2к4с Управление данными / УД прак.раб 3_1

Рис. 8. Отчет в режиме предварительный просмотр

Усовершенствование отчета

Перейдя в режим макета, выделите поле Куратор, щелкнув на подписи

Куратор. Теперь в макете отчета поле вместе с его подписью выделено как единый столбец. Чтобы изменить ширину этого столбца, перетащите левую границу так, чтобы данное поле уменьшилось.

2.Аналогичным образом следует корректно настроить ширину столбцов с заголовками Фамилия, Имя, Отчество.

3.Щелкните на первой ячейке со значением поля Группа, чтобы вы-

делить этот столбец без заголовка. Далее на вкладке Конструктор вос-

пользуйтесь окном Шрифт, чтобы применить полужирное курсивное начертание для поля Группа. Сохранить отчет.

Настройка отчета в режиме конструктора

При работе в режиме конструктора отчетов (как и при создании форм) доступна группа Элементы управления и область Список полей.

При создании отчета «с нуля» в режиме конструктора последовательность действий в точности совпадает с этапами разработки в режиме конструк-

тора новой формы.

Разделители страниц

Когда в отчете необходимо «в принудительном порядке» напечатать

11

определенную информацию на отдельной странице, используется раздели-

тель страниц. Чтобы поместить его в макет отчета, достаточно всего лишь щелкнуть на кнопке Разрыв страницы группы Элементы управления.

Разместить разделитель можно в любом разделе отчета, за исключе-

нием колонтитулов. Для размещения разделителя, например в заголовке,

необходимо:

1. Щелкнуть на кнопке Разрыв страницы группы Элементы управления. Указатель мыши примет вид пиктограммы страницы со зна-

ком "плюс" (+) слева вверху.

2. Поместить указатель в том месте отчета, где должен располагаться разделитель страниц, и щелкнуть левой кнопкой мыши. У левого края от-

чета появится ряд крупных черных точек — маркеры разделителя страниц.

Заголовок отчета теперь печатается не сплошным текстом, а разбит на два подраздела, каждый из которых начинается с новой страницы.

3. Чтобы сохранить внесенные изменения, щелкните на кнопке Со-

хранить панели быстрого доступа.

Добавление рисунков в отчеты

В будущий отчет можно включить любое графическое изображение,

например логотип компании, рисунок или отсканированную фотографию.

Чаще всего рисунки размещаются в заголовке или примечании отчета, за-

метно преображая его.

Рассмотрим, как добавить в заголовок отчета в режиме конструктора готовое изображение (в режиме макета последовательность действий бу-

дет практически аналогичной). Следуйте таким инструкциям.

1.Чтобы разместить рисунок в разделе Заголовок отчета, увеличьте этот раздел, перетащив с помощью мыши вниз заголовок раздела Верхний колонтитул.

2.Щелкните на кнопке Эмблема в группе Элементы управления.

На экране появится диалоговое окно Выбор рисунка.

12

3.С помощью раскрывающегося списка Папка найдите диск и папку,

вкоторой хранится нужное изображение, затем откройте ее и щелкните на имени нужного файла. Выделив требуемый элемент, щелкните на кнопке ОК.

Изображение теперь вставлено в отчет. Увеличьте его до нужных размеров и переместите в необходимое место (рис.6).

4.Сохраните изменения, щелкнув на кнопке Сохранить панели быстрого доступа.

Рис. 8.

Группирование и сортировка записей в отчетах

Мастер создания отчетов вполне достойно справляется с группиро-

ванием записей по определенному полю (или полям), но эту операцию при желании можно выполнить и самостоятельно, в режиме конструктора или макета. Основным инструментом для воплощения в жизнь таких структур-

ных преобразований в версии Access является группа Группировка и ито-

ги, которая доступна на вкладке Формат в режиме макета или на вкладке

Конструктор режима конструктора отчетов.

Чтобы проиллюстрировать возможности инструментов этой группы,

создадим простой отчет, содержащий ФИО студента и оценку на основе таблиц Личные данные и Ведомость. Открыть созданный отчет в режиме Конструктор.

