Лаб.9

Лабораторная работа №9

Системы управления базами данных (СУБД). Таблицы: создание, наполнение, редактирование и связывание. Фильтрация данных в таблицах

Выполнила: Ничипорук Анна, 23БХ-1

1. Система баз данных – это компьютеризованная система хранения записей. Система баз данных включает в себя данные, непосредственно сохраняемые в базе данных (БД), аппаратное обеспечение, программное обеспечение (ПО) и пользователей.

Базы данных используются в широком спектре приложений, включая:

• Обработка транзакций:Банковские системы, системы бронирования авиабилетов и системы онлайн-торговли используют базы данных для обработки большого количества транзакций в режиме реального времени.

• Управление предприятием:Базы данных используются в системах ERP (планирование ресурсов предприятия) для управления различными аспектами бизнеса, такими как финансы, цепочки поставок и управление персоналом.

• Анализ данных:Базы данных используются в инструментах бизнес-аналитики и отчетности для анализа больших объемов данных и выявления тенденций и закономерностей.

• Интернет и электронная почта:Большинство веб-сайтов используют базы данных для хранения контента, такого как статьи, продукты и имена пользователей. Системы электронной почты также используют базы данных для хранения сообщений и контактов.

• Управление медицинскими записями:Базы данных используются в электронных медицинских картах для хранения медицинских записей пациентов, таких как история болезни, назначения и результаты анализов.

• Научные исследования:Базы данных используются для хранения и управления большими объемами данных, собранных в ходе научных экспериментов и исследований.

2. СУБД (система управления базами данных) – это программная система, предназначенная для создания на компьютере базы данных для многих приложений, поддержания еѐ в актуальном состоянии и обеспечения эффективного доступа пользователей к содержащимся в ней данным в рамках предоставленных им полномочий. Системы баз данных могут реализовываться как на малых персональных компьютерах (ПК), так и на больших машинах или системах машин, объединенных в сеть. В зависимости от мощности используемых машин и своего назначения, системы баз данных могут быть однопользовательскими и многопользовательскими. MS Access - это настольная реляционная СУБД, разработанная Microsoft.

3. В MS Access выделяют следующие объекты СУБД: • Таблицы:Хранят данные в строках и столбцах. Типы данных могут быть текстовыми, числовыми, логическими, датами и др.

• Запросы:Позволяют извлекать и фильтровать данные из таблиц.

• Формы:Обеспечивают удобный пользовательский интерфейс для ввода и просмотра данных.

• Отчеты:Форматируют и представляют данные в виде печатных документов.

• Макросы и модули:Автоматизируют задачи и расширяют функциональность СУБД.

4. Проектирование баз данных включает следующие шаги: • Определение потребностей и целей базы данных. • Определение сущностей и их атрибутов. • Нормализация данных для устранения избыточности. • Создание таблиц и установление связей между ними.

5. Реляционные базы данных основаны на модели данных "отношение", где данные хранятся в таблицах, состоящих из строк и столбцов. Таблицы связаны между собой ключами, что позволяет извлекать и комбинировать данные из разных таблиц.

6. Элементы таблиц MS Access:

• Поле:Единица хранения данных, имеющая определенный тип данных.

• Запись:Строка таблицы, содержащая данные по одному экземпляру сущности.

• Ключ:Столбец или набор столбцов, которые однозначно идентифицируют каждую запись.

Для создания таблицы в MS Access:

• Выберите вкладку "Создать".

• Нажмите на "Таблица" и введите имя таблицы.

• Настройте поля таблицы, выбрав тип данных и установив ключи.

7. Для фильтрации данных в таблицах MS Access можно использовать следующие способы:

• Автофильтр:Применяется к одному столбцу, позволяя выбрать значения для фильтрации.

• Расширенный фильтр:Позволяет создавать более сложные критерии фильтрации с использованием логических операторов.

• Запрос на выборку:Создает новый набор данных, включающий только отфильтрованные записи.

8. Для образования связей между таблицами в MS Access используются ключевые поля. Связи позволяют объединить данные из разных таблиц, обеспечивая целостность данных и эффективное извлечение данных.

