4.2. Подача заявки

В органе по сертификации процедурой сертификаций занимаются эксперты, аккредитованные в системе сертификации ГОСТ Р, имеющие сертификат компетентности экспертов и регистрационный номер. Сертификат компетентности выдается сроком на 3 года, регистрационный номер остается неизменным в течение всей деятельности эксперта. В качестве заказчика может выступать любое юридическое или физическое лицо, желающее получить сертификат соответствия на продукцию, работу или услугу. Заказчиком может быть либо производитель, либо продавец (отечественный или зарубежный). Процедура сертификации начинается с ознакомления с документами и определения группы однородной продукции, а также с выбора схемы сертификации [17].

Рассмотрим вариант, когда в качестве заявителя обращается в орган по сертификации производитель из Российской Федерации. Заказчик представляет в орган по сертификации следующие документы:

– копии учредительных документов (копии свидетельства о регистрации фирмы или частного предпринимателя, документа о постановке на налоговый учет, регистрационную карту с указанием ИНН, ОКПО и т.д., а также копию устава, которая может быть представлена не полностью, но обязательно содержать первый и последний листы, а также листы, на которых зафиксирована сфера деятельности). Копии документов заверяются непосредственно заявителем, подписываются руководителем и ставится печать предприятия;

• документы, регламентирующие производство (ГОСТы, ТУ, ТО и т.д.), определяется схема сертификации: либо 3, либо 3а. Схема 3а предусматривает анализ производства. Если принимаем схему 3, то такой анализ не проводится, а стабильность производства оценивается по документам. Анализируются документы, регламентирующие технологические процессы, нормативную документацию, входной и выходной контроль, техническая документация, метрологическое обеспечение. Обязательно предоставляются любые документы, касающиеся качества продукции (сертификаты на продукцию и сырье, протоколы испытаний и другие).

После предоставления этих документов экспертом проводится их анализ. Схема 3а предусматривает обязательный выезд экспертов на производство, который осуществляется после анализа документов и принятия решения о возможности проведения процедуры сертификации с анализом производства.

При выдаче сертификата сроком более чем на 1 год (максимальный срок выдачи сертификата 3 года) предусматривается проведение инспекционного контроля не реже одного раза в год [17].

В случае, если производитель зарубежный, он оформляет доверенность на российскую фирму или физическое лицо с правом проведения всех видов работ, связанных с сертификацией и получением гигиенического заключения. На доверенности ставится печать зарубежной фирмы и доверенность подписывается генеральным директором. Доверенность оформляется либо на английском языке, либо на языке производителя, но с обязательным переводом на русский язык. Перевод должен быть выполнен профессиональным переводчиком, иметь подпись и печать. Также оформляется гарантийное письмо от производителя, в котором указывается адрес предприятия, где осуществляется производство, и, если компания транснациональная, перечисляются все страны и адреса филиалов компании. Приводится краткое описание производимой продукции и даются гарантии экологической безопасности продукции и ее соответствия по качеству требованиям европейских или национальных стандартов. Письмо подписывается генеральным директором и заверяется оригинальной печатью фирмы.

Уполномоченное по доверенности лицо предоставляет в орган по сертификации все юридические документы с доверенностью и гарантийным письмом, а также документы о регистрации фирмы производителя, сертификаты происхождения, документы, касающиеся производства и обеспечения качества, а также безопасности продукции, и, если имеются, сертификаты серии ИСО-9000. Желательно также представить в орган по сертификации национальные сертификаты и протоколы испытаний страны – изготовителя.

Эксперт по согласованию с заказчиком выбирает схемы 3 или 3а.

В случае, если заявитель – продавец, он может быть представлен в лице коммерческой структуры или частного предпринимателя или физического лица. Заявитель предоставляет в орган по сертификации учредительные документы (копии), заверенные печатью фирмы и подписанные генеральным директором. Далее предоставляются документы, подтверждающие легальность появления продукции на российском рынке и производство товаров данной фирмой – производителем. К этим документам относятся сертификаты происхождения, накладные, товарные чеки, инвойсы (копии, заверенные печатью заявителя).

Заявитель предоставляет также документы о количестве приобретенного или поставляемого в течение определенного времени товара – контракты, договоры купли-продажи и т.д. По возможности заявитель предоставляет документы, подтверждающие качество и безопасность продукции, к которым относятся сертификаты систем качества на соответствие стандартам серии ИСО-9000, протоколы испытаний (желательно аккредитованных риссийских и европейских лабораторий). Затем определяется схема процедуры сертификации: схема 7 предусматривает процедуру сертификации на партию продукции, при этом вся партия продукции должна предъявляться эксперту на складе заявителя [17].

В этом случае сертификаты выдаются (после прохождения всех обязательных этапов процедуры сертификации) без проставления даты срока действия, т.е. он будет действителен в течение всего срока реализации данной партии, или по сроку годности продукции. Заявитель предоставляет копию государственной регистрации на данный вид продукции.

Перечень товаров, подлежащих государственной регистрации, приведен в Приложении 2.

Схемы 1 или 1а предусматривают серийный выпуск продукции в соответствии с контрактом продавца и производителя, когда продукция будет производиться малыми сериями в течение ограниченного срока. При этом объем выпуска определен и зафиксирован в договоре купли-продажи или в контракте. Если выбирается схема 1а, то в этом случае предусматривается анализ производства.

Схемы 2 и 2а выбираются в случае, когда, в соответствии с контрактом или с другим аналогичным документом осуществляется серийный выпуск продукции в течение длительного времени и большими сериями и объем выпуска не ограничивается. Схема 2а предусматривает анализ производства.

В органе по сертификации составляется досье по каждому заявителю. На титульном листе указываются:

• организация-заявитель с указанием контактного телефона;

• организация-изготовитель (страна и адрес);

• продукция, которая заявлена на подтверждение соответствия.

В соответствии с перечнем продукции, подлежащей обязательной сертификации или подтверждению соответствия путем подачи заявки декларации, определяют, подлежит ли данный вид продукции обязательной сертификации или декларированию. Если нет, то такая продукция может пройти процедуру оценки соответствия при добровольной сертификации (по желанию заявителя).

После разделения заявленной продукции по группам однородной продукции определяют, какому виду подтверждения соответствия она подлежит, и определяют номенклатуру показателей, на соответствие которым будет проводиться процедура сертификации. При обязательном подтверждении соответствия в качестве нормативной документации могут использоваться только ГОСТы или СанПиНы.

При добровольной