2к4с Управление данными / УД прак.раб 2_1

Балаковский инженерно-технологический институт – филиал федерального государственного автономного образовательного

учреждения высшего профессионального образования «Национальный исследовательский ядерный университет «МИФИ»

Кафедра «Информационные системы и технологии»

СОЗДАНИЕ ФОРМ

В MICROSOFT ACCESS

Методические указания к выполнению практической работы

по дисциплине «Управление данными»

для студентов направления подготовки 230400.62 «Информационные

системы и технологии»

Профиль «Информационные системы и технологии»

Балаково 2014

Цель работы: научиться создавать и использовать формы.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

В MS Access существует два формата отображения содержимого таблицы – в виде таблицы и в виде формы. Формы предназначены в первую очередь для «индивидуальной» работы только с одной записью.

Режим работы с данными в форме может быть разным: в одном слу-

чае это только просмотр записей таблицы, в другом – полноценный доступ ко всем полям, возможность ввода и редактирования данных. Формы не обязательно содержат все поля исходной таблицы.

Формы в Access создаются не только для одной таблицы, но и для нескольких, связанных между собой, таблиц. Тогда возможным становится с помощью формы вводить данные сразу в несколько таблиц, соблюдая условия целостности данных. Кроме того, в качестве источника данных для формы может использоваться как сама таблица, так и разработанный для нее запрос, что обеспечивает тем самым отображение на экране самой актуальной информации.

В Access можно создать формы самых разных типов.

«В столбик» (полноэкранная форма). В такой форме все поля вы-

водятся на экран как один столбец. Слева от каждого поля отображается значение, указанное в свойстве Подпись данного поля. Поля могут быть упорядочены в любом порядке.

Ленточная. Нечто среднее между формой «в столбик» и табличным представлением данных. Названия полей расположены сверху, как и в таб-

лице, но каждое значение имеет свое собственное поле для просмотра. На каждой странице вы можете разместить более одной записи, что позволит сравнивать данные двух записей.

Табличная. Данные в такой форме представлены в стиле электрон-

ных таблиц Microsoft Excel, когда каждой записи соответствует одна стро-

ка таблицы, а каждому полю – один столбец. Подписи полей выводятся в

2

качестве заголовков столбцов. Прямо в окне формы можно изменять ши-

рину столбцов и высоту строк, а также выполнять многие другие операции,

которые используются для настройки внешнего вида таблиц в режиме таб-

лицы.

Разделенная.Совмещает в себе два представления данных – в режи-

ме формы и режиме таблицы. Такая форма позволяет просматривать в нижней части экрана все записи источника данных в табличном виде, а в верхней части – редактировать данные выбранной текущей записи. Обе ча-

сти формы всегда синхронизированы друг с другом.

«Главная/подчиненная». Используется для отображения отноше-

ния «один ко многим». Одна область такой формы (главная форма) предо-

ставлена для данных из основной таблицы, а другая (подчиненная форма)

отображает записи из связанной таблицы, причем только те, которые непо-

средственно связаны с текущей записью в главной форме.

Сводная таблица. Такой формат позволяет обрабатывать данные и

анализировать их.

Сводная диаграмма. Позволяет эффективно выполнять графиче-

ский анализ данных.

Создать форму в программе Access можно следующими способами:

с помощью инструментов группы Форма;

посредством услуг мастера создания форм, который поможет выбрать требуемые поля и стиль оформления для формы;

выполнив весь процесс создания новой формы «с нуля» в ре-

жиме конструктора формы.

В Access 2007 появился новый режим работы с формой – режим ма-

кета. Данный режим представляет собой в некотором роде облегченным вариант режима конструктора. Основное преимущество нового режима – это возможность изменять структуру формы при одновременном отобра-

жении в ней фактических данных, что позволяет точнее задавать размеры

3

элементов управления, применять некоторые опции форматировании, до-

бавлять существующие поля и корректировать их свойства.

Инструменты группы Формы (вкладка Создание) – Форма, Разде-

ленная форма и Несколько элементов представлены на рис. 1. MS Access при вызове данных команд помещает в новую форму все без исключе-

ния поля исходной таблицы или запроса.

Рис. 1. Инструменты группы Формы

ТРЕБОВАНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ТРУДА

При выполнении лабораторной работы необходимо соблюдать об-

щие правила техники безопасности:

использовать ПК только в соответствии с их назначением;

не размещать на корпусе ПК посторонние предметы (тетради,

книги, карандаши и т.п.);

оберегать ПК от толчков, ударов, сотрясений;

немедленно поставить в известность оператора ИВЦ об обна-

ружении задымления, загорания, пожара;

немедленно сообщить оператору ИВЦ обо всех неисправно-

стях в работе ПК.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1.Откройте учебную базу данных состоящую из связанных таб-

лиц Группы, Личные данные, Предмет, Ведомость.

