28.Общая характеристика и приемы изучения делопроизводст док второй половины 19 20 вв

Общая характеристика. Делопроизводственный материалы – вид истор источников, функция которых документальное обслуживание различных управляемых систем.

Делопроизводственная документация второй половины XIX— начала XX в. делится на три основных группы: 1)документация гос учреждений; 2) коммерческих предприятий; 3) документы полит организаций и партий.

Развитие бумажного производства, появление новых бумагоделательных машин привело к увеличению разновидностей бумаги: газетная, типографская, литографическая; документная; писчая, конторская, почтовая. Употребление разных видов бумаги зависело от назначения документа и от положения учреждения в системе государственных органов.

По-прежнему преобладали рукописные документы. Но постепенно большое место занимают документы, воспроизведенные механическим способом. В конце XIX в. появляется машинопись. В России бумаги, отпечатанные на пишущей машинк, появились после 1898 г. Большое распространение в делопроизводстве получают различные типографские бланки. Бланк – это лист бумаги, в который надо вписать лишь отдельные слова или фразы.

Делопроизводственную документацию можно классифицировать на:

1) организационная документация- определяет порядок какой-либо деятельности, структуру, компетенцию, задачи, формы и методы исполнения. К ней относятся положения, уставы, обязательства, договоры, трудовые соглашения;

2) Распорядительная документация служит для реализации управленческой деятельности и является продолжением организационной документации. Сюда относятся решения, резолюции, приказы, инструкции, циркуляры, распоряжения, поручения, предписания, наказы;

3) протоколы и стенограммы заседаний, собраний, съездов, конференций;

4) текущая переписка предприятий и учреждений. Сюда можно отнести письма граждан в государственные и общественные органы;

5) плановая документация;

6) учетная документация;

7) отчеты и статистическая документация

Особенностью делопроизводства изучаемого времени является строгое регламентирование документов как по их внешним признакам и по содержанию. Документы гос учреждений, частнокапиталистических предприятий должны были иметь соответствующие заголовки, делопроизводственные индексы, состоять из установленных разделов. Появилось много изданий по ведению делопроизводства как государственных учреждений, так и частнокапиталист предприятий и организаций (различные руководства по письмоводству и делопроизводству, составлению деловых бумаг, бухгалтерскому и другим формам учета).

.1. Общая характеристика

Делопроизводственная документация образует сложную систе­му исторических источников, созданных в процессе деятельности аппарата управления.

Содержание документов и конкретный со­став документации определялись функциями учреждений, орга­низаций и предприятий, в которых они возникли, и целями, ко­торые стояли перед их авторами. В то же время принципиальное сходство задач организации управления обусловило формирова­ние комплексов делопроизводственной документации, выработ­ку основных разновидностей и вариантов документов.

Принято выделять три основных комплекса делопроизводствен­ной документации второй половины XIX—начала XXI в.:

1) до­кументацию государственных учреждений (XIX—XXI вв.);

2) до­кументацию частновладельческих предприятий (XIX—20-е гг. XX в и 90-е гг. XX в. — настоящее время);

3) документацию общественных организаций и политических партий (XIX—XXI вв.).

Необходимость в использовании значительной части инфор« мации документов на протяжении длительного времени привела к созданию специальных хранилищ — архивов.

8.1.1. Основные разновидности

В зависимости от целевого назначения и формуляра документа выделяют следующие их разновидности:

1) нормативные доку­менты (учреждения, положения, уставы, стандарты, инструкции, номенклатуры дел и т.п.);

2) протокольную документацию (жур­налы, протоколы, стенограммы);

3) деловую переписку (предпи­сания, официальные письма, докладные записки и др.);

4) мате­риалы учета документов (регистрационные картотеки, разного рода веестры, журналы и книги входящих и исходящих документов);

5) отчетные документы (отчеты, доклады, балансы и т.д.).

Нормы, определявшие состав и порядок веде­ния делопроизводственной документации вучреж-I дениях и предприятиях Российской империи, нередко содержали законодателъные акты.

Например, «Общим учреждением мини­стерств» (1811) устанавливался единый порядок ведения доку­ментации в центральных государственных учреждениях империи. «о высочайше утвержденном мнении Государственного совета J «О товариществах по участкам или компаниях на акциях» (1836) ||ыли указаны документы, обязательные для создания и деятель­ности этой категории частновладельческих предприятий. Устав о промышленном труде (1913) «Свода законов Российской импе-

|^Ии» включал совокупность законодательно закрепленных норм, определявших взаимоотношения предпринимателей и рабочих в начале XX в., в том числе требование на каждой фабрике и каж-■дом заводе вести по установленной форме перечисленные в зако­не документы.

I Состав и порядок ведения делопроизводства в отдельных уч­реждениях и предприятиях Российской империи регламентирова-_t ли сепаратные законодательные акты.

