29. Делопроизводство РОС ИМП 19 20в. общая и спец деятельность гос учереждений

Деловая переписка в специальных системах документирования

С конца XIX в., наряду с традиционной посылкой писем, использовался обмен телеграммами, а в XX в. и радиограммами.

Письма дипло­матических представителей принято условно делить на официаль­ные и личные.

Последние обычно содержали конфиденциальную информацию или касались вопросов, которые не входили в ком­петенцию данного чиновника

Учет входящих и исходящих делопроизвод-ственньпх документов велся во всех учреждениях, предприятиях и организациях. При этом обязательно фиксировались сведения о дате регистрации документа, его содержании и на­правлении дальнейшего движения. Например, в организациях и выборных органах КПСС велись журналы пли составлялись кар­точки учета входящих и исходящих документов.

При учете входящего документа указывались: 1) входящий номер и дата регистрации; 2) исходящий номер и дата получен­ного документа; 3) от кого поступил; 4) наименование и краткое содержание; 5) кто направил, резолюция, дата; 6) кому направ­лен документ на исполнение; 7) подпись в получении (ознаком­лении), дата; 8) дата возврата, подпись принявшего документ; 9) отметка об исполнении; 10) номер дела, в котором хранится документ, дата отправки и подпись (или номер акта об уничтоже­нии документа и дата).

При учете исходящих документов соответственно указывались: 1) исходящий номер и дата; 2) количество листов и экземпляров; 3) кому направлен; 4) подпись в получении и номер реестра, контрольного талона и дата; 5) наименование или краткое содер­жание; 6) кем подписан; 7) номер дела, в которое помещена копия документа; 8) отметка о полученном ответе

Отчеты образуют неотъемлемую часть любой системы дело­производственной документации. Составление отчетных докумен­тов определенным образом нормировалось. Так, в Российской империи высшие и центральные государственные учреждения ежегодно представляли подробные письменные отчеты, содержав­шие данные об их деятельности, сгруппированные в разделы по темам, или в соответствии со структурой учреждения

В СССР была установлена единая система отчетности государ­ственных предприятий, учреждений и организаций. Наряду с мате­риалами, содержащими сведения о текущей деятельности, с 1930 г. вводился общегосударственный учет итогов работы за год про­мышленных предприятий, колхозов, совхозов, МТС на основе отчетов, составлявшихся в соответствии с обязательными требо­ваниями специальных программ и типовых статистических форм.

Делопроизводство государственных учреждений

Основой создания и деятельности гос учреждений являются законодательные акты и административные распоряжения. Они определяли компетенцию, структуру, штаты, организацию делопроизводства, порядок взаимоотношения с др учреждениями, виды документации данного учреждения.

В делопроизвод документации гос учреждений можно выделить несколько групп документво, возникающих на разных стадиях работы с ними:

1) протокольная документация – вкл. такие виды док-ов: протокол, журнал, стенограмма. Наиболее распространенным видом в России был журнал. Журналы составлялись в Совете министров, в различных Особых, междуведомственных совещаниях, в комитетах. Журналы являлись подробной протокольной записью заседания. В нем указывалось, какому учреждению он принадлежит, проставлялся номер, дата заседания, присутствовавшие. Далее излагалось содержание рассматриваемого вопроса и мнения присутствовавших. Обсуждение обычно записывалось безлично: указывалась точка зрения большинства и меньшинства или только резолюция по вопросу. Например, из журналов Главного комитета об устройстве сельского состояния можно узнать только содержание обсуждавшихся документов и заключения по ним. Также составлялись журналы о губернских и уездных учреждениях. Они завершались фразой: «После происходивших рассуждений это последнее заключение было принято большинством членов комиссий».

Помочь в восстановлении хода обсуждения могут сопутствующие журналам документы: особые мнения участников заседаний, замечания на представленные к обсуждению док-ты, а также материалы личного происхождения.

Сохранившиеся отдельные экземпляры предварительных текстов журналов показывают, что сначала составлялась черновая протокольная запись заседания, которая была очень краткой и велась на самом заседании. В этой записи фиксировались прения и окончательный текст решения, но отсутствовало содержание обсуждавшегося документа.

Наиболее полными со второй половины XIX в. были журналы Государственного совета. В них подробно излагались поступившие на обсуждение документы, сообщались мнения отдельных лиц совета с указанием фамилий. Сохранились также черновики протоколов наиболее важных заседаний.

Делопроизводство гос учреждений XIX в. почти не знало стенограммы. В начале XX в. стенографические отчеты составлялись о заседаниях Гос совета и Гос думы. Стенографировались некоторые важнейшие судебные политические процессы. Стенограммы заседаний и стенографические отчеты представляют собой последовательную записьвсего, что происходило на заседании, вкл отдельные реплики..

Протоколы последовательно фик­сировали ход заседания. Как правило, в протоколе указывались: его порядковый номер, дата заседания или собрания, присутство­вавшие лица и их кол-во. Протоколы имели два основных раздела. В первом раз­деле, озаглавленном «Слушали», излагался ход заседания. Во втором разделе протокола, озаглав­ленном «Постановили», фиксировалось принятое по обсуждав­шемуся вопросу решение.

2) отчетная документация – вкл отчеты, доклады, докладные записки. Существовали отчеты различных типов: 1) отчеты о деятельности центральных и высших гос учреждений и отчеты местных учреждений; 2) годовые отчеты и отчеты-обзоры за несколько лет; 3) в особую группу выделяют отчеты, предоставлявшиеся царю как «всеподданнейшие».

