СОДЕРЖАНИЕ
1. Средства хранения, поиска и транспортировки документов 4
1.1. Средство обработки документов 4
1.2. Средства размещения, хранения и поиска документов 7
1.3. Средства транспортирования документов 18
2. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ 20
2.1. Тестирование веб-сайта «Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (РОССТАНДАРТ)» (https://www.gost.ru) 20
2.2. Характеристика информации по вкладкам сайта «Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (РОССТАНДАРТ)» 24
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 29
ВВЕДЕНИЕ
В настоящий период времени информационные технологии представляют наиважнейшую значимость в современном обществе. Таким образом, информационные технологические процессы оказывают колоссальное воз-действие на экономические, социальные институты общества. Проникая во все сферы деятельности человека как бытовые, так и производственные, тем самым увеличивая эффективность выполнения работ, увеличивая их объем, сокращая сроки проектирования, исполнения.
На данном этапе развития информационных технологий обществом востребовано применение систем распространения, хранение и обработки информации, которые используются во всех сферах деятельности человека, включая межрегиональные и международные связи, позволяющие обмениваться информацией на огромных расстояниях за короткий промежуток времени. С каждым днем количество людей, профессионально занимающиеся хранением и обработкой информации, растет.
На сегодняшний день хранение, поиск и транспортировка документов перешла на новый этап своего развития, из большого делопроизводства и в информационную среду. Устаревшие способы хранения, поиска и транспортировка документов постепенно уходит в прошлое. Этап сбора документов производится из сред хранения, где каждый документ имеет набор дополнительных характеристик, который может во многом облегчить способ создание, хранения, поиска и транспортировка документов. Уже сегодня одной операцией на компьютере возможно переслать, подтвердить тот или иной документ.
Средства хранения, поиска и транспортировки документов
Средство обработки документов
На сегодняшний день фальцевальное, сортировальное, листо-укладочное, листо-подборочное, брошюровальное, скрепляющие и склеивающее и другие виды обработки изживают свое время, заменой этим средствам обработки стал персональный компьютер.
Канцелярия с приходом информационных технологий тоже постепенно замещается сервисами и программами, таких сервисов и программ различное множество и может закрыть любую потребность любого пользователя. Пример тому такой пакет приложений как «Microsoft Office». Этот пакет включает в себя:
Текстовый редактор Word для создания текстовых документов(рисунок 1);
Табличный редактор Excel для создания таблиц(рисунок 2);
Графический редактор PowerPoint для создания презентаций(рисунок 3);
Потовой клиент Outlook для отправки и получение писем(рисунок 4).
Рисунок 1 – Среда приложения Word
Рисунок 2 – Среда приложения Excel
Рисунок 3 – Среда приложения PowerPoint
Рисунок 4 – Среда приложения Outlook
Превосходство электронных документов в том, что можно создать, отредактировать и перенаправить данное документ конечному получателю по сети Интернет, без трудоемкого процесса транспортировки. Например, отправить договор на проверку юристам из сторонней организации или своему коллеге в другой филиал. В последних версиях Microsoft Office появилась возможность совместного редактирования документа в реальном времени, что порядком увеличивает его скорость создания.
В текстовом редакторе Word пользователь может создать документ любой сложности и предоставления. И распечатать в любом количестве экземпляров.
В табличном редакторе Excel пользователь может создавать таблицы подсчеты с использованием функций. К примеру, повторное редактирование табеля упрощает задачу, так как раньше приходилось перечерчивать вручную таблицу и это являлось большими трудозатратами.
В графическом редакторе PowerPoint можно создать презентацию для дальнейшей ее распечатки или демонстрации на различных источниках вывода видеосигнала. Раньше приходилось держать в штате художника для создания брошюр. А сейчас любой справится с данной задачей даже без особых навыков представления использовав шаблоны, которые есть в программе.
В почтовом клиенте Outlook пользователь может получать и отправлять почту в электронном виде с приложенными файлами и проверкой о прочтении. Раньше приходилось трать много времени на подготовку к отправке и на саму её транспортировку.
На сегодняшний день это все является порядком вещей, и уже исчезли мысли у общества о дополнительных трудозатратах дома и на предприятии используя канцелярию, рабочий стол стал более минималистичен и не содержит множество канцелярских вещей из прошлого. Но темп развития и автоматизации не стоит на месте. И для предприятий требуется автоматизация ресурсов для возможности хранения и быстрого поиска.
Средства размещения, хранения и поиска документов
В течении несколько десятилетий «информационные технологии» изменили и представление о размещении, хранении и поиску документов.
Появились серверные решение хранения называемый NAS(Network Attached Storage). Его изображение предоставлено на рисунке 5. Таким образом хранение информации стало удобным, можно зайти на сетевое хранилище и получить доступ к тому или данному документу. Также имеется разграничение прав доступа.
Рисунок 5 – Сервер хранения данных
Главной проблемой NAS для документооборота является, что он требует четко спроектированного алгоритма, где может быть описан процесс размещение на сервере документов, то есть необходимо четкое следование пользователей инструкциям спроектированного алгоритма.
Поэтому многие предприятия задумывались об автоматизации процессов документооборота и каждый пробовал сделать свою систему документооборота.
Но деятельность и их доходы многих предприятий не позволяли держать в штате отдел разработки для проектирования, создания и поддержки своей автоматизации.
Со временем появлялись специализированные программы, которые удовлетворяют потребностям документооборота на предприятиях. Пример данного приложения «1С Документооборот».
«1С: Документооборот» – это современная система для управления документами и процессами. Такими как представленными на рисунке 6.