Например, 17 августа 1915 г. император Николай II подписал закон об образовании четырех Особых совещаний: по обороне государства, топливу, продоволь-II пию и перевозкам. В тот же день им были утверждены сепарат­ные законодательные акты — положения о каждом из Особых со­вещаний. В «Положении об Особом совещании для обсуждения и • Объединения мероприятий по обороне государства», учрежден­ном под председательством военного министраВ СССР были разработаны общегосударственные стандарты, и которых зафиксированы обязательные требования к содержанию и формам документов, создававшихся в государственных учреж­дениях, предприятиях и организациях. Задачи, структура и мето­ды работы конкретных учреждений, предприятий и организаций указывались в положениях, утверждавшихся вышестоящими орга­нами государственной власти и управления.

Правила ведения делопроизводства в организациях и выбор­ных органах КПСС, ВЛКСМ, профессиональных союзов опреде­лялись их уставами и специальными инструкциями. Например, согласно «Инструкции о делопроизводстве в организациях и вы­борных органах КПСС», утвержденной Объединенным Пленумом ЦК и ЦКК КПСС 31 января 1991 г. и изданной тиражом 500 тыс,] экземпляров, документами организаций и выборных органов партии являлись: постановления и резолюции, протоколы и сте­нограммы, находящиеся в делопроизводстве и текущем архиве за регистрированные материалы. На основании Устава КПСС и инст­рукции ЦК и ЦКК о делопроизводстве выборные органы самостоя«| тельно разрабатывали правила и методические рекомендации до-кументационного обеспечения своей деятельности. По окончании календарного года исполненные документы, сформированные в со ответствии с архивными правилами в дела, сдавались по акту службу делопроизводства, образуя в ее составе текущий архив

В государственных учреждениях, организациях, предприятии* СССР, в организациях и выборных органах КПСС и обществен ных организациях были созданы периодически обновлявшиеся номенклатуры дел, т.е. перечни обязательных документов с указа­нием срока их хранения. Документы длительного или постоянно­го срока хранения поступали в архивы. Так, уже в делопроизвод­стве осуществлялась селекция документов, предопределившая ве­роятность сохранения одних категорий источников и уничтоже­ния других.

Протокольная документация была обусловлена коллегиальной формой обсуждения дел в государственных учреж­дениях XIX—XXI вв., коллективным принятием решений акцио­нерами компаний, членами выборных органов партийных и об­щественных организаций. Протокольная делопроизводственная до­кументация представлена тремя основными разновидностями до­кументов: журналами, протоколами и стенограммами

Журналы — традиционная форма фиксирования прений в госу­дарственных учреждениях Российской империи. Журналы были общими и особыми.

Первые содержали материалы обсуждения нескольких вопросов, которое проводи­лось на одном заседании.

Вторые посвящались какому-то опреде­ленному вопросу, как правило более важному и сложному Основной текст журнала обычно состоял из трех частей. Струк­турно они могли не выделяться, но логика составления докумен­та определяла последовательность расположения материала. По­скольку делопроизводство велось письменно, в первой части жур­нала излагалось содержание инициативного документа, послужив­шего причиной и предметом обсуждения.

Во второй — приводи­лись мнения участников заседания. В журналах фиксировалось не содержание каждого конкретного выступления, а обобщенное из­ложение мнений одной или двух (редко более) групп выступав­ших.

В третьей части формулировалось решение по обсуждавшему­ся вопросу. Например, в журналах Особого совещания для обсуж­дения и объединения мероприятий по обороне государства эта часть начиналась формулой: «Председатель Особого совещания, в отношении приведения в исполнение требующих того суждений Особого совещания, решил...». Далее следовали пункты принято­го решения. В журналах высших государственных учреждений (Го­сударственного совета, Комитета министров), которые подлежа­ли утверждению лично императором, формулировался проект ре­шения, а если в ходе прений мнения разделились — проекты двух решений. Император соглашался либо с мнением большинства, Либо с мнением меньшинства. Решение, принятое императором, шло окончательным. После утверждения им журнала резолютив­ная часть оформлялась в виде самостоятельного документа, который получал силу закона (например, Высочайше утвержденное мнение Государственного совета).

Протоколы- поэтапное фиксирование прений в гос учережд.

Как правило, в протоколе указывались: его порядковый номер, дата заседания или собрания, присутство­вавшие лица или, если речь идет о собрании, количество присут­ствовавших. Протоколы имели два основных раздела.

В первом раз­деле, озаглавленном «Слушали», излагался ход заседания. Возмож­ны три варианта: 1) в протоколе указаны только повестка дня и фамилии докладчиков (такие протоколы называются «глухими»), 2) в протоколе перечислены также лица, выступившие в прени­ях, и 3) в протоколе приведена подробная или краткая запись выступлений в прениях. Во втором разделе протокола, озаглав­ленном «Постановили», фиксировалось принятое по обсуждав­шемуся вопросу решение. Только после того, как в протоколе был зафиксирован факт принятия решения на данном заседании, ш только после подписания протокола уполномоченными на это лицами (обычно руководителем заседания и секретарем), приня­тое решение приобретало юридическую силу.

