5. Що таке реквізити документа?

Кожний документ складається з окремих елементів — реквізитів. Розрізняють постійні й змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка; змінні — фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.

6. Які реквізити документа є обов’язковими?

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.

7. Що таке штамп? Яке його правильне розташування на документі?

Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа. Поздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститися на площі, відведеній для кутового штампа. Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити: "адресат", "гриф обмеження доступу до документа", "гриф затвердження", "резолюцію".

8. Яких норм слід дотримуватися при адресуванні документа?

Адреси адресата її адресанта зазначаються у такій послідовності:

1) ім'я, по батькові та прізвище адресата (для організацій — найменування підприємства, організації, установи);

2) вулиця, номер будинку, квартири;

3) населений пункт: номер відділення зв'язку;

4) район і область (у разі потреби).

На поштових відправленнях, адресованих "До запитання", на абонементну скриньку або до населених пунктів, що не мають назв вулиць і нумерації будинків, ім'я, по батькові та прізвище зазначаються повністю.

9. Що таке гриф обмеження та гриф затвердження?

Гриф обмеження доступу до документа - Розташовується з правого боку під кодом форми. Записується з середини рядка: "для службового користування", "таємно", "цілком таємно".

Гриф затвердження - Розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження - спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження:

— слово "ЗАТВЕРДЖУЮ";

— назва посади;

— особистий підпис;

— ініціали та прізвище особи, що затвердила документ;

— дата затвердження.

10. Що означає завізувати документ?

11. Які відомості містить резолюція?

Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, наведена в резолюції першою. Резолюція має силу розпорядчого документа , бо лише її керівник установи або його заступник (в особливих випадках або в разі відсутност і керівника).

12. Що таке формуляр документа?

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.

13. Що таке бланк документа? На яких аркушах паперу виготовляються бланки?

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називаєтьс я бланком. Кожна установа, організація, підприємство повинні мати два види бланків:

а) для листів;

б) для інших документів.

Бланки виготовляються двох форматів — А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм).

14. Які ставляться вимоги до оформлювання сторінки документа?

Організаційно-розпорядчі документи оформлюють на папері формату A4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм) (згідно з ГОСТ 9327). Можна використовувати папір формату A3 (297 х 420 мм) - для оформлювання документів у вигляді таблиць та А6 (105 х 148 мм)-для резолюцій.

Документи повинні мати такі береги: 30 - лівий; 10 - правий; 20 - верхній та нижній.

Текст документів, оформлених на папері формату A4, треба друкувати через 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюють одну від одної 1,5-2 міжрядковими інтервалами.