Задание 2. Access. Формы и основные операции в таблице

Запустите Access и откройте вашу базу данных, которую вы создали в лабораторной работе 1.

Работа с формами

Access позволяет организовать удобный и интуитивно понятный интерфейс пользователя для работы с данными с помощью форм. Формами называются настраиваемые диалоговые окна, сохраняемые в базе данных в виде объектов специального типа. Формы представляют более удобный способ просмотра и правки, чем режим Таблицы. В форме отображается одна запись, что позволяет сосредоточиться на ней и предотвратить ошибки ввода.

1. Автоматическое создание формы

Самым простым способом создания формы является автоматический. Автоматически созданная форма включает все поля в выбранном источнике данных.

2. Создание формы при помощи Мастера форм

С помощью мастера можно создавать формы на основе одной таблицы и более сложные формы на основе нескольких таблиц и запросов, имеющие подчиненные формы. Намного проще и быстрее создавать формы с помощью Мастера, а затем усовершенствовать их с помощью Конструктора.

Для создания формы при помощи мастера на вкладке Создание в группе Формы щелкните Другие формы, а затем в списке щелкните пункт Мастер форм. В диалоговом окне Создание форм в списке Таблицы и запросы выберите таблицу Оборудование. Из списка Доступные поля переместите все поля в список Выбранные поля кнопкой >> и нажмите кнопку Далее. В следующем окне диалога выберите для формы стиль Ленточный и щелкните на кнопке Далее. В списке третьего окна выберите понравившийся вам вариант оформления и нажмите кнопку Далее. В последнем окне мастера введите название формы, установите переключатель на Открытие формы для просмотра и ввода данных, если он не был установлен, и нажмите кнопку Готово. Откроется форма, которую вы создавали. Так как в таблице Оборудование уже были сделаны записи, то вы сразу же их увидите в форме. Просмотрите все записи через форму, которые есть в таблице. Установите 6 запись и внесите данные (свои), используя уже эту форму, а затем закройте форму.

Создайте самостоятельно форму с использованием режима Мастер на основе таблицы Клиенты, только форму выберите Табличную.

3. Создание формы при помощи режима Конструктор

Недостаток форм, создаваемых мастером, является то, что они однообразны и не содержат пояснительных записей. Чтобы приукрасить форму и расположить поля более удобным образом, следует воспользоваться конструктором форм, который позволяет передвигать и масштабировать элементы формы, связывать их с источником данных и настраивать любые другие параметры формы.

Для создание формы в режиме Конструктор на вкладке Создать в группе Формы выберите Конструктор форм. В окне конструктора присутствует пустая форма с разметочной сеткой (Область данных), вертикальные и горизонтальные линейки, помогающие позиционировать объекты. На вкладке Конструктор присутствует также панель Элементы управления (Toolbox), необходимая для добавления элементов на форму. Для связывания формы с источником данных вызовите контекстное меню свободного места окна конструктора форм или используйте вкладку конструктор группа Сервис и выберите кнопку Страница свойств. В открывшемся новом диалоговом окне Окно Свойств выберите вкладку Данные и щелкните на стрелке поля Источник записей. Откроется список таблиц, выберите из него таблицу Клиенты. Откроется небольшое окно со списком полей этой таблицы. Используя технологию Drag & Drop, перетащите названия полей в область данных формы. При этой операции Access создает элемент управления поле, а также подпись для каждого названия. Поле и подпись связаны между собой, для их перемещения по полю их предварительно выделяют двойным щелчком мыши. Если необходимо перемещать эту связку вместе, то наводят курсор на этот объект, курсор становится в виде открытой ладони руки, если необходимо перемещать их по отдельности, то курсор устанавливают на верхний черный прямоугольник и указатель принимает вид сжатой ладони в кулак с указательным пальцем.

Разместите поля на поле как вы найдете нужным. Увеличьте размеры присоединенной надписи и связанного поля (выделите и растащите, предварительно установив указатель на один из маркеров выделения).

Проведите оформление новой формы: выделите созданные объекты (С помощью панели форматирование) и установите для них цвет заливки, цвет текста, цвет линии, толщину линии, используя соответствующие кнопки на панели инструментов, щелкните в области данных, выведите контекстное меню и выберите цвет фона. Изменение формата формы можно также выполнить кнопкой Автоформат на панели инструментов.