Отчеты высших государственных учреждений систематически Публиковались. Так, изданы отчеты Государственного совета за 1869— 1916 гг. После ре­организации Государственного совета в 1906 г. вместо отчетов по делопроизводству издавались стенографические отчеты: Стенографические отчеты» за 1906—1916 гг. Одним из самых систематических источников по истории отдельных регионов России являются губернаторские отчеты.

3) циркуляры – разновидность распорядительной документации. Они разъясняют законодат акты или административные распоряжения.

4) материалы переписки – они отличаются многообразием видов док-ов. Переписка гос учреждений делится на 3 группы: 1) переписка вышестоящих органов с нижестоящими (предписания, распоряжения, приказы); 2) переписка равных учреждений или не находящихся в подчинении друг у друга (официальные письма, сообщения, отношения); 3) переписка нижестоящих учреждений с вышестоящими (рапорты, донесения, прошения, жалобы).

Все эти док-ты сущ в двух экземплярах: подлинник отправлялся адресату, а в делах учреждения отправителя оставался отпуск – копия данного письма. Деловые письма в делопроизводстве делятся на две категории: входящие (т.е. полученные) и исходящие (т.е. отправленные). Как входящие, так и исходящие документы должны иметь соответству­ющие удостоверения: подпись, дату, входящий или исходящий номер.

Иерархическая соподчиненность учреждений определяла форму обращения к адресату. При обращении высших учрежде­ний к низшим требовался дательный падеж («Московской казен­ной палате»), в остальных случаях — винительный падеж («Мос­ковская казенная палата»). Для ускорения подготовки документов они создавались на напечатанных типо­графским способом бланках учреждений.

В делопроизводстве государственных учреждений, организаций и предприятий СССР иерархическая соподчиненность учреждений была упразднена. Отменено титулование адресатов. Большая часть официальных писем этого периода напечатана на пишущих машинках. С 80-х гг. XX в. для ведения деловой переписки используются компьютеры. С конца XIX в., наряду с традиционной посылкой писем, использовался обмен телеграммами, а в XX в. и радиограммами.

Кроме общего исполнительного делопроизводства сущ специальные системы документирования. Они были представлены бухгалтерской, военной, дипломатической и судебно-следственной документацией.

5) дипломатическая документация – возникла в процессе деятельности центрального внешнеполит ведомства – Министерства иностранных дел России и его заграничных учреждений (посольств, миссий, консульств). В области межгосударственных отношений функционировали такие документы, как ноты, меморандумы, памятные записки. Они относятся к категории дипломат переписки и использовались государствами для взаимной информации.

8.2.1. Делопроизводство государственных учреждений

Определяющую роль в создании и сохранении делопроизвод­ственных документов государственных учреждений XIX—начала XX в. играла их ведомственная принадлежность. Под ведомством понимается система учреждений в центре и на местах, обслужи­вающих определенную область государственного управления.

Ве­домства оформились в Российской империи в процессе рео)орм начала XIX в.

В состав ведомств вошли министерства и подчиненные им учреждения в губерниях и уездах (местные учреждения ведомства министерства иностранных дел — посольства, консуль­ства и т. п. — находились за границей). Каждое ведомство имело свой бюджет, штат чиновников, административные порядки, а нередко и собственные делопроизводственные правила.

Законом 1811 г. «Общее учреждение министерств» определя­лось единообразие организации и делопроизводства центрального аппарата ведомств. Каждое министерство должно было иметь сле­дующую структуру: во главе — министр с товарищем (заместите­лем), при министре — канцелярия и совет (совещательный орган «для рассмотрения дел, требующих по важности их общего сооб­ражения»).

Рабочий аппарат министерства состоял из нескольких департаментов, которые подразделялись на отделения. Последние, в свою очередь, делились на столы. В основу организации деятель­ности министерств был положен принцип единоначалия: дирек­тора департаментов подчинялись непосредственно министру, на­чальники отделений — директорам департаментов, столоначаль­ники — начальникам отделений. Министры назначались импера­тором и были ответственны только перед ним.

Регламентация делопроизводства министерств предусматри­вала единые формы и правила регистрации входящих докумен­тов, движения документов внутри министерства, отправки до­кументов, проверки исполнения дел («ревизии») и составления отчетности. Несмотря на позднейшие изменения в структуре, орга­низации деятельности и делопроизводстве центральных учреж­дений отдельных ведомств, «Общее учреждение министерств» ос-авалось для них основным нормативным актом вплоть до октяб-я 1917 г.

По общему закону в каждом департаменте министерства на правах отделения должен был действовать «текущий архив» для хранения документов, утративших оперативное значение, но не­обходимых при наведении справок. Однако на практике в боль­шинстве министерств возникли не департаментские, а общеми­нистерские архивы. По образцу министерских были созданы архи­вы местных учреждений ведомств.

Быстрота, с которой эти архивы стали заполняться документа­ми, побудила руководителей ведомств учредить в министерствахеще один общий архив — для хранения «старых дел», которые за давностью лет уже редко запрашивались чиновниками при наве­дении справок. Делопроизводство, «текущий архив» и архив «ста­рых дел» представляли собой как бы систему сит, отсеивающих документы, содержавшие информацию трех уровней: 1) опера­тивную; 2) определенного срока хранения; 3) постоянного срока хранения

Вместе с тем различаются архивные докумен-', находящиеся в собственности:

1) государственной (федераль-ой и субъектов федерации);

2) муниципальной;

3) частной.