32.Делопроизводство СССР ОБЩАЯ И СПЕЦИАЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ ГОС УЧЕРЕЖДЕНИЙ

В октябре 1917 г. Второй Всероссийский съезд Советов рабочих и солдатских депутатов провозгласил создание в России Совет­ского государства.

Вплоть до принятия в декабре 1993 г. Конститу-шии РФ, прекратившей действие Конституции РСФСР 1978 г., Советы составляли основу государственного строя страны и осу­ществляли от имени народа делегированную им власть. Соединяя 'законодательные и исполнительные функции, они образовывали единую систему органов власти и управления в центре и на мес­тах. Все другие государственные органы утверждались Советами, были подконтрольны и подотчетны им.

Особенности становления и развития в этот период государственности, формирования нового аппарата управления оказали влияние на состав, организацию ведения и условия сохранности документов официального делопроизводства.

Например, отпала необходимость в документах, связанных с функционированием институтов самодержавной монархии.

Национализация частных редитных учреждений, предприятий промышленности, транс­порта, торговли и необходимость наладить управление ими поро-или в советском делопроизводстве массивы материалов плани­рования. Возникнув как производственные программы отраслей, эта категория делопроизводственной документации со временем аккумулировала информацию об основных направлениях эконо­мической и социальной политики государства.

В документации Советов получили отражение: практика кол­лективного принятия решений; участие в повседневной работе Советов миллионов трудящихся; регулярные отчеты перед изби­рателями, производственными коллективами и общественными организациями исполнительных и распорядительных органов создаваемых Советами. Депутаты Советов всех уровней были обя­заны учитывать в своей работе наказы избирателей и регулярно информировать последних о выполнении поручений. Депутат, не оправдавший доверия избирателей, мог быть в любое время пере­избран. Демократизация управления способствовала упрощению стиля делопроизводства.

Рост масштабов управленческой деятельности государства выдвинул в числе приоритетных задачу унификации и стандартизации документов. Для осуществления функций контроля в управлении был создан специальный Наркомат рабоче-крестьян-кой инспекции. Институт техники управления (ИТУ) при этом аркомате разработал и в 1931 г опубликовал проект «Общих правил документации и документооборота». В документе формулировалось общегосударственные нормы постановки делопроизводства о всех учреждениях, организациях и предприятиях СССР. «06-ие правила» унифицировали названия и функции делопроиз-одственных подразделений, определяли круг их задач и должностные обязанности сотрудников, разрабатывали вопросы состав-ения документов в учреждениях и исполнения поступивших документов, описывали порядок группировки исполненных доку­ментов в дела, подготовки сформированных в делопроизводстве ^ел к сдаче в архив учреждения и хранения их в архиве. Проект ыл разослан на отзыв в ряд учреждений, однако в связи с лик­видацией в 1932 г. ИТУ окончательный вариант его подготовить

не успели.

В 30-е гг. XX в. разработка вопросов рациональной постановки делопроизводства сосредоточилась в ведомствах, каждое из кото­рых решало их применительно к своей системе. Результаты этой работы отразились в инструкциях по делопроизводству отдельных ведомств (например, АН СССР).

Одновременно составлялись типовые инструкции для однородных организаций, в частности для финансовых отделов — район-ых и городских (1936), краевых и областных (1938). Постановле­нием СНК СССР от 5 сентября 1938 г. был утвержден типовой устав высшего учебного заведения, который устанавливал общий порядок документирования учебного процесса и вводил единые формы студенческих билетов, зачетных книжек и дипломов об окончании ВУЗов. В 1943 г. Главное архивное управление СССР издало «Перечень типовых документов, образующихся в деятель­ности учреждений, организаций и предприятий СССР» с указани­ем сроков хранения этих документов. В 1957 г. вышло новое издание «Перечня» с необходимыми изменениями и дополнениями.

С 60-х гг. XX в. в СССР был развернут комплекс работ по рацио­нализации делопроизводства, предусматривающих создание об­щегосударственных нормативов по унификации и стандартизации документов, механизацию делопроизводственных работ, внедре­ние автоматизированных систем управления.

В 1961 г. Совет министров РСФСР утвердил «Примерную инст­рукцию о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР» с приложением образцов бланков документов. Эта инст­рукция стала основой для разработки ведомствами соответствую­щих нормативов. В 1966 г. был создан Всесоюзный (ныне — Все-

российский) научно-исследовательский институт документалист тики и архивного дела (ВНИИДАД), который должен был залиН маться вопросами рационализации систем документации и сохрм нения документов.

