План управления коммуникациями

ПЛАН УПРАВЛЕНИЯ КОММУНИКАЦИЯМИ

Название проекта

Разработка приложения «Рецептарий»

Дата представления

06.04.2024

Подготовил

Менеджер проекта

Согласовано

Администратор

Утвердил

Руководитель проекта

1. Технологии коммуникаций и правила их применения

Технология

Назначение, условия применения, формат

Современные методы коммуникации (мессенджеры социальные сети)

1. Общение членов команды.

2. Распространение оперативной информации: объявлений, принятых решений, принятых изменений и др.

3. Проведение виртуальных обсуждений в случае невозможности встречи всех участников.

Презентация

1. Рекомендуемый формат представления информации о ходе проекта для членов Проектного комитета и высшего руководства.

2. Обязательный формат предоставления информации на совещании по запуску проекта и на итоговом совещании по проекту.

Электронная почта

Переписка, распространение документов, имеющих электронный формат

Совещание о ходе проекта

1. Представление информации о ходе проекта.

2. Информирование команды о статусе проекта, о прогрессе выполненных работ.

3. Анализ отчетов о ходе проекта и принятие решений о корректирующих воздействиях.

4. Рассмотрение запросов на изменения.

Рабочая встреча

1. Решение проблем, обсуждение.

2.Коллегиальное принятие решений по содержательным, техническим вопросам.

Сводка по проекту

1. Рассылается всем участникам и заинтересованным сторонам проекта.

2. Содержит общую информацию по проекту, не содержит технических потребностей, конфиденциальной информации.

3. Рассылается ежемесячно по электронной почте.

Бумажный документооборот

1. Для итоговых версий документов имеющих юридическую силу.

Отчет о ходе проекта

1. Готовится согласно требованиям матрицы отчетности (см. раздел 5)

2. Шаблон отчета

Личные встречи и переговоры участников проекта

1. Не регламентируются.

2. В случае отсутствия протокола встречи, юридической силы не имеют.

3. Устные договоренности имеют силу предварительных.

Телефонные переговоры или переговоры онлайн (зум, яндекс телемост, сбер джаз)

1. Удаленные переговоры имеют силу личной встречи.

3. План коммуникаций по событиям

Событие

Средство коммуникации

Отправитель информации

Получатель информации

Технология коммуникации

Запуск проекта

Приказ о запуске

Менеджер проекта

Члены проектной команды

Видео-конференция

Завершение этапа проекта

Устное сообщение

Главный инженер Телеком-АВ

Менеджер проекта

Видео-конференция

Наступление плановой вехи

Подтверждающий документ (акты, договор, решение Проектного комитета)

Согласно матрице согласования документации

Согласно матрице согласования документации

Видео-конференция

Утверждение ключевого проектного документа (Устав, План проекта, иное)