Добавьте в форму заголовок и примечание, для этого выберите во вкладке Конструктор-Заголовок. Щелкните на кнопку Надпись в группе Элементы управления. Растяните прямоугольник мышью в разделе Заголовок формы и введите название формы Список клиентов.

Отформатируйте заголовок формы, для этого выделите надпись в области заголовка, откройте контекстное меню выделенного объекта, выберите пункт Свойства, выберите вкладку Все, далее выберите тип фона и цвет, оформление, цвет текста, размер шрифта, насыщенность и курсив. После выбранных свойств закройте диалоговое окно. Если текст в надписи не виден, то увеличьте рамку надписи. Выберите цвет фона в области заголовка.

Выделите область примечания. Вставьте в область примечания рисунок (Элементы управления-свободная рамка объекта‑Microsoft Clip gallery). Выделите объект рисунка, откройте его контекстное меню, выберите пункт Свойства, Вкладка Все выберите пункт Установка размеров, откройте его список и выберите пункт Вписать в рамку. Установите: тип фона - прозрачный, тип границы - отсутствует, цвет границы подберите равный цвету фона.

Используйте режим Формы для временного выхода из режима конструктора и просмотрите форму, если что-то вас не устраивает в ней, то вернитесь обратно в режим конструктора и исправьте, а затем закройте окно формы с сохранением ее под именем Клиенты

Работа с таблицами

Работа с таблицей предусматривает редактирование и форматирование самой таблицы, а также ее данных, осуществление поиска данных, сортировки, установку связей между таблицами и фильтрацию данных.

1. Вставка, удаление и переименование полей таблицы в режиме Конструктор

Откройте таблицу Оборудование в режиме Конструктор. Перед полем Цена вставьте новое поле с используя вкладку Конструктор группа Сервис-Вставить строки. Введите название поля Название фирмы поставщика и тип этого поля – текстовый. Затем переименуйте название этого поля на Фирма‑поставщик. Для этого установите курсор на имени этого поля и введите новое имя или отредактируйте старое. Для удаления поля в таблице выделите строку с этим полем и нажмите клавишу Delete или используйте контекстное меню или группа Поля и столбцы и команду Удалить. Удалите вновь вставленное поле в этой таблице. Закройте таблицу с сохранением изменения.

2. Вставка, удаление и переименование полей таблицы в режиме Таблица

Откройте таблицу Оборудование в режиме Таблица. Выделите столбец Название (щелчок левой кнопкой мыши на имени поля), выведите контекстное меню этого столбца и выбрать команду Переименовать и введите новое имя Наименование.

Выделите тот столбец в таблице, перед которым нужно вставить новый, т. е. Цена и из контекстного меню выбрать команду Добавить столбец или Режим таблицы-Поля и столбцы-Вставить. Удалите вновь вставлены столбец, для этого его выделите и в контекстном меню выберите команду Удалить столбец.

3. Операции с записями таблицы

Находясь в режиме Таблицы осуществлять перемещение по записям можно используя кнопки, расположенные на нижней границы окна таблицы. Назначение этих кнопок следующее: |< - перемещение на первую запись, < - на предыдущую запись, > - на следующую запись, >| - на последнюю запись, >* - создание новой записи.

Используя эти кнопки перейдите с 1-ой записи на последнюю, с последней на предпоследнюю и так до первой, а затем на вторую.

Существую три операции с записями: добавление, изменение и удаление. Существует несколько вариантов добавления записи в таблицу:

• Вкладка Таблица группа Запись кнопка Создать;

• переместить указатель на запись в таблице, отмеченную в области выделения звездочкой;

• из контекстного меню выбрать команду Новая запись.

Откройте таблицу Сотрудники и добавьте несколько записей, используя три из приведенных способов.

Измените одну из вновь введенных записей, предварительно установив на нее указатель и ввести новы данные. Для перехода на следующее поле нажимают клавишу Tab.

Удалите те записи в таблице Сотрудники, которые вы вновь ввели, используя один из способов: кнопка Удалить на панели инструментов или одноименная команда в контекстном меню, а также команда Удалить из группы Поля и столбцы или кнопка Delete.