Протокольная документация одна из важнейших групп до-Икументов политических партий. Показателем того значения, кото-■рое придавалось протоколам прежде всего высших органов полити-Вческих партий — съездов делегатов от местных организаций — была

*ТОх публикация непосредственно после окончания работы съездов.

Стенограммы заседаний и стенографические отчеты представ-I ли ют собой последовательную запись всего, что происходило на ■седании, включая отдельные репликиВ начале XX в. сложилась практика стенографирова­ния, а затем подготовки и публикации стенографических отчетов о заседаниях Государственной думы Государственного совета. В СССР стенографирование широко применялось как форма за­писи прений. В настоящее время введение фонозаписи хода засе­даний вытесняет стенограмму из практики делопроизводства. Сте­нографирование включает фиксирование выступлений в ходе за­седания при помощи особых значков, а затем расшифровку про­изведенных записей. При расшифровке записанный текст воссоз­дается более или менее точно. Поэтому расшифрованная стеног­рамма приобретает силу авторского текста только после того, как прочитана, выправлена и подписана выступавшим.

Материалы деловой переписки — неотъемлемая со­ставляющая комплексов делопроизводственной документации. Этим понятием объединена совокупность документов учреждений, предприятий и организаций, посредством которых они осуще­ствляли обмен информацией в процессе выполнения функции управления

Переписка по своей сути всегда представляет собой взаимосвязанную документацию двух или более корреспондентов. В ее основе лежит инициативный документ. копией с отправленного оригинала имеет специаль­ное название — отпуск.

В любом случае инициатив­ный документ — начальное звено в цепочке деловой переписки, где соседние звенья взаимосвязаны содержанием. Изучение ини­циативного документа и знание функций, структуры, корреспон­дентских связей учреждения, в делопроизводстве которого он вы­явлен, позволяет наметить пути поиска других материалов пере­писки как в архиве данного учреждения, так и в составе докумен­тации его корреспондентов.

Деловые письма в делопроизводстве делятся на две категории:

входящие (т.е. полученные) и

исходящие (т.е. отправленные).

Как входящие, так и исходящие документы должны иметь соответству­ющие удостоверения: подпись, дату, входящий или исходящий номер. Если этих указаний на документе нет, факт его отправки может быть подвергнут сомнению. Иногда на подготовленном в делопроизводстве документе имеется помета: «Не отправлено».

В Российской империи большое внимание уделялось соблюде­нию законодательно закрепленных правил делопроизводства, по­скольку юридическую силу имели лишь полностью соответство­вавшие установленным нормам документы. Например, вышестоя­щие государственные учреждения направляли в подведомствен­ные организации указы, предписания и приказы. Равные учрежде­ния посылали друг другу отношения, а равные должностные лица, кроме того, официальные письма. Сенат и Синод, а также их депар­таменты сообщались между собой ведениями, или известиями. Ни­жестоящие учреждения направляли вышестоящим рапорты и до-ношения. Иерархическая соподчиненность учреждений определяла форму обращения к адресату. При обращении высших учрежде­ний к низшим требовался дательный падеж («Московской казен­ной палате»), в остальных случаях — винительный падеж («Мос­ковская казенная палата»); обращение к должностным лицам за­висело от их служебного положения, чина, титула. Для ускорения подготовки документов они создавались на напечатанных типо­графским способом бланках учреждений.

формуляр делового письма:

Первым его элементом был так называемый бланк фирмы. Он включал полное название пред­приятия с указанием его местонахождения, специальности, года основания, размера капитала, почтового и телеграфного адресов, номеров телефонов и текущих счетов в банках. Часто на бланке помещалось изображение производственных предприятий фирмы, полученных наград и т. п.

Кроме того, в формуляр входили дата (если один из корреспондентов находился за границей, то указы­валась двойная дата),

адресат,

внутренний адрес,

обращение,

со­держание,

подпись

отметка о приложениях к письму.

В СССР язык документов стал намного проще Из практики деловой переписки вы­тесняются рукописные тексты. Большая часть официальных писем этого периода напечатана на пишущих машинках. С 80-х гг. XX в. для ведения деловой переписки используются компьютеры

Для заверения подлинности печатного документа ставились печати Круглые печати ставились на документы отделов. Гербовую и круглые печати в СССР имели все государ­ственные учреждения и все массовые организации трудящихся. На печати указывается полное название учреждения, предприятия, организации и зачастую их адрес. На гербовой печати, кроме того, изображался герб СССР или союзной республики. Иногда по над­писи на печати, заверившей подпись под документом, можно ус­тановить корреспондента деловой переписки.

Наряду с печатью в учреждениях, организациях и предприяти­ях используются штампы. Основным является угловой штамп, ко­торый ставится на документе, составленном не на бланке. Угло­вой штамп включает: полное и сокращенное наименование уч­реждения, организации, предприятия, адрес, номер телефона, иногда — телеграфный адрес, число подписания документа и ис­ходящий номер. Если документ составлен на специальном блан­ке, то перечисленные сведения печатаются на нем