Соответствующий документ

Согласно матрице согласования документации

Согласно матрице согласования документации

В зависимости от типа документа

Возникновение проблемы

Журнал проблем

Ответственный за задачу

Менеджер проекта

Рабочая встреча

Е-mail

Портал

Необходимость внесения изменения в проекте

Запрос на изменение

Инициатор изменений

Куратор

Менеджер проекта

Портал

Бумажный документ

Завершение проекта

Итоговый отчет по проекту

Менеджер проекта

Заказчик, Команда проекта

Презентация

Бумажный документ

Портал

Внедрение новой технологии

Презентация

Менеджер проекта

Сотрудники команды

Видеоконференция

Обновление политики безопасности

Электронное письмо

Менеджер проекта

Все сотрудники

Внутренний портал

Проведение корпоративного мероприятия

Информационное объявление

Менеджер проекта

Сотрудники компании

Внутренний чат

Обучающий семинар

Рассылка SMS

Менеджер проекта

Сотрудники

Мобильное приложение

Закрытие финансового года

Презентация

Менеджер проекта

Департамент финансов

Видеоконференция

Обновление корпоративного стиля

Вебинар

Менеджер проекта

Маркетинговый отдел

Веб-платформа

Открытие нового офиса коворкинга

Пресс-конференция

Менеджер проекта

Партнеры

Телеконференция

Проведение внутреннего опроса

Опросный лист

Менеджер проекта

Команда разработки

Веб-платформа

Запуск нового веб-сайта для кома для команды

Социальные сети

Менеджер проекта

Команда разработки

Интернет

Изменение рабочих процессов

Веб-конференция

Менеджер проекта

Команда разработки

Видеоконференция

Объявление о приеме новых сотрудников

Внутренний мессенджер

Менеджер проекта

Команда разработки

Внутренний чат

Изменение графика работы

Листовка

Менеджер проекта

Команда разработки

Бумажная рассылка

Обучающий курс для новых сотрудников

Вебинар

Менеджер проекта

Команда разработки

Веб-платформа

Обновление инструкций по безопасности

Внутренний веб-сайт

Менеджер проекта

Команда разработки

Веб-платформа

Проведение внутреннего конкурса

Видеоролик

Менеджер проекта

Команда разработки

Внутренний портал

Организация корпоративной благотворительной акции

Социальные сети

Менеджер проекта

Команда разработки

Интернет.

Проведение корпоративного тренинга по лидерству

Электронное приглашение

Менеджер проекта

Команда разработки

Электронная почта

Проведение ежеквартального отчета о финансовых результатах

Презентация

Менеджер проекта

Инвесторы Команда разработки

Видеоконференция

Внедрение программы поощрения сотрудников

Внутренний меморандум

Менеджер проекта

Команда разработки

Внутренний портал

Проведение семинара о здоровом образе жизни

Рассылка SMS

Менеджер проекта

Команда разработки

Мобильное приложение

Запуск нового образовательного онлайн-курса

Информационный пост в социальных сетях

Менеджер проекта

Команда разработки

Интернет

Организация корпоративного тимбилдинга

Внутренний мессенджер

Менеджер проекта

Команда разработки

Внутренний чат

Внедрение новой системы управления проектами

Веб-конференция

Менеджер проекта

Команда разработки

Видеоконференция

Проведение аудита качества продукции

Электронное сообщение

Менеджер проекта

Команда разработки

Электронная почта

Обновление правил охраны труда

Внутренний веб-ресурс

Менеджер проекта

Команда разработки

Веб-платформа

Проведение внутреннего мероприятия по повышению мотивации

Электронное приглашение

Менеджер проекта

Команда разработки

Электронная почта

Организация выездной конференции для партнеров

Электронная приглашение

Менеджер проекта

Команда разработки

Партнеры

Электронная почта

Проведение внутреннего аудита

Внутреннее объявление

Менеджер проекта

Команда разработки

Внутренний портал

Проведение вебинара о новых тенденциях в отрасли

Вебинар

Менеджер проекта

Команда разработки

Веб-платформа

Обновление внутренней политики по взаимодействию с заказчиками

Внутренний сервис

Менеджер проекта

Команда разработки

Внутренний портал

Организация вебинара по анализу эффективности команды

Вебинар

Менеджер проекта

Команда разработки

Веб-платформа

Передача базы знаний проекта заказчику

Презентация

Менеджер проекта

Заказчик

Видео-конференция

Созвон команды разработки о передачи опыта о процессе работы над проектом

Электронное приглашение

Менеджер проекта

Команда разработки

Видео-конференция

4. План регулярных коммуникаций

Название

Периодичность

Ответственный

Участники

Подтверждающий документ

Совещание о ходе проекта

Еженедельно

Администратор проекта

Члены команды УП

Протокол совещания

Рабочая встреча

При необходимости

Администратор проекта

Менеджер проекта, эксперты по вопросу

Протокол рабочей встречи

Презентация проекта куратору

Ежемесячно

Менеджер проекта

Куратор, менеджер проекта

Презентация

Ежедневное собрание команды

Ежедневно

Руководитель отдела

Сотрудники отдела

Ежедневный отчет;