4. Сортировка данных в таблице

Откройте таблицу Необходимое оборудование и произведите сортировку записей по полю Название. Для этого вам необходимо выделить данный столбец, щелкнув левой кнопкой мыши на его названии. И далее, используя контекстное меню или соответствующую кнопку на панели инструментов выберите тип сортировки (по возрастанию или убыванию) - по возрастанию. Произведите сортировку и для столбцов с именами Цена и Код заказа.

5. Поиск данных в таблице

Осуществите поиск соответствующих записей в таблице Необходимое оборудование, в одном из полей которой введено название оборудования «Задвижка». Для этого во вкладке Главная в группе Найти выберите кнопку Найти. В открывшемся диалоговом окне Поиск введите образец поиска и включите или уберите нужные флажки. Нажмите кнопку Найти. После первой найденной записи, нажмите кнопку Найти далее. Завершите операцию поиска.

6. Организация связи таблиц с использованием Схемы данных

Когда вы осуществляли ввод данных, используя Мастер подстановок, то в ваших таблицах автоматически устанавливалась связь по соответствующим полям. Посмотреть установившуюся связь можно, нажав кнопку Схема данных в группе Показать или скрыть во вкладке Работа с базами данных. В открывшемся окне показаны все таблицы, между которыми установлена связь. Таблицы можно перемещать по полю мышкой для более удобного способа расположения связей. Удалите таблицу Оборудование из схемы. Для этого первоначально удалите линию связи между полями Код оборудования таблицы Оборудование и Название оборудования в таблице Необходимое оборудование. Затем выделите таблицу Оборудование и удалите эту таблицу, используя команды Удалить.

Затем снова добавьте эту таблицу в схему, используя пункт Добавить контекстного меню окна схемы. В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы во вкладке Таблицы выберите таблицу Оборудование и нажмите кнопку Добавить и закройте окно. Установите связь между полями Код оборудования (табл. Оборудование) и Название оборудования (табл. Необходимое оборудование), перетащив мышкой одно поле на другое. В момент отпускания кнопки мыши создается связь.

7. Изменение макета таблицы

Изменение порядка расположения столбцов

Чтобы изменить порядок расположения столбцов, его необходимо выделить и перетащить левой кнопкой мыши в нужное место и опустить кнопку. Осуществите эту операцию на любой таблице.

Оформление таблицы

Для оформление вашей таблицы можно по желанию использовать сетку или нет. Для этого в режиме Таблиц выделите название таблицы (например Сотрудники) и выберите вкладка Главная и установите цвета для фона, сетки и шрифта, а также линии сетки (установите или уберите флажки по вертикали и горизонтали).

Скрытие столбцов таблицы

Скройте несколько столбцов таблицы Сведения о предприятии. Для этого используйте либо перетаскивание правой границы поля до совмещения с левой, либо команды контекстного меню Скрыть столбцы. Для отображения скрытых столбцов используйте в режиме таблицы, щелкните правой кнопкой мыши любое место в строке заголовка) и выберите команду Отобразить столбцы. В диалоговом окне Отображение столбцов установите флажки напротив тех полей, которые нужно восстановить, и нажмите кнопку ОК.

8. Отбор данных с использованием фильтра

В Access используется четыре способа отбора записей: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, поле Фильтр для и расширенный фильтр.

Фильтр по выделенному фрагменту

В таблице Заказы на работы осуществите отбор записей, код клиента которых начинается на букву С. Для этого в поле Код клиенты третьей записи выделите первую букву С. Затем выберете вкладка Главная-Фильтр‑Выделение. В результате этого получите таблицу, в которой будут записи, название кода клиента которых начинается на букву С. Для последующей работы со всем записями таблицы ‑ отмените фильтр. Для этого на вкладке Главная выберите Применить фильтр или воспользуйтесь командой контекстного меню Снять фильтр.

