15) Отбор на хранение уникальных и особо ценных документов

В 1995 г. в рамках Федеральной программы по усилению борьбы с преступностью на 1994-1995 гг., утвержденной Указом Президента Российской Федерации N 1016 от 24 мая 1994 г., архивной службой страны была начата работа по созданию Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ. Государственный реестр предназначен для сохранности национальных документальных реестров, информирования о них отечественной и мировой общественности, введения в научный и культурный оборот. Специалисты ВНИИДАД подготовили Методические указания по определению уникальных документов, где был намечен комплексный, системный подход к решению этой проблемы, сформулировано понятие уникального архивного документа и критерии их определения. В 1996 г. после широкого обсуждения в архивных учреждениях Методические указания были одобрены Росархивом С 1996 по 2001 г. в работе по созданию комплекса организационно-методических документов по формированию Государственного реестра уникальных документов принимали участие федеральные и государственные архивы субъектов Российской Федерации. Результатом научно-методической и практической работы стало издание Росархивом приказа N 75 от 9 октября 2001 г. "Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и организации работы по его созданию". Государственный реестр регламентирует работу по выявлению уникальных документов, их описанию, экспертизе ценности, а также представлении предложений о включении документов в него, внесении изменений и пользование информацией, в нем содержащейся.

объектом, включаемым в Регламент, является отдельный документ или единица хранения, состоящая из уникальных документов. В исключительных случаях может быть включен комплекс документов: фонд или коллекция, если они почти полностью состоят из уникальных документов. Регламент установил основные критерии определения уникальных документов: древность документа, подлинность; бесспорность культурно-исторической значимости; публичность; высокая материальная ценность; отношение документа к историческому событию или к исторической личности;ь юридическое значение документа, художественные и оформительские особенности документа. Критерий древности является самодостаточным и не требует применения каких-либо дополнительных критериев

На этом основании включению в Государственный реестр подлежат все документы, созданные до XVI в., и значительная часть возникших до 1626 г.: как подлинников (в том числе фрагментов), так и изготовленных тогда же копий. В качестве древних могут рассматриваться и более поздние документы XVII в., однако это требует дополнительного обоснования и заключения специалистов. Решение о включении документов в Государственный реестр принимает ЦЭПК при Росархиве (Федеральном архивном агентстве) по представлению федеральных архивов, органов управления архивным делом субъектов РФ, других юридических и физических лиц

Первый раздел "Учетные и описательные характеристики" содержит 20 реквизитов: "регистрационный номер" (уникального документа в Государственном реестре), "дата включения в Государственный реестр", "название (заголовок) документа", "самоназвание документа", "вид документа", "автор документа", "дата (время создания) документа", "век", "ориентировочная дата" (время создания документа, если дата установлена косвенным путем), "язык документа", "аннотация" (излагается краткая характеристика документа, место создания, сведения о подлинности документа и т.д.), "историческая справка" (данные о происхождении или источнике приобретения документа, истории его бытования), "наличие драгоценных металлов и камней", "палеографические особенности" (способ написания документа), "печати" (наличие печатей, их вид, материал, сохранность изображения), "художественные особенности оформления" (наличие заставок, миниатюр и других элементов, важных для идентификации документа), "опубликованность документа" (указ с выходными данными публикации), "экспонирование" (дата и место), "собственник", "владелец документа" (архив, музей, библиотека - с указанием статуса, правового положения, организация - государственная или негосударственная, физическое лицо).

Второй раздел листа учета уникальных документов "Место хранения документа" содержит три реквизита: "место хранения документа" (официально принятое наименование учреждения или ФИО лица, осуществляющего хранение документа), "адрес места хранения документа", "архивный шифр".

Третий раздел "Физические характеристики документа" состоит из шести реквизитов: "материальный носитель информации", "размеры документа", "объем документа" (количество листов, кадров и т.д.), "физическое состояние документа", "потребность в реставрации" (указываются повреждения документа, степень угасания текста, другие особенности), "реставрация документа" (дата проведения, ФИО реставраторов и организация).

Четвертый раздел "Страховая оценка документов" содержит сведения о размере страховой суммы документа, которая определяется в соответствии с "Методикой определения материальной ценности документов" (в качестве приложения дана в Регламенте государственного реестра уникальных документов), дату страховой оценки или размер страховых сумм (в фунтах стерлингов или долларах), установленных страховыми компаниями в процессе подготовки документа к экспонированию за рубежом.

Пятый раздел "Служебная информация" состоит из трех реквизитов: "кем представлен документ", "протоколы ЭПК" (указывается название совещательного органа, номер и дата протокола заседания, утвердившего предложения о включении уникального документа в Государственный реестр), "протокол ЦЭПК".

Шестой раздел "Изменения" содержит наименование и номер реквизита, в который вносятся изменения (например, сведения о реставрации, публикации, экспонировании, изменении места хранения, собственника и т.д.), номер и дату акта, на основании которого вносятся изменения. Особо ценными документами в составе Архивного фонда Российской Федерации считаются документы, которые несут в себе особую миссию для общества, государства:

Фрагмент документа Федеральный закон "Об архивном деле в РФ" 2004 г.

Ст. 3, п. 5 Особо ценный документ - документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен режим хранения и использования

Ст. 3, п. 6 Уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности

Таким образом, новое (по сравнению с 1980-ми гг.) определение особо ценных документов в государственном или муниципальном архиве любого уровня подразумевает, что они не должны полно и адекватно отражать исторический процесс своего региона, а в первую очередь под ОЦД понимают документы, имеющие особо важное, непреходящее значение для культуры, науки, общества, государства. В этом контексте понятие "непреходящее значение" документа трактуется как свойство документа не терять своего правового, культурного значения в зависимости от смены режимов, властей, политической, экономической и социальной конъюнктуры. Под понятием "невосполнимых уникальных документов", понимается невозможность полноценной замены документа любой копией (за исключением понятия "копии документов на правах подлинника", но в этом случае речь может идти о восполнении информации уникального документа, а не ее физического носителя, так как они (подлинник и копия) в этом смысле не идентичны) с позиций достоверности, реликвийной ценности и права. В 2006 г. в целях совершенствования работы по выявлению ОЦД для обеспечения сохранности их оригиналов и сохранения содержащейся в них информации ВНИИДАД были подготовлены новые Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации (Росархив, ВНИИДАД), в которых уточнены определение понятия "особо ценные документы", критерии их выявления, методика проведения этой работы, а также организация учета, описания и хранения этой категории дел. Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации содержат следующие критерии определения особо ценных документов:

время создания документа; ценность содержащейся в документе информации; юридическая сила, подлинность документа; значение фондообразователя; авторство (и адресат) документа; наличие палеографических, художественных и других особенностей документа Методика выявления ОЦД предполагает три этапа: на первом - составление списка фондов, на втором - изучение описей отобранных фондов, на третьем - изучение отобранных по копиям дел. Работа по выявлению уникальных и особо ценных документов тесно связана с созданием страхового фонда и фонда пользования в организациях, осуществляющих хранение документов Архивного фонда Российской Федерации. В соответствии с "Основными правилами работы архивов организаций" на выявленные уникальные и особо ценные документы каждого фонда, хранящегося в архиве, составляется опись особо ценных документов, которая рассматривается экспертной комиссией организации, согласовывается с государственным (или муниципальным) архивом и утверждается руководителем организации Отнесение документов к уникальным и включение их в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в соответствии с Регламентом государственного учета уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.