Ежедневное собрание команды

Ежедневно

Руководитель отдела

Сотрудники отдела

Ежедневный отчет;

Ежедневное собрание команды

Ежедневно

Руководитель отдела

Еженедельный отчет о выполнении задач

Еженедельно

Руководитель проекта

Члены проектной команды

Еженедельный отчет;

Еженедельный отчет о выполнении задач

Еженедельно

Руководитель проекта

Члены проектной команды

Еженедельный отчет;

Еженедельный отчет о выполнении задач

Еженедельно

Руководитель проекта

Ежемесячная встреча сотрудников с руководством

Ежемесячно

Генеральный директор

Все сотрудники

Протокол встречи;

Ежемесячная встреча сотрудников с руководством

Ежемесячно

Генеральный директор

Все сотрудники

Протокол встречи;

Ежемесячная встреча сотрудников с руководством

Ежемесячно

Генеральный директор

Квартальный обзор продаж

Каждый квартал

Менеджер по продажам

Отдел продаж

Квартальный отчет о продажах;

Квартальный обзор продаж

Каждый квартал

Менеджер по продажам

Отдел продаж

Квартальный отчет о продажах;

Квартальный обзор продаж

Каждый квартал

Менеджер по продажам

Полугодовой обзор финансового состояния компании

Каждые полгода

Финансовый директор

Топ-менеджмент

Полугодовой финансовый отчет;

Полугодовой обзор финансового состояния компании

Каждые полгода

Финансовый директор

Топ-менеджмент

Полугодовой финансовый отчет;

Полугодовой обзор финансового состояния компании

Каждые полгода

Финансовый директор

Ежегодная стратегическая конференция

Раз в год

Исполнительный директор

Все руководители

Протокол конференции;

Ежегодная стратегическая конференция

Раз в год

Исполнительный директор

Все руководители

Протокол конференции;

Ежегодная стратегическая конференция

Раз в год

Исполнительный директор

Ежеквартальное обсуждение бизнес-плана

Каждый квартал

Бизнес-аналитик

Руководители отделов

Записи совещания;

Ежеквартальное обсуждение бизнес-плана

Каждый квартал

Бизнес-аналитик

Руководители отделов

Записи совещания;

Ежеквартальное обсуждение бизнес-плана

Каждый квартал

Бизнес-аналитик

Ежемесячная встреча с ключевыми клиентами

Ежемесячно

Менеджер по обслуживанию клиентов

Ключевые клиенты

Записи встречи;

Ежемесячная встреча с ключевыми клиентами

Ежемесячно

Менеджер по обслуживанию клиентов

Ключевые клиенты

Записи встречи;

Ежемесячная встреча с ключевыми клиентами

Ежемесячно

Менеджер по обслуживанию клиентов

Еженедельная брифинг-сессия для маркетинговой команды

Еженедельно

Маркетолог

Члены маркетинговой команды

Записи сессии;

Еженедельная брифинг-сессия для маркетинговой команды

Еженедельно

Маркетолог

Члены маркетинговой команды

Записи сессии;

Еженедельная брифинг-сессия для маркетинговой команды

Еженедельно

Маркетолог

Квартальное совещание с партнерами

Каждый квартал

Бизнес-партнер

Представители компании и партнеров

Протокол совещания;

Квартальное совещание с партнерами

Каждый квартал

Бизнес-партнер

Представители компании и партнеров

Протокол совещания;

Квартальное совещание с партнерами

Каждый квартал

Бизнес-партнер

Еженедельное обновление проектного плана

Еженедельно

Управляющий проектом

Члены проектной группы

Обновленный проектный план;

Еженедельное обновление проектного плана

Еженедельно

Управляющий проектом

Члены проектной группы

Обновленный проектный план;

Еженедельное обновление проектного плана

Еженедельно

Управляющий проектом

Квартальное обсуждение бюджетных показателей

Каждый квартал

Финансовый директор

Руководители отделов

Записи совещания;