Использование Фильтра для. Используйте этот тип фильтра для таблицы Заказы на работы. Для этого таблица должна быть открыта в режиме Таблицы. Зетем щелкните правой кнопкой мыши на значении поля, для которого нужно указать условие отбора, в частности на поле Белова. Откроется контекстное меню, в котором щелкните левой кнопкой мыши на пункте Фильтр для и введите вручную значение условия отбора. В данном случае фамилию Белова и нажмите клавишу Enter (для закрытия контекстного меню) или клавишу Tab (контекстное меню остается открытым). При открытом контекстном меню можно вводить в поле Фильтр для новые значения и по нажатию клавиши Tab обновлять содержимое выборки.

Использование обычного фильтра

В таблице Заказы на работы выберите те номера заказов, которые выполняла Белова. Для этого на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно, а затем выберите команду Изменить фильтр.. В поле Код сотрудника откройте список и выберите пункт Белова. Затем выполните команды Фильтр‑Применить фильтр. Получите результирующую таблицу. Удалите фильтр.

Выполните еще раз обычный фильтр для поля Код сотрудника. Результатом отбора должны быть фамилии Белова и Новиков. Здесь будет применена логическая операция Или, т. е. все повторяете точно также как и с Беловой (в предыдущем случае), но после выбора этой фамилии щелкаете на Или внизу окна и в списке этого же поля выбираете еще и фамилию Новиков. Затем применяете фильтр. Получаете результирующую таблицу с отобранными этими двумя фамилиями. Удалите фильтр.

Использование расширенного фильтра

В таблице Оборудование выберите те элементы, цена которых > 10 рублей. Для этого выберите вкладку Главная-Сортировка и фильтр-Дополнительно-Расширенный фильтр. Перенесите название поля Цена в строку Поле во второй половине окна. В строке Условие отбора введите >10. Затем выполните Применить фильтр . Получите результирующую таблицу. Сохраните ее в виде запроса. Для этого выполните еще раз вкладку Главная-Сортировка и фильтр-Дополнительно-Расширенный фильтр. В контекстном меню выберите команду Сохранить как запрос и введите имя запроса. Закройте окно фильтра без перезаписи таблицы и в окне базы данных в режиме Запросы просмотрите сохраненный запрос.

При использовании расширенного фильтра часто используются логические операции (And – логическое И, Or – логическое Или, Not – логическое отрицание). В этой же таблице Оборудование выберите только то оборудование, цена которого >10, но <20 рублей. Для этого при открытой таблице вызовите Расширенный фильтр (Главная-Сортировка и фильтр-Дополнительно-Расширенный фильтр.), перенесите поле цена в строку Поле. В строке условия отбора введите запись >10 And <20. Сохраните этот фильтр как запрос (Сохранить как запрос).Позакрывайте окна фильтра и таблицы, а на вкладке Запросы откройте и просмотрите только что созданный запрос.

Завершение работы с базой данных

Завершите работу с Access. Копию файла базы данных сделайте на свою дискету.

Контрольные вопросы

1. Дайте понятие формы и ее предназначения.

2. Какие способы создания форм вам известны?

3. Как создать автоматическую форму?

4. Как создать форму при помощи мастера?

5. Как создать форму при помощи конструктора?

6. Какие операции включает в себя процесс редактирования?

7. Как вставить, удалить или переименовать поля в режиме Конструктор?

8. Какие операции можно осуществить с записями таблицы?

9. Как вставить , удалить или переименовать поля в режиме Таблица?

10. Как осуществляется сортировка данных в таблице и по каким критериям?

11. Как произвести операции выделения, копирования, вставки данных в поля таблицы?

12. Как осуществляется поиск в базе данных?

13. Что такое связь в таблицах, как она устанавливается и для чего нужна?

14. Как осуществляется установка связи в таблице с использованием схемы таблиц?

15. Что включает в себя операция изменения макета таблицы?

16. Как осуществить изменение размеров поля, изменение порядка расположения столбцов?

17. Как скрывать и обратно восстанавливать скрытые столбцы?

18. Как скрыть или установить разновидности сетки в таблице базы данных?

19. Дайте понятие фильтра и какие виды фильтров существуют?

20. Как установить Фильтр по выделенному?

21. Как установить Фильтр для?

22. Как установить Обычный фильтр?

23. Как установить расширенный фильтр?

24. Как строится выражения для расширенного фильтра?

25. Как сохранить расширенный фильтр в виде запроса?

.