•письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.; другими словами, это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.

•письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу; иными словами, это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью поздравления человека либо организации по какому-то поводу: личному празднику либо достижению, государственному, корпоративному празднику и т.п.

•письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие; другими словами, это приглашение на какое-то мероприятие: конференцию, работу, собеседование, выставку, встречу, концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание и т.п.

•письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.; иными словами, это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу - организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу.

•письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу; иными словами, это выражение сочувствия по поводу какого-то печального события либо утраты: соболезнования по поводу смерти, аварии и т.п.

•сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

2.По функциональному признаку

•письма-ответы – ответы на инициативные письма;

•инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью;

•письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письморекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);

•письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

3.По признаку получателя

•циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно;

•обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

4.По композиционному признаку

•одноаспектные – рассматривают один вопрос;

•многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

5.По структуре

•регламентированные – составляются по определенному установленному образцу;

•нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

6.По форме отправления

•конвертные – отправленные с помощью почты в конверте;

•электронные – отправленные в электронном виде на e-mail;

•факсовые – отправленные по факсу.

Составление делового письма Перед тем, как написать деловое письмо, подумайте, какого конечного результата вы

хотите добиться: увеличить продажи, ускорить процесс оплаты, предложить сотрудничество, предъявить претензии, поздравить, пригласить и другое. В соответствии с этим и составляйте деловое письмо, стараясь максимально подчеркнуть свою цель.

Оформление делового письма Оформление делового письма осуществляется на фирменном бланке компании, где

должно быть указано наименование организации,адрес месторасположения, контактные телефоны, возможно e-mail, сайт, логотип.

Деловое письмо необходимо печатать с использованием полей: левое поле должно быть не менее 3 см (для подшивки документов), справа – не менее 1,5 см.

Шапка делового письма должна содержать наименование компании-получателя с указанием ФИО и должности лица-получателя (в правом верхнем углу).

В левом верхнем углу под шапкой делового письма указывается дата написания и регистрационный номер (исходящий). Если деловое письмо является письмом-ответом, то необходимо указать, на какой документ отвечает это письмо.

По мере необходимости после даты и номера документа указывается его заголовок.

Деловое письмо должно содержать обращение к получателю письма.

В конце делового письма должна присутствовать подпись отправителя (ФИО, должность, подпись).

Для официальной деловой переписки обычно применяют шрифт Times New Roman с 12-м размером шрифта и одинарным интервалом.

Ниже приведены примеры деловых писем:

Рисунок 3 – Пример гарантийного письма

Рисунок 4- Пример благодарственного письма