4к8с Электронный документооборот РП / МУ_1_Знакомство с интерфейсом (2)

Министерство образования и науки Российской Федерации ФГБОУ ВПО «Саратовский государственный технический университет имени Гагарина Ю.А.»

Балаковский институт техники, технологии и управления

Интерфейс системы NauDoc

Методические указания к выполнению лабораторной работы по дисциплине «Технология электронного документооборота в информационной системе предприятия»

для студентов специальности 230201.65 очной формы обучения

Одобрено редакционно-издательским советом Балаковского института техники,

технологии и управления

Балаково 2011

ЦЕЛЬ РАБОТЫ: рассмотреть идеологию и основные принципы работы в системе NauDoc, изучение пользовательского интерфейса системы.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

NauDoc – система класса EDMS (Enterprise Document Management

System), разработанная компанией NAUMEN для автоматизации делопро-

изводства, документооборота и бизнес-процессов.

Система электронного документооборота NauDoc подходит для ав-

томатизации канцелярского документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, управляющих компаний, проектных организаций, а также для решения конкретных задач по автоматизации документооборота,

встающих перед подразделениями больших компаний, взаимодействие между сотрудниками и службой персонала и др.).

NauDoc позволяет управлять процессами обработки документов,

контролем исполнительской дисциплины, системами нормативной доку-

ментации по стандарту качества ISO 9000, получать исчерпывающую ин-

формацию о ходе выполнения заданий, а также управлять содержанием Интернет-сайтов и порталов.

Универсальный веб-интерфейс обеспечивает прозрачный доступ к корпоративной информации независимо от местонахождения сотрудника компании.

Документооборот в NauDoc осуществляется с помощью двух основ-

ных типов объектов (рис.1):

Рис.1. Основные типы объекта.

3

Документ представляет собой файл формата HTML, подготовлен-

ный для публикации на Интернет-сайте. Во внутреннем документо-

обороте документ выполняет функции, аналогичные функциям фай-

лов, созданных в текстовом редакторе - например, в Microsoft Word.

Папка является аналогом папки (каталога) файловой системы в

Windows и может содержать другие папки и документы. Единое хра-

нилище документов в NauDoc представляет собой набор папок, рас-

положенных в виде древовидной иерархии.

Кроме основных объектов в системе NauDoc существуют и некото-

рые другие типы объектов (рис.2).

Рис.2. Типы объектов.

Каждый из которых выполняет свои функции:

Почтовая папка представляет собой встроенный в NauDoc почто-

вый клиент, который позволяет всей входящей электронной коррес-

понденции попадать сразу в систему документооборота и тем са-

мым формировать единую информационную среду предприятия.

Журнал позволяет организовать журнал регистрации входящих и исходящих документов.

4

Деловая процедура представляет собой шаблон бизнес-процесса,

состоящий из определенного количества шагов. На каждом шаге пользователям предоставляется возможность выполнять различные действия в той последовательности и в рамках тех правил, которые определены для данного бизнес-процесса.

Папка файловой системы позволяет присоединять к системе папки файловой системы сервера, общие корпоративные диски. Таким об-

разом, в NauDoc попадают файлы, которые должны быть включена в общую систему документооборота, но изначально хранятся на дру-

гих носителях.

Сценарий служит для написания скриптов на языке Python. Эти скрипты могут описывать последовательность действий, которая бу-

дет осуществляться системой при переходах документа от одного этапа жизненного цикла к другому.

DTML-документ является разновидностью обычного документа.

Его внутренняя структура позволяет пользователю, знакомому с языком программирования DTML (Document Template Markup Language), добавить в документ различные веб-формы - например,

для опроса или анкетирования посетителей страницы.

Сайт представляет собой разновидность папки. Каждый Cайт вы-

полняет функции хранения контента для отдельного веб-сайта ком-

пании. На Сайте можно публиковать документы в заранее заданном внешнем виде или, наоборот, менять его внешний вид без изменения содержания документов. Благодаря тому, что количество объектов типа «Сайт» в системе не ограничено, с помощью одной инсталля-

ции системы NauDoc можно одновременно поддерживать несколько веб-сайтов компании - например, сайты the-company.ru, thecompany.com и the-company.org.

5

Справочник позволяет создавать многоуровневые пользовательские справочники.

Все объекты NauDoc располагаются в едином корпоративном храни-

лище (рис.3), структура которого представляет дерево каталогов, состоя-

щее из отдельных папок («узлов» дерева) и содержащихся в них докумен-

тов («листьев» дерева).

Рис.3. Единое корпоративное хранилище.

Самый верхний уровень занимает папка «Хранилище документов»,

которая содержит в себе все остальные папки и является для них корневой.

В свою очередь папки, содержащиеся в папке «Хранилище документов»,

являются по отношению к ней вложенными. Каждая папка также может содержать вложенные папки, по отношению к которым она является кор-

невой.

Каждый пользователь NauDoc имеет свое персональное хранилище

документов, которое является частью общего корпоративного хранилища и носит название «Доступные документы». Персональное хранилище содер-

жит только папки и документы, доступные для конкретного пользователя,

6

эти папки пользователь может создать самостоятельно или получить к ним доступ от других пользователей.

На рис.4 цветом выделены те «ветви» в древовидной структуре кор-

поративного хранилища документов, которые доступны отдельно взятому пользователю, из этих «ветвей» формируется структура персонального хранилища документов данного пользователя.

Рис.4. Древовидная структура корпоративного хранилища документов

Интерфейс пользователя. При переходе на начальную страницу системы NauDoc отображается окно, изображенное на иллюстрации. В нем вводится имя пользователя и пароль, выданные вам администратором сис-

темы.

Рис.5. Вход в систему.

7

Чтобы пароль был запомнен браузером и автоматически указывался при последующих входах в систему, выберется опция «Сохранить пароль»

(имя и пароль чувствительны к регистру букв!).

Персональная страница. Сразу после введения необходимых рек-

визитов, пользователь попадает на свою персональную страницу (рис.6).

Рис.6. Персональная страница пользователя.

На персональной странице сосредоточены ссылки на все основные пользовательские разделы (для быстрой навигации):

«Мои задания» отображает количество входящих и исходящих за-

даний;

«Моя почта» содержит список новых входящих электронных сооб-

щений;

«Мои документы» содержит список всех последних созданных дан-

ным пользователем документов и объектов системы;

«Доступные документы» содержит список последних созданных в системе документов и объектов;

8

«Мое избранное» содержит список ярлыков для быстрого доступа в нужные разделы системы.

Главное окно. Графический интерфейс пользователя главного окна

(рис.7) NauDoc включает в себя следующие компоненты:

1.Панель управления

2.Навигационная панель

3.Панель инструментов

4.Блок основного содержания

Рис.7. Главное окно пользователя.

Панель управления (рис.8) состоит из пиктограмм и располагается в левом верхнем углу экрана. Все кнопки на этой панели имеют всплы-

вающую подсказку, которая появляется при наведении курсора на кнопку.

Рис.8. Панель управления.

9

Панель управления предназначена для перемещения между основ-

ными функциональными разделами NauDoc:

«Доступные документы», который представляет собой персональ-

ное хранилище документов пользователя;

«Контроль исполнения», в котором содержатся входящие и исхо-

дящие задания;

«Пользователь», который позволяет управлять персональными на-

стройками;

«Поиск», который предназначен для поиска документов;

«Архив», который предназначен для хранения архивных докумен-

тов;

«Справка», в котором содержится справочная информация о систе-

ме;

«Избранное», в котором располагаются ярлыки быстрого доступа на часто используемые документы.

Для входа в выбранный раздел нужно кликнуть «мышью» на его изображении.

Навигационная панель. В интерфейсе пользователя NauDoc нави-

гационная панель (рис.9) расположена под панелью управления.

Рис.9. Навигационная панель.

10