Квартальное обсуждение бюджетных показателей

Каждый квартал

Финансовый директор

Руководители отделов

Записи совещания;

Квартальное обсуждение бюджетных показателей

Каждый квартал

Финансовый директор

Ежедневный обзор текущих задач

Ежедневно

Руководитель отдела

Сотрудники отдела

Ежедневный отчет о задачах;

Ежедневный обзор текущих задач

Ежедневно

Руководитель отдела

Сотрудники отдела

Ежедневный отчет о задачах;

Ежедневный обзор текущих задач

Ежедневно

Руководитель отдела

Ежемесячный анализ клиентского обратной связи

Ежемесячно

Менеджер по обслуживанию клиентов

Сотрудники отдела обслуживания клиентов

Анализ клиентского обратной связи;

Ежемесячный анализ клиентского обратной связи

Ежемесячно

Менеджер по обслуживанию клиентов

Сотрудники отдела обслуживания клиентов

Анализ клиентского обратной связи;

Ежемесячный анализ клиентского обратной связи

Ежемесячно

Менеджер по обслуживанию клиентов

Квартальное совещание с поставщиками

Каждый квартал

Директор по закупкам

Поставщики

Протокол совещания;

Квартальное совещание с поставщиками

Каждый квартал

Директор по закупкам

Поставщики

Протокол совещания;

Квартальное совещание с поставщиками

Каждый квартал

Директор по закупкам

Ежегодная оценка производственной эффективности

Раз в год

Директор по производству

Руководители производственных отделов

Годовой отчет о производственной эффективности;

Ежегодная оценка производственной эффективности

Раз в год

Директор по производству

Руководители производственных отделов

Годовой отчет о производственной эффективности;

Ежегодная оценка производственной эффективности

Раз в год

Директор по производству

Еженедельная встреча с технической поддержкой

Еженедельно

Менеджер технической поддержки

Специалисты по поддержке

Протокол встречи;

Еженедельная встреча с технической поддержкой

Еженедельно

Менеджер технической поддержки

Специалисты по поддержке

Протокол встречи;

Еженедельная встреча с технической поддержкой

Еженедельно

Менеджер технической поддержки

Квартальная оценка эффективности маркетинговых кампаний

Каждый квартал

Менеджер по маркетингу

Маркетинговая команда

Отчет об оценке кампаний;

Квартальная оценка эффективности маркетинговых кампаний

Каждый квартал

Менеджер по маркетингу

Маркетинговая команда

Отчет об оценке кампаний;

Квартальная оценка эффективности маркетинговых кампаний

Каждый квартал

Менеджер по маркетингу

Ежедневное собрание команды

Ежедневно

Руководитель отдела

Сотрудники отдела

Ежедневный отчет;

Ежедневное собрание команды

Ежедневно

Руководитель отдела

Сотрудники отдела

Ежедневный отчет;

Ежедневное собрание команды

Ежедневно

Руководитель отдела

Еженедельный отчет о выполнении задач

Еженедельно

Руководитель проекта

Члены проектной команды

Еженедельный отчет;

Еженедельный отчет о выполнении задач

Еженедельно

Руководитель проекта

Члены проектной команды

Еженедельный отчет;

Еженедельный отчет о выполнении задач

Еженедельно

Руководитель проекта

Ежемесячная встреча сотрудников с руководством

Ежемесячно

Генеральный директор

Все сотрудники

Протокол встречи;

Ежемесячная встреча сотрудников с руководством

Ежемесячно

Генеральный директор

Все сотрудники

Протокол встречи;

Ежемесячная встреча сотрудников с руководством

Ежемесячно

Генеральный директор

Квартальный обзор продаж

Каждый квартал

Менеджер по продажам

Отдел продаж

Квартальный отчет о продажах;

Квартальный обзор продаж

Каждый квартал

Менеджер по продажам

Отдел продаж

Квартальный отчет о продажах;

Квартальный обзор продаж

Каждый квартал

Менеджер по продажам

Полугодовой обзор финансового состояния компании

Каждые полгода

Финансовый директор

Топ-менеджмент

Полугодовой финансовый отчет;