В сентябре 1973 г. Государственный комитет Совета министром СССР по науке и технике утвердил основные положения Единиц государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В государственн ных учреждениях, организациях и предприятиях СССР устанал* ливался единый порядок подготовки, оформления и прохождо-ния служебных документов, их регистрации, справочно-инфорн мационного поиска, контроля за исполнением, а также группи­ровки исполненных документов в дела и организации хранения! последних в делопроизводстве, в ведомственных и государствен-ных архивах. Таким образом реализовывалось сложившееся в прак­тике делопроизводства разделение документов, содержащих ин­формацию: оперативную, длительного срока хранения и инфор­мацию постоянного срока хранения.

Были разработаны и утверждены государственные стандарты, предусматривавшие унифицирование формы документов, введе-, ние единых правил их составления, создание трафаретных тек­стов. Мощным ускорителем унификации и стандартизации доку­ментов стала возможность их подготовки, хранения и передачи и машиночитаемой форме. Определились два направления, нераз­рывно связанные между собой: создание информационно-поис­ковых систем, позволяющих быстро найти нужный документ в массе других, и разработка автоматизированных систем обработ­ки данных документов.

Характерной особенностью организации делопроизводства со­ветских учреждений был общегосударственный контроль за со­хранностью создававшихся в них документов. Уже декрет СНК РСФСР от 1 июня 1918 г. законодательно регламентировал новые взаимоотношения создателей и хранителей документов: «Все ныне производящиеся дела и переписка правительственных учрежде­ний остаются при них в течение срока, устанавливаемого для каж­дого ведомства особым положением. После указанного срока все оконченные дела передаются в Государственный архивный фонд»¹. Особо указывалось, что «правительственные учреждения не име­ют права уничтожать какие бы то ни было дела и переписку или отдельные бумаги без письменного разрешения Главного управ­ления архивным делом»², на которое возлагалось заведывание Государственным архивным фондом.

В 1920 г. для хранения важнейших документов РСФСР, а также наиболее ценных исторических материалов «предшествующих ре1Имон» был образован Государственный архив РСФСР. Здесь уда-шь сосредоточить документы значительного числа ликвидиро-Ьиных к этому времени первых советских учреждений. Нередко не учреждения не имели непосредственных правопреемников I Системе позднее созданных органов государственного управле-|Ия. Оказавшиеся бесхозными документы расхищались, гибли. Сотрудникам архива в результате целенаправленного поиска, вклю­чавшего осмотр чердаков и подвалов зданий, в которых когда-то размещались учреждения, удалось спасти от гибели ценные ис­точники.

После окончания Гражданской войны стал возможен переход от поиска и спасения отдельных документов к практике система­тического комплектования государственных архивов материалами делопроизводства советских учреждений, организаций и предприя­тий. В 1922 г. архивы, ранее подведомственные Народному комис­сариату просвещения, были подчинены ВЦИК РСФСР. Президи­ум ВЦИК возложил на Управление Центральным архивом, уна­следовавшим функции прежнего Главного управления архивным делом, и его губернские отделы заведование уже находившимися в хранилищах материалами и общее руководство постановкой ар­хивной части текущего делопроизводства.

Впоследствии ведомственная подчиненность архивов неодно­кратно изменялась (табл. 6).

К середине 20-х гг. XX в. советские архивисты выработали прин­ципы распределения материалов Государственного архивного фон­да по сети хранилищ. Было установлено, что документы дорево­люционной и советской эпох должны откладываться либо в разн ых архивах, либо в разных структурных подразделениях одн архива. В зависимости от масштаба деятельности фондообразоцЯ теля (т.е. учреждения, предприятия, организации или лица, и при цессе деятельности которого образовались документальные мате риалы) его архивный фонд должен был находиться в централи ном или в местном хранилище.

В настоящее время документы высших и центральных органа; управления советской эпохи хранятся в нескольких федеральны государственных архивах РФ (см. табл. 7). Для того чтобы целспа правленно вести их поиск, историк должен знать местонахождо ние архивных фондов интересующих его учреждений.

Документы государственного делопроизводства местных учреям дений хранятся в архивах субъектов Федерации и в муниципаль« ных архивах.

Создание и сохранение делопроизводственной документации государственных учреждений, организаций и предприятий РФ¹ происходят в соответствии с тенденциями, сформировавшимися! в советский период отечественной истории.