование пробелов и специальных символов (\@, \#, , \%, \^, \* и др.). Если идентификатор не указан, система генерирует его автоматически (используя заголовок документа).

Категория документа и дополнительные поля. При создании до-

кумента можно выбрать категорию документа. Каждой категории соответ-

ствуют определенные дополнительные поля регистрационной карточки -

реквизитные поля. Так, например, в случае создания документа категории

3

"Исходящая почта", пользователю предлагается заполнить поля "Имя по-

лучателя" и "Адрес получателя".

В случае создания документа категории "Приказ по основной дея-

тельности", дополнительные поля будут такими:

4

Окно документа. После того как введено название документа и его описание на экране появляется окно документа, которое имеет такой вид:

В координатной строке указан полный путь к созданному документу,

таким образом, мы можем узнать, в какой папке этот документ создан. Под координатной строкой указано название документа.

Само окно документа состоит из нескольких вкладок. Назначение каждой из них мы рассмотрим отдельно.

Вкладка ВИД. На этой вкладке вы можете узнать дату создания и последнего изменения документа, имя владельца, текущее состояние до-

кумента. Редактирование документа на этой вкладке невозможно.

Сразу после создания документ получает статус "Развиваемый", это отображено в строке текущего состояния документа (в общем случае до-

кумент может иметь один из пяти статусов: "Скрытый", "Открыт для груп-

пы", "Фиксированный", "Развиваемый", "Архивный")

5

Вкладка ЗАДАНИЯ. На этой вкладке вы можете создать задания к документу. Например, отправить запрос на согласование документа или запрос на подпись. Для этого достаточно выбрать вид задания и с помо-

щью конструктора определить его критерии.

Вкладка КОММЕНТАРИИ

При совместной работе над документами часто возникает необходи-

мость обсудить документ с сотрудниками. Для решения этой задачи в сис-

теме NauDoc предусмотрена возможность комментирования документов.

Написать комментарий к документу может любой пользователь с правами "Читателя", "Автора", "Писателя" или "Редактора" в папке, где находится данный документ.

Для возможности провести широкую дискуссию, в системе NauDoc

реализованы не только комментарии к документам, но и комментарии к

8

комментариям. Фактически, по каждому документу может быть проведена дискуссия, аналогичная проходящим в веб-форумах.

Также на вкладке "Комментарии" ведется журнал состояний доку-

мента (история изменений статуса). В нем регистрируются изменения со-

стояний документа (хранится время внесения изменений и имя пользова-

теля, который совершил изменения). В журнал заносятся отметки в случае смены владельца у документа, создания новой версии, перевода документа в архив и т.д.

Вкладка ВЕРСИИ. С помощью этой вкладки вы сможете переклю-

чаться между несколькими версиями одного и того же документа, а также создавать новые версии.

Задание 1. Создание документа. Менеджеру отдела продаж Спи-

рину Михаилу требуется создать документ «Отчет за период» в папке

«Финансовые документы» и прикрепить к нему файл с расчетными таб-

лицами, созданный в Microsoft Excel.

1)Спирин Михаил создает документ "Отчет за период"

2)К созданному документу необходимо прикрепить файл с расчетны-

ми таблицами.

9

Решение:

На вкладке "Вложения" присоединяем к созданному документу файл

"Расчеты", созданный в Microsoft Excel.

Перейдем в папку "Финансовые документы" и создадим в ней новый документ.

Выполним редактирование содержимого. Набор текста и форматиро-

вание происходят на вкладке «Редактирование».

Результат:

Документ создан и к нему был присоединен файл созданный в

Microsoft Excel.

Смена владельца. По правилам документооборота, принятым в

NauDoc, у каждого документа имеется владелец, то есть лицо, ответствен-

ное за содержание документа. Владелец документа обладает правами на редактирование и удаление документа.

10