Полугодовой обзор финансового состояния компании

Каждые полгода

Финансовый директор

Топ-менеджмент

Полугодовой финансовый отчет;

Полугодовой обзор финансового состояния компании

Каждые полгода

Финансовый директор

Ежегодная стратегическая конференция

Раз в год

Исполнительный директор

Все руководители

Протокол конференции;

Ежегодная стратегическая конференция

Раз в год

Исполнительный директор

Все руководители

Протокол конференции;

Ежегодная стратегическая конференция

Раз в год

Исполнительный директор

Ежеквартальное обсуждение бизнес-плана

Каждый квартал

Бизнес-аналитик

Руководители отделов

Записи совещания;

Ежеквартальное обсуждение бизнес-плана

Каждый квартал

Бизнес-аналитик

Руководители отделов

Записи совещания;

Ежеквартальное обсуждение бизнес-плана

Каждый квартал

Бизнес-аналитик

Ежемесячная встреча с ключевыми клиентами

Ежемесячно

Менеджер по обслуживанию клиентов

Ключевые клиенты

Записи встречи;

Ежемесячная встреча с ключевыми клиентами

Ежемесячно

Менеджер по обслуживанию клиентов

Ключевые клиенты

Записи встречи;

Ежемесячная встреча с ключевыми клиентами

Ежемесячно

Менеджер по обслуживанию клиентов

Еженедельная брифинг-сессия для маркетинговой команды

Еженедельно

Маркетолог

Члены маркетинговой команды

Записи сессии;

Еженедельная брифинг-сессия для маркетинговой команды

Еженедельно

Маркетолог

Члены маркетинговой команды

Записи сессии;

Еженедельная брифинг-сессия для маркетинговой команды

Еженедельно

Маркетолог

5. Матрица отчетности

Отчет

Периодичность

Готовит

Согласует

Утверждает

Отчет о ходе проекта

Еженедельно

Ответственный исполнитель

Менеджеры подпроектов

Менеджер проекта

Финансовый отчет

Ежемесячно

Администратор проекта

Все участники и заинтересованные стороны проекта

Куратор

Сводка по проекту

Ежемесячно

Администратор проекта

Все участники и заинтересованные стороны проекта

Не утверждается

Сводный отчет

Ежеквартально

Менеджер проекта

Куратор

Председатель проектного комитета

6. Матрица согласования проектной документации

Название документа

Разрабатывает

Согласует

Утверждает

Кто имеет

доступ к документу

Бизнес-план

Инициатор

проекта

Генеральный директор

Председатель проектного комитета

Команда управления проектом

Устав проекта

Менеджер проекта

Куратор

Председатель проектного комитета

Члены проектной команды

Приказ о запуске проекта

Менеджер проекта

Куратор

Генеральный директор

Члены проектной команды

Сводный план проекта

Менеджер проекта

Куратор

Председатель проектного комитета

Команда управления проектом

Акты приема-сдачи в промышленную эксплуатацию

Менеджер проекта

Главный инженер проекта

Куратор

Команда управления проектом

План обучения персонала

Менеджер по подбору и обучению персонала

Функциональный руководитель

Менеджер проекта

Команда управления проектом

Итоговый отчет по проекту

Менеджер проекта

Куратор

Проектный комитет

Члены проектной команды

7. Архив проекта

Структура архива

Содержание

Управление проектом

Устав проекта, cводный план управления проектом, техническое задание, итоговый отчет по проекту, презентация.

Договорные материалы

Договор с «Телеком-АВ», кредитный договор со Сбербанком, счета-фактуры и т.п.

Рабочие материалы

Проектная документация системы, проектно-сметная документация, тех. Задание.

Маркетинговые материалы

Анализ клиентской службы, анализ Группы стратегического планирования, план маркетинга коммерческого отделения ЦОА.

Отчетные материалы по проекту

Отчеты членов проектной команды.