9. Да, в MS Access можно встраивать графическую информацию в таблицы, используя поле типа "Вложение". Это позволяет хранить изображения, документы или другие файлы вместе с данными таблицы.

(СУБД) Построение запросов и форм

1. Для изменения уже существующих запросов и для создания новых запросов используется Конструктор запросов. Для того чтобы открыть запрос в режиме Конструктора, выделите в списке один из существующих запросов, и нажмите кнопку Конструктор на панели инструментов окна База данных. Появляется окно Конструктора запросов. В верхней части окна отображается таблица (или несколько таблиц, если запрос многотабличный) в том виде, в каком таблицы отображаются в окне Схема данных.

2. Виды запросов

Простой запрос. Запускается мастер, помогающий создать запрос. Перекрѐстный запрос. Специальный запрос для анализа данных по двум или более признакам. Например, может представлять интерес запрос в виде таблицы, где заголовками строк являются поставщики, заголовками столбцов – детали, а на пересечении строк и столбцов стоит суммарное количество деталей, поставленных определенным поставщиком.

Повторяющиеся записи. В этом режиме запускается мастер, который просматривает выделенную таблицу или запрос и отбирает все записи, содержащие повторяющиеся значения в заданном поле. Его можно использовать для проверки возможности установления связей между таблицами.

Записи без подчинения. Данный запрос используется для сравнения двух таблиц и поиска всех записей в первой таблице, для которых не имеется подчинѐнных записей во второй таблице.

3. Подсчет данных с помощью строки итогов

Чтобы добавить в запрос строку итогов, откройте его в режиме таблицы, добавьте строку, а затем выберите функцию Число или другую агрегатную функцию, например Сумма, Минимум, Максимум или Среднее. В этом разделе объясняется, как создать простой запрос на выборку и добавить строку итогов.

4. Вычисляемые поля. Вычисляемое поле может быть создано в запросе, форме или отчете. Вычисляемое поле используется лишь для проведения подсчетов и не является обычным полем таблицы.

5. Для создания параметрического запроса нажмите кнопку «Создать» и выберите пункт «В режиме конструктора». На экране появится бланк запроса и окно выбора таблиц и полей. Выберите поля из таблиц, которые вы хотите добавить в запрос

6. Перекрестный запрос — это разновидность запроса на выборку. При выполнении перекрестного запроса результаты отображаются в таблице, структура которой отличается от других типов таблиц.

Результаты перекрестных запросов нагляднее, чем у обычных запросов на выборку с теми же данными

7. Для извлечения данных из одной или нескольких таблиц и добавления их в другую таблицу можно использовать запрос на добавление.

1. Откройте запрос "Запрос по заказам в Чикаго", созданный ранее в конструкторе.

2. На вкладке Конструктор в группе Тип запроса выберите команду Добавить. Откроется диалоговое окно Добавление.

3. В диалоговом окне Добавление щелкните стрелку в поле Имя таблицы и выберите Заказы в Ростове в раскрывающемся списке, а затем нажмите кнопку ОК.

4. В бланке в строке Условие отбора столбца "Город получателя" удалите значение 'Ростов' и введите 'Казань'.

5. В строке Добавление записей в таблицу выберите соответствующее поле для каждого столбца.

В этом примере значения в строке Добавление записей в таблицу должны соответствовать значениям в строке Поле, но это не требуется для нормальной работы запросов на добавление.

6. На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.

Для удаления данных из таблиц, а также для ввода условий, указывающих, какие строки следует удалить, можно использовать запрос на удаление. Запрос на удаление позволяет просмотреть удаляемые строки перед выполнением удаления.

1. На вкладке Создание нажмите кнопку Конструктор запросов.

2. Дважды щелкните "Заказы в Чикаго".

3. На вкладке Конструктор в группе Тип запроса нажмите кнопку Удаление. В бланке больше не будут отображаться строки Сортировка и Показать и появится строка Удалить.

4. В таблице Заказы в Ростове дважды щелкните поле Код заказа , чтобы добавить его в бланк.

5. В бланке в строке Условие отбора в столбце "Код заказа" введите Is Null.

