Тема 8. Проектный офис. Управление портфелем проектов
Цели и задачи:
сформировать представление о проектном офисе, его целях и задачах;
сформировать представление о назначении и особенностях управления портфелем проектов:
познакомить с возможностями, которые приносит информатизация проектного офиса.
Содержание
8.1. Назначение проектного офиса
8.2. Информатизация проектного офиса на базе сетевой информационной технологии
8.1. Назначение проектного офиса
Проектный офис – инфраструктура, обеспечивающая реализацию проекта или портфеля проектов в рамках стандартов методологии управления проектов. Это комплекс рабочих мест.
Портфель проектов – совокупность проектов, отобранных в компании в соответствии со стратегическим планом ее функционирования и развития.
Управление портфелем - постоянный процесс определения, установки приоритетов и инвестирования в проекты в соответствии с корпоративной стратегией.
Проектные портфели управляются так же, как и финансовые
Необходимо оценивать и анализировать эффективность портфеля
Основные принципы организации проектного офиса:
Помещение: дизайн, внутренняя отделка, обустройство мебелью и пр.
Оргтехника: устройства для организации документооборота, ксероксы, проекторы, средства безопасности, хозяйственный инвентарь и пр.
Компьютерные комплексы и средства связи: сетевое оборудование, компьютеры, серверы, принтеры, телефонные станции, телефонные аппараты, мобильные телефоны, факсы и пр.
Архитектура проектного офиса – многоуровневая система:
1-й уровень – планирование и мониторинг конкретных проектов
2-й уровень – формирование портфеля проектов
3-й уровень – решение задач корпоративной политики развития компании
Структура проектного офиса (основные направления деятельности)
Проектный
офис
Аналитический отдел
Архив
Методологический отдел
Назначение методологического отдела – внедрение методологии и стандартов управления проектами в компанию; обучение и консультация по УП сотрудников компании.
Назначение аналитического отдела – анализ деятельности по проектам на протяжении их жизненного цикла.
Назначение архива – хранение различных документов по выполненным проектам, поддержание базы знаний по проектной деятельности.
Основные достоинства проектного офиса:
Независимость менеджеров от функциональных руководителей, что обеспечивает:
- объективность оценок хода проекта и роли каждого подразделения
- исключает негативные факторы, связанные с давлением на менеджера
Прямое подчинение ПО руководству обеспечивает систему качества УП (мониторинг, экспертиза, аудит)
Обеспечивает создание корпоративной методологии УП и развитие профессиональной компетентности
Типичные проблемы крупных компаний при управлении портфелем проектов:
Несовместимое управление проектами негативно влияет на качество результатов и соблюдение общих сроков/бюджета
Многочисленные нарушения сроков/бюджетов проектов негативно влияют на прибыльность организации
Неаккуратное ведение отчетности о проектах не позволяет отслеживать состояние проектов и портфеля проектов
Невозможность отслеживать проектные риски и проблемы и оперативно реагировать на них