1.2 Разработка функциональной модели «as is»
1.2.1 Идентификация и анализ входной и выходной информации
Документооборот в компании "Ride-rent" направлен на оформление и управление текущими операциями в письменной или электронной форме. Этот процесс включает создание, прием, передачу, согласование и хранение документов, необходимых для нормального функционирования предприятия.
Основные типы документов, используемые в процессе бронирования, включают:
Заявка на бронирование: Документ, подтверждающий предварительное бронирование велосипеда на определенное время или дату.
Подтверждение брони: Документ, выдаваемый клиенту в ответ на заявку на бронирование, подтверждающий бронирование и содержащий информацию о дате, времени и условиях.
Отчет об акциях: Документ, содержащий информацию о предстоящих акциях или специальных предложениях компании, включая описание, сроки проведения и условия участия.
Отчет об обновлении каталога: Отчет о внесенных изменениях или обновлениях в каталог велосипедов компании.
Инвентарный отчет: Документ, содержащий информацию о текущем состоянии велосипедов, включая данные о техническом обслуживании и необходимости ремонта.
Отчет о бронировании: Документ, представляющий информацию о предстоящих бронированиях.
Для понимания текущего состояния документооборота компании, была разработана схема документооборота процесса бронирования (Рисунок 1.2).
Рисунок 1.2 – Схема документооборота процесса бронирования
В реестрах входящей и исходящей информации (Таблица 1.1 и Таблица 1.2) представлены основные документы, участвующие в процессе бронирования.
Таблица 1.1 – Реестр входящей информации.
№ |
Наименование |
Кто обрабатывает |
Откуда поступает |
Формат |
Периодичность |
|||||
1 |
Запрос клиента |
Менеджеры по продажам |
Клиенты |
Электронный документ |
500/год |
|||||
2 |
|
|
|
|
|
|||||
3 |
Отчет об обновлении каталога |
Менеджеры по продажам |
Техники по обслуживанию |
Бумажный документ |
12/год |
|||||
4 |
Инвентарный отчет |
Менеджеры по продажам |
Техники по обслуживанию |
Бумажный документ |
24/год |
Таблица 1.2 – Реестр исходящей информации.
№ |
Наименование |
Кто обрабатывает |
Откуда поступает |
Формат |
Периодичность |
1 |
Подтверждение бронирования |
Клиент |
Менеджеры по продажам |
Бумажный документ |
455/год |
2 |
Каталог |
Клиенты |
Менеджеры по продажам |
Бумажный документ |
24/год |
3 |
Отчет о бронировании |
Менеджеры по продажам |
Директор отдела МиП |
Электронный документ |
24/год |
Анализ этих данных позволяет выявить текущие проблемы и наметить пути их решения для повышения эффективности работы компании.