6. На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить.

8. С помощью мастера форм можно создавать формы на основе одной или нескольких таблиц и/или запросов, а затем совершенствовать их в режиме конструктора. Мастер форм разбивает процесс создания формы на несколько этапов, на каждом из которых требуется установить определенные параметры для указания доступных полей, связей и внешнего вида формы.Автоформы в столбец, ленточная и табличная представляют собой разные варианты представления информации из исходной таблицы. Автоформа в столбец отображает каждую запись источника в виде набора элементов управления, соответствующих полям записи, расположенным в один столбец. В ленточной автоформе записи следуют друг за другом, и каждая отображается в виде набора элементов управления, соответствующих полям записи, расположенным в одну строку. Записи из источника данных табличной автоформе отображаются в виде таблицы.Разработку структуры, изменение внешнего вида формы, добавление и удаление элементов управления можно производить вручную в режиме конструктора

9. С помощью инструмента Форма создается форма для выбранного источника данных для отображения одной записи. На форме,имеются надписи с именами полей таблицы и текстовые поля, в которых отображаются значения полей таблицы. Надписи и текстовые поля являются элементами управления (ЭУ). Надпись является пассивным ЭУ, так как она отображает неизменяемый текст. Текстовые поля являются активными элементами управления, так же как кнопки, списки и некоторые другие элементы, так как они способны реагировать на нажатия клавиш или щелчки мыши. Между активными элементами управления, расположенными на форме, можно переходить, нажимая клавишу Таb (в одном направлении) или комбинацию клавиш Shift+Tab (в другом направлении). Клавиша PgDown обеспечивает переход к следующей записи, PgUp – к предыдущей. Перемещаться между записями таблицы, отображаемой в форме, можно с помощью навигатора, расположенного в нижней части формы. Значения в текстовых полях можно редактировать, изменяя тем самым значения полей таблицы. Щелчок на полосе слева на форме обеспечивает выделение целой записи. Работать с выделенной записью можно инструментами из группы Буфер обмена на вкладке Главная: Вырезать (Ctrl+X), Копировать (Ctrl+C), Удалить (Del). Скопированную в буфер обмена запись можно вставить как значение новой записи командой Вставить (Ctrl+V). Той же командой можно заменить существующую запись содержимым буфера обмена. Заменяемую запись нужно предварительно выделить. Текст полей можно проверить на наличие грамматических ошибок с помощью инструмента Орфография из группы Записи на вкладке Главная или нажав клавишу F7. При обнаружении ошибки появится диалоговое окно Орфография.

10. Если имеются связанные таблицы, то информация из них может отображаться с помощью подчиненных форм. Примером подчиненной формы является форма, созданная автоматически с помощью инструмента Форма для таблицы Поставщики. Созданием подчиненных форм можно управлять с помощью мастера форм. Подчиненной называют форму, вставленную в другую форму. Главная форма называется основной, а форма, вложенная в нее, — подчиненной. Комбинацию формы и подчиненной формы иногда также называют иерархической формой, сочетанием основной формы и формы подробностей или комбинацией родительской и дочерней форм.

Подчиненные формы особенно удобны для отображения данных из таблиц или запросов с отношением "один-ко-многим". Отношение "один-ко-многим" представляет собой связь между двумя таблицами, при которой значение первичного ключа каждой записи в главной таблице соответствует значению в соответствующем поле или полях нескольких записей в связанной таблице.

1. На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Мастер форм. 

2. На первой странице мастера в раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберите таблицу или запрос. 

3. Дважды щелкните поля таблицы или запроса, которые нужно включить в форму.

4. На той же странице мастера в раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберите другую таблицу или запрос.

5. Дважды щелкните поля таблицы или запроса, которые нужно включить в форму.

6. При нажатии кнопки "Далее" предполагается, что связи настроены правильно до начала работы мастера, мастер спросит, как вы хотите просмотреть данные? — по какой таблице или запросу. Выберите таблицу на стороне "один" связи "один-к-многим". 

7. Установите в нижней части страницы мастера переключатель Подчиненные формы и нажмите кнопку Далее.