2.Создание формы к таблице Личные данные

Чтобы воспользоваться инструментом Форма, необходимо выпол-

нить следующее:

4

В области переходов щелкнуть на таблице Личные данные,

для которой будет создана форма.

На вкладке Создание щелкнуть на кнопке Форма группы

Формы. На экране появится созданная приложением Access форма «в

столбик», как показано на рис.2. Новая форма открыта в режиме макета.

Рис. 2. Форма для таблицы Личные данные

MS Access не сохраняет новые формы автоматически. Поэтому, что-

бы сохранить созданную форму, нужно щелкнуть на кнопке Сохранить

панели быстрого доступа, указать в появившемся диалоговом окне Сохра-

нение имя формы Личные данные и щелкнуть на кнопке ОК.

3.Аналогично создайте форму к таблице Предметы с помощью инструмента Разделенная форма.

4.Создание формы к таблице Группа с помощью мастера.

На вкладке Создание щелкнуть на кнопке Другие формы

(группа Формы), а затем в открывшемся списке выбрать пункт Мастер форм. На экране появится первое окно мастера создания форм (рис. 3).

 Из раскрывающегося списка Таблицы и запросы выбрать таблицу или запрос, которые содержат поля будущей формы. Таблицы в этом списке отображаются в алфавитном порядке. Список в области До-

ступные поля заполнится полями указанной таблицы или запроса.

5

своих дальнейших действиях. Согласитесь с предложенной по умолчанию опцией Открыть форму для просмотра и ввода данных и щелкните на кнопке Готово.

Рис. 6. Четвертое окно Мастера форм для указания заголовка новой формы

4. Создание формы к таблице ведомость с помощью конструктор

форм

На вкладке Создание щелкнуть на кнопке Конструктор форм

(группа Формы). На экране появится область конструктора формы (рис.

7), а на ленте (вкладка Конструктор) теперь присутствуют группы ин-

струментов для работы с формой, важнейшие из которых – Элементы управления и Сервис.

Рис. 7. Конструктор форм

8

Разделы формы:

Заголовок формы. Самый верхний раздел формы, который может включать информацию общего характера, например заголовок формы. При переходе между записями эта информация остается неизменной. Отобра-

жается в верхней части формы, открытой в режиме формы, и в начале формы при ее распечатывании.

Верхний колонтитул. Как правило, используется в том случае, ко-

гда форма занимает несколько печатных страниц. В разделе Верхний ко-

лонтитул можно разместить информацию, которая должна присутствовать на каждой странице формы (например, имя или сведения о компании).

Отображается только при печати формы, печатается после заголовка фор-

мы.

Примечание формы. Раздел, который располагается в самом низу формы и предназначен для размещения, например, поясняющей информа-

ции, касающейся формы или текущей даты. Отображается в нижней части формы, открытой в режиме формы, и в конце формы при печати.

Нижний колонтитул. При распечатывании многостраничных форм в этом разделе размещается такая, например, информация, как номера страниц. Появляется только при печати формы, печатается перед примеча-

нием формы.

По умолчанию при создании формы в режиме конструктора эти раз-

делы не отображаются. Вывести все их на экран можно с помощью команд группы Отображение (вкладка Упорядочить) (рисунок 8)

.

Рис. 8 Команды группы Отображение Размеры всех разделов можно изменять. Чтобы изменить высоту

раздела, необходимо поместить указатель мыши на нижнюю границу раз-

9

дела и перетащите ее вверх или вниз.

Чтобы изменить ширину раздела, необходимо поместить указатель мыши на правую границу раздела и перетащить ее вправо или влево.

Чтобы одновременно изменить и высоту, и ширину раздела, необхо-

димо поместить указатель мыши в правый нижний угол раздела (указатель принимает вид перекрестия) и перетащить его по диагонали в любом направлении.

На форме могут располагаться различные элементы управления.

Элементами управления в приложении MS Access называются от-

дельные конструктивные элементы, которые размещаются в окне формы.

Такие элементы могут быть разного типа и выполнять различные функции:

отображать данные из полей таблицы, хранить определенный текст

(например, заголовки и надписи) или использоваться для декоративного оформления.

Все элементы управления разделены на три основных типа: присо-

единенные, свободные и вычисляемые.

Присоединенные элементы управления связаны с полем исходной таблицы и используются для отображения данных, а также ввода и обнов-

ления записей в таблице. Чаще всего полям таблицы соответствуют присо-

единенные элементы управления типа Поле. Для полей логического типа применяются такие присоединенные элементы управления, как переклю-

чатели, флажки и выключатели. Все присоединенные элементы управле-

ния применяются, как правило, с соответствующей им надписью, которая отображает значение свойства Подпись этого элемента управления.

Свободные элементы управления, как следует из их названия, су-

ществуют независимо от источников данных – таблиц или запросов – и

позволяют выводить на экран текст, прямоугольники, линии, а также объ-

екты OLE, например рисунки, которые содержатся не в таблице, а в самой форме.

10