14.2. Области знаний (подсистемы) управления проектами

1. Управление содержанием (предметной областью) проекта определяет те процессы, которые обеспечивают включение в проект необходимых работ

Предметную область проекта определяют:

• цели,

• свойства и структура продукта(услуги)

• работы, которые должны быть выполнены для получения продукта

Основные методы и инструменты управления: анкетирование, интервью, экспертная оценка, структурное планирование, мозговой штурм, анализ отклонений от плана

Направления деятельности (процессы):

• разработка концепции

• определение предметной области проекта

• распределение работ

• установление отчетности

• введение системы контроля

• завершение проекта

2. Управление временем включает те процессы, которые обеспечивают своевременное завершение проекта на основе разработанного расписания.

Основные методы и инструменты управления – метод сетевого планирования, структурное планирование, экспертная оценка, оценка по аналогам, выравнивание загрузки ресурсов, программное обеспечение

Направления деятельности (процессы):

• определение состава операций (работ) для получения различных результатов проекта;

• определение взаимосвязи операций;

• оценка длительности операций;

• календарное планирование - составление расписания исполнения проекта с учетом длительности операций и потребности в ресурсах;

• базовое расписание

• контроль временем в проекте

• управление изменениями расписания проекта

3. Управление стоимостью включает процессы, обеспечивающие завершение проекта в рамках утвержденного бюджета.

Основные методы и инструменты управления: метод сетевого планирования, метод освоенного объема, методы определения эффективности инвестиций, экспертная оценка, оценка по аналогам, программное обеспечение

Направления деятельности (процессы):

• оценка и прогнозирование стоимости каждой работы и проекта в целом

• разработка и анализ бюджета

• контроль стоимости проекта

• функционально-стоимостной анализ

• управление стоимостью

4. Управление качеством включает процессы, которые обеспечивают удовлетворение потребности внешнего рынка по производимому продукту.

Основные методы и инструменты – стандарты, нормативы, требования, система контроля и поддержки, бенчмаркинг, контрольные карты и пр.

Направления деятельности (процессы):

• планирование качества – определение стандартов качества, которые соответствуют проекту, и средств реализации этих стандартов;

• обеспечение качества – регулярная общая оценка исполнения проекта для подтверждения того, что проект удовлетворяет принятым стандартам качества;

• контроль качества – контроль с целью проверки соответствия промежуточных результатов принятым стандартам качества и определение путей устранения причин неудовлетворительного исполнения.

5. Управление человеческими ресурсами включает процессы, необходимые для наиболее эффективного использования людей в проекте.

Основные методы и инструменты управления:

• неформальные (психологические и социологические): межличностные отношения, система мотивации, признание заслуг и вознаграждение, урегулирование конфликтов

• формальные: оценка и оплата труда, трудовое законодательство и регулирование, должностные инструкции, оценка эффективности работы команды

Направления деятельности (процессы):

• организационное планирование – определение, документирование и назначение проектных ролей, ответственностей и отношений отчетности;

• набор и развитие команды – развитие индивидуальной и групповой компетентности с целью улучшения выполнения проекта:

• управление командой – наблюдение и обсуждение, урегулирование конфликтов, межличностные отношения

6. Управление коммуникациями (взаимодействием) включает процессы, необходимые для своевременной и соответствующей подготовки, сбора, распределения, хранения и конечного использования проектной информации. Обеспечиваются связи между людьми, идеями, информацией, которые необходимы для достижения успеха.

Основные методы и инструменты: формальные (информационные технологии) и неформальные (межличностные контакты)

Направления деятельности (процессы):

• определение заинтересованных сторон

• планирование коммуникациями – определение потребностей участников проекта в информации и взаимодействии: кому и какая информация нужна, когда она необходима и как будет предоставляться.

• распространение информации – своевременное обеспечение участников проекта необходимой информацией;

• отчетность по исполнению – сбор и распространение информации по исполнению (отчеты о текущем состоянии, измерение хода исполнения работ и прогнозирование)

• административное завершение – подготовка, сбор, распространение информации с целью формализации завершения фазы или проекта.

7. Управление закупками проекта включает процессы, обеспечивающие приобретение продуктов или услуг из внешней среды

Основные методы и инструменты: неформальные (стратегия контрактной деятельности) при регулировании отношений с заказчиком и поставщиками и формальные ( законы, договоры)

Направления деятельности (процессы):

• планирование закупок – документирование требований к продукту и определение потенциальных поставщиков;

• получение предложений – получение расценок, заявок от потенциальных поставщиков;

• выбор поставщиков;

• планирование контрактов – определение предмета и сроков поставки;

• управление закупочной деятельностью – процесс управления отношениями с поставщиками, контроль исполнения контрактов и, при необходимости, внесения изменений и корректив

• закрытие контрактов – завершение и проведение взаиморасчетов по контрактам

8. Управление риском – это процесс идентификации, анализа и реагирования на проектные риски.

Риск – непредвиденное событие, воздействующее на проект

Угроза – это последствия, возникающие в проекте в результате воздействия риска

Характеристика риска

вероятность появления события,

обобщенная оценка риска(вероятность риска и его влияния),

оценка ущерба

Методы и средства – формальные (расчеты, компьютерная технология)

Направления деятельности (процессы):

• планирование управления рисками- определение подходов и планирование действий по управлению рисками;

• идентификация рисков – определение рисков, способных повлиять на проект и документирование их характеристик;

• качественный и количественный анализ рисков – оценка вероятности и последствий рисков и их влияния на цели проекта;

• планирование реагирования на риски – разработка процедур и методик для увеличения возможностей и снижения угроз для целей проекта;

• мониторинг и управление рисками – мониторинг оставшихся рисков, идентификация новых рисков, исполнение планов по снижению рисков

Пример. Риски и угрозы в ИТ-проектах

Риск	Угроза	Мероприятия по снижению риска
Риски человеческого фактора
Нежелание осваивать ИТ	Напряженность в коллективе	Разработка системы мотивации
Сложность освоения ИТ	Высокие требования к персоналу	Квалифицированная доступная информация Организация учебных курсов
Сопротивление руководителей	Невозможность успешного внедрения	Правильная технология внедрения. Подбор команды внедрения
Организационные риски
Недостаточная поддержка руководством	Увеличение сроков и стоимости	Выделение ответственного лица со стороны руководства
Недооценка сложности проекта	Снижение качестве при попытке уложиться в ограничения по срокам и бюджету	Продумать уровень детализации планирования использования резервов