1.2.2 Описание существующих информационных процессов as-is
Построение модели было проведено по методу ускоренного описания.
Шаг 1. Построение контекстной диаграммы.
Контекстная диаграмма представляет систему как иерархию действий, где каждое действие преобразует некоторый объект или группу объектов. Верхнее действие этой иерархии называется действием контекста и представляет самый высокий уровень, описывающий систему напрямую. Нижние уровни, называемые порожденными декомпозициями, представляют собой подпроцессы родительского действия.
При создании модели сначала необходимо изобразить самый высокий уровень – действие контекста. Наименование действия описывает систему непосредственно и, как правило, состоит из одного активного глагола в сочетании с обобщающим существительным, которое разъясняет цель деятельности с точки зрения самого общего взгляда на систему, в наше случае это процесс «Бронирование оборудования».
Была создана контекстная диаграмма (AS-IS), используя данные из реестров входящей и исходящей информации. Графическое изображение этой диаграммы представлено на Рисунке 1.3.
Рисунок 1.3 – Контекстная диаграмма «Бронирование оборудования»
На схеме слева отображены входные документы, справа - выходные, сверху представлены нормативные и правовые документы, а снизу - участники процесса, в данном случае - люди, принимающие участие в этих процессах.
Шаг 2. Формирование основных процессов.
Далее, исходя из контекстной диаграммы, были выделены основные бизнес-процессы предприятия. Затем эти созданные подсистемы были привязаны к уже существующим входным и выходным данным, а также были определены внутренние входы и выходы каждого процесса.
На Рисунке 1.4 показан первый уровень декомпозиции модели "AS IS".
Рисунок 1.4 – Декомпозиция модели AS-IS
Шаг 3. Декомпозиция подсистем.
На заключительном этапе разработки модели AS-IS были детализированы все существующие подсистемы, используя простые блок-схемы. Наследование обозначается стрелками с одним концом, а передача документов - стрелками с двумя концами.
На рисунке 1.5 представлена декомпозиция подсистемы "Учет заявки на бронирование". Эта подсистема описывает процесс сбора информации от клиента о его желаемом бронировании. Полученная информация передается соответствующему менеджеру для обработки и регистрации. В результате этого процесса формируется заявка на бронирование.
Подсистема "Процесс подтверждения", изображенная на рисунке 1.6, представляет собой процесс подтверждения бронирования на основе заявки на бронирование. Затем менеджер по продажам подтверждает бронь, связывается с клиентом и отправляет подтверждение. В конечном итоге формируется документ "Подтверждение бронирования".
Рисунок 1.5 – Декомпозиция A1 модели AS-IS
Рисунок 1.7 демонстрирует декомпозицию подсистемы "Процесс обновление каталога". Эта подсистема описывает процесс обновления каталога проката велосипедов на основе документов "Отчет об акциях", "Отчет об обновлении каталога" и "Инвентарный отчет". В рамках этого процесса происходит добавление, редактирование и удаление информации о велосипедах и акциях организации. Итогом процесса является формирование «Каталога».
Рисунок 1.6 – Декомпозиция A2 модели AS-IS
На рисунке 1.8 представлена декомпозиция подсистемы "Процесс отчетности". Эта подсистема описывает процесс формирования и отправки отчетности директору отдела МиП. В конечном итоге формируется документ "Отчет о бронировании".
Рисунок 1.7 – Декомпозиция A3 модели AS-IS
Процессы бронирования оборудования, существующие в компании, требуют значительных доработок и модернизации. На текущий момент, система работает в основном на бумажных документах и ручной обработке данных, что приводит к задержкам и возможным ошибкам.
Рисунок 1.8 – Декомпозиция A4 модели AS-IS
Для повышения эффективности и удобства для клиентов, рекомендуется перевести процессы бронирования в онлайн-систему. Это позволит клиентам дистанционно бронировать оборудование через сайт, не приходя непосредственно в пункт проката.
Внедрение онлайн-бронирования обеспечит удобство для клиентов, позволяя им в любое время и из любого места забронировать необходимое оборудование, что повысит их удовлетворенность и лояльность. Автоматизация процессов сократит время обработки заявок, снизит количество ошибок и повысит общую оперативность работы. Онлайн-система позволит в режиме реального времени обновлять данные о наличии оборудования, обеспечивая прозрачность и своевременное информирование клиентов. Кроме того, уменьшится объем рутинных задач, которые выполняются вручную, что освободит время сотрудников для выполнения более значимых функций и улучшения качества обслуживания.
Внедрение системы онлайн-бронирования требует разработки и интеграции специального программного обеспечения, а также обучения сотрудников работе с новой системой. Однако, эти шаги будут оправданы значительными улучшениями в работе компании и повышением прибыли.