13

Рис. 9.

Сгруппируем по оценке. Чтобы создать новую группу в отчете, вы-

полните следующее:

1. Щелкните на кнопке Группировка и сортировка группы

Группировка и итоги. В окне конструктора появится область Группиров-

ка, сортировка и итоги (рис. 8). В нашем примере ее строки еще не запол-

нены; в области присутствуют только два пункта: Добавить группировку

и Добавить сортировку.

Рис. 10.

2. Щелкните на кнопке Добавить группировку. В области Группи-

ровка, сортировка и итоги появится новая строка с открытым списком всех доступных полей.

3. Выберите из списка выбрать поле нужное поле для группировки.

14

Для рассматриваемого примера это поле Оценка. Результатом такой опе-

рации станет появление в отчете нового раздела (Заголовок группы

«Оценка»).

4. Примите предложенный по умолчанию порядок сортировки (от

минимально к максимальному).

5.Просмотрите все параметры для уровня группировки, щелкнув на пункте Больше требуемого уровня.

6.Чтобы указать поле (поля) сортировки записей в группе, включите нужное поле и порядок сортировки в новую строку области Группировка,

сортировка и итоги. (В нашем примере записи группы должны быть от-

сортированы по значениям поля Фамилия, как показано на рис. 11).

Рис. 11.

Теперь, если щелкнуть на кнопке Вид и перейти в режим предвари-

тельного просмотра (рис. 10), можно отметить, что записи отчета органи-

зованы иначе, а именно сгруппированы по значениям поля Оценка. Запи-

си каждой группы, кроме того, отсортированы по полю Фамилия.

Рис. 12.

СОДЕРЖАНИЕ ОТЧЕТА

15

Отчет оформляется в текстовом редакторе MS Word в формате А4 и должен содержать:

1.Титульный лист.

2.Цель работы.

3.Таблицы БД с указанием имен полей, типа данных и всех свойств, накладываемые на каждое поле.

4.Схема данных.

5.Таблицы с заполненными данными

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1.В каких режимах можно создать таблицы в Access?

2.Какие типы данных используются в Access?

3.Какие свойства имеют поля?

4.Какие типы связей в Access.

5.Что означает каскадное обновление

6.Что означает каскадное удаление записей

7.Что означает целосность базы данных

ВРЕМЯ, ОТВЕДЕННОЕ НА ВЫПОЛНЕНИЕ ЛАБОРАТОРНОЙ РАБОТЫ

Подготовка к работе – 0,5 акад. часа Выполнение работы – 3 акад. часа Оформление работы – 0,5 акад. часа ЛИТЕРАТУРА

1.Сергеев А. Access 2007. Новые возможности. – СПб.: Питер,

2008. - 304 с.

2.Золотова С.И. Практикум по Access. – М.: Финансы и стати-

стика, 2003. – 420 с.

3.Тимошок Т.В. Microsoft Office Access 2007: самоучитель. – М.:

ООО«И.Д. Вильямс», 2008. – 486 с.

16

4.Малыхина М.П. Базы данных: основы, проектирование, ис-

пользование. СПб.: БХВ – Петербург, 2004. – 512 с.

СОДЕРЖАНИЕ

Основные понятия……………………………………………………………...2

Требования безопасности труда……………………………………………….2

Технология работы………………………………………………………….….3

Содержание отчета……………………………………………………………21

Вопросы для самоконтроля…………………………………………………..21

Литература…………………………………………………………………….21

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ

В MICROSOFT ACCESS

Методические указания к выполнению практической работы

по дисциплине «Управление данными»

для студентов направления подготовки 230400.62 «Информационные

системы и технологии»

Профиль «Информационные системы и технологии»

СОСТАВИЛИ: ВИШТАК Наталья Михайловна ШТЫРОВА Ирина Анатольевна

Рецензент С.Н. Грицюк Редактор Л.В. Максимова