Приднестровский государственный университет им. Т.Г. Шевченко

Институт государственного управления права и

социально-гуманитарных наук

Кафедра истории

Контрольная работа

На тему: «Документационный сервис в управлении документацией»

по дисциплине: «Документационный сервис»

Выполнила: студентка з/о

2 курса магистратуры

группа ИГ20ВР68ИС

Гроза Н. А.

Проверила: доцент Тодорашко З. Г.

Тирасполь, 2022 г.

Оглавление

Введение …………………………………………………………………………….3

1. Документационный сервис в управлении документацией

2. Документационный сервис при переходе к электронному документообороту

3. Практическая реализация документационного сервиса в органах власти и управления ПМР

Заключение……………………………………………………………………….

Список источников и литературы ……………………………………………

Введение

Работа с документами определяется как создание, использование и хранение документированной информации - полного, точного и достоверного свидетельства управленческой и основной деятельности предприятия, фирмы, организации, корпорации.

Работа с документами включает в себя создание, систематизацию, правовое, нормативное и инструментальное использование, отбор и хранение документов. Каждый из названных этапов может быть детализирован до уровня отдельной технологии и операции.

Цель работы- изучение документационного сервиса в управлении документацией.

Для реализации данной цели были поставлены следующие задачи:

-изучить документационный сервис в управлении документацией;

-анализ документационного сервиса при переходе к электронному документообороту;

- рассмотреть практическую реализацию документационного сервиса в органах власти и управления ПМР.

Структура работы представляет собой введение, при главы и заключение.

1. Документационный сервис в управлении документацией

Важным фактором управления документацией является ответственность всех специалистов и работников организации, принимающих участие в создании, обработке, использованию и хранению документов. Ряд подразделений и должностных лиц несет персональную ответственность за информационнодокументационные технологии (структуры документационного обеспечения управления, информационные отделы, системные администраторы).

На политику управления документами не влияет форма существования документов. Управление электронными документами - это комплекс мероприятий по обеспечению достоверности, полноты, доступности, сохранности, доказательности.

Эффективное управление документацией организации требует разработки, принятия и реализации определенной программы, основными составляющими которой должны стать:

• принятие в организации политики и стандартов в сфере управления документами;

• распределение ответственности и полномочий по управлению документами в организации;

• установление регламента и процедур обработки документов;

• интегрирование процессов управления документами в действующие управленческие системы;

• внедрение и администрирование систем электронного документооборота;

• предоставление услуг по поиску, использованию документов и сведений;

• определение мероприятий по сохранности, доступности а также защите документов от несанкционированного доступа.

Результатом организованной деятельности является полноценный информационно-документационный ресурс со всеми видами выгод: экономической, социальной, культурной.

Управление документацией включает в себя создание и администрирование специальной системы, интегрированной с системой управления бизнес-процессами. При этом вопрос автоматизации данной системы не является принципиальным. Под системой управления документацией следует понимать совокупность методов и средств создания, категоризации, распространения, переработки, поиска, хранения и предоставления потребителям требуемой документированной информации в заданной форме, содержании и объеме.

Согласно международному стандарту к процессам управления документацией относятся: включение документов в систему, их регистрация, систематизация, распределение по заинтересованным подразделениям, исполнителям, классификация доступа и защиты, определение сроков хранения, экспертиза ценности документов, контроль движения и использования и исполнения. Названные процессы могут выполняться как последовательно, так и параллельно. Так, процесс включения электронного документа в систему предусматривает его классификацию, статус доступа, срок хранения.

Следующий процесс - регистрация - обеспечивает доказательство существования документа и его поиск по ряду многоаспектных параметров. В зависимости от компетенции и уровня системы управления документами регистрация может быть централизованной, децентрализованной и смешанной.

Вопросы сохранности веб-сайтов, рабочих баз данных организации также относятся к проблеме документирования деятельности. Вопросы усложняются отсутствием теоретической проработки и относительно малым практическим опытом организаций в этом вопросе.

В целом, состав документации по управлению документами должен включать в себя:

• руководство по управлению документами, в котором описывается политика, цели и пути их достижения в области управления документированной информацией;

• порядок, положения о документированных процедурах;

• регламенты осуществления документированных процедур, их фиксации;

• наборы форм и классификаторов, однозначно определяющих те или иные признаки документов и документационно-коммуникационной деятельности организации.