Рисунок 6 – Функционал приложения «1С: Документооборот»
Существуют следующие вариации продукта:
1С:Документооборот КОРП. Для средних, крупных организаций и холдингов.
1С:Документооборот государственного учреждения. Для государственных (муниципальных) учреждений.
1С:Документооборот ПРОФ. Для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений.
1C:Document Management. Для российских предприятий с филиалами за рубежом, со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также филиалов иностранных компаний в России.
Мобильный 1С:Документооборот. Для доступа к системе с телефонов и планшетов.
1С:Документооборот создан на технологической платформе 1С:Предприятие, оно обеспечивает:
эргономичность прикладных решений;
производительность;
масштабируемость;
гибкость.
Система 1С:Предприятие состоит из созданной ими технологической платформы и разработанных на ее основе своих конфигураций.
У платформы «1С:Предприятие» многочисленные механизмы интеграций «1С:Документооборота» с другими программами. Это проиллюстрировано на рисунке 7.
Рисунок 7 – Механизмы интеграции «1С: Документооборот»
Работа с документами и файлами отображена на рисунке 8 и рисунке 9.
«1С: Документооборот» нацелен на:
Шаблоны документов и файлов;
Хранение и сравнение версий файлов;
Учет поступающих документов организацией и обращений физических лиц;
организационно-распорядительных, информационно-справочных учет;
Учет исходящих документов;
Сканирование и штрихкодирование;
Работа с обычными файлами каждый день;
Объединение документов в комплекты;
Контроль исполнительской дисциплины;
Более 70 реквизитов в учетной карточке.
Рисунок 8 – окно входящие документы «1C: Документооборот»
Рисунок 9 – Окно внутреннего документа «1C: Документооборот»
Существующие процессы в 1С: Документообороте:
Утверждение;
Составной процесс;
Согласование;
Регистрация;
Рассмотрение;
Приглашение;
Ознакомление;
Комплексный процесс;
Исполнение.
Существуют настраиваемая под специфику предприятия схема работы для каждого процесса, процесс предоставлен на рисунке 10, такие как:
Электронная подпись для виз согласования, утверждения и резолюций руководителя;
Произвольный порядок выполнения этапов, использование условий;
Комплексный процесс обработки документов для задач управления.
Рисунок 10 –Схема работы для каждого процесса
Пример схема работы в 7 процессов продемонстрирован на рисунке 11.
Рисунок 11 – Поэтапная схема работы «1C: Документооборот»
«1С: Документооборот» умеет:
при необходимости продлевать договоры;
отслеживать передачу документа на подпись контрагентом;
контролировать сроки договоров и этапов.
Проектный учет содержит:
Проектное формирование отчетности;
Проектное формирование команды;
В разрезе проектов учет трудозатрат;
в разрезе проектов учет данных;
Контрольные точки управление проектом;
Соблюдение процедур управления проектам;
Планирование проектов;
Диаграмма Ганта и в виде списка задач план проекта;
Контролирование проектных задач исполнителей;
Общение в проекте участников.
Проектный учет позволяет быть всегда в курсе всех этапов проектов. Окно проект и план проекта продемонстрирован на рисунке 11 и рисунке 12.
Рисунок 11 – Окно проекта «1C: Документооборот»
Рисунок 12 – Окно плана проекта «1C: Документооборот»
Также есть управление проектом по контрольным точкам
Оценивается вероятность успешного прохождения контрольной точки (КТ). Например, выполнение задачи, подготовка документа, завершение:
В срок;
Есть несущественные риски;
Под угрозой;
Контрольные точки продемонстрированы на рисунке 13.
История оценок сохраняется в динамике по всем КТ проекта за последние три недели.
КТ можно отправлять по почте и заносить в календарь.
Рисунок 13 – окно контрольные точки «1C: Документооборот»
Исполнения принятых решений, содержит:
Создание программы и протокола;
мероприятия из протокола
Своевременное выполнение решений после принятия решений;
Подбор удобного для участников времени проведения мероприятия;
Внешние и внутренние мероприятия;
Бронирование помещений.
Окна мероприятия продемонстрированы на рисунке 14 и рисунке 15.
Рисунок 14 – Окно мероприятия «1C: Документооборот»
Рисунок 15 – Окно подбора времени мероприятия «1C: Документооборот»
Календарь – это персональный инструмент планирования времени, в него входит:
Ограниченный доступ к календарям других сотрудников для планирования совместных задач;
Учет затрат рабочего времени сотрудников;
Для руководителей - анализ трудозатрат сотрудников по видам работ, по проектам, по подразделениям;
Учет отсутствий сотрудников;
Ведение личных заметок по приоритетам и теме;
Напоминания и уведомлениях о событиях, задачах, отсутствиях сотрудников, мероприятиях и планах в календаре.
Окна мой календарь и ежедневный отчет продемонстрирован на рисунке 16 и рисунке 17.
Рисунок 16 – окно мой календарь «1C: Документооборот»
Рисунок 17 – окно ежедневный отчет «1C: Документооборот»
Встроенная полноценная корпоративная почтовая система:
Традиционный для серьезных почтовых систем функционал;
при необходимости возможно усилить контроль надлежащего исполнения писем, порученые руководством;
повышает конфиденциальность переписки;
папки, флажки, правила обработки, коллективный разбор, история переписки, ветки переписки, проверка орфографии и массу дополнительных возможностей;
улучшает эффективность переписки и сокращает время на создание писем.
Почта продемонстрирована на рисунке 18.
Рисунок 18 – окно почты «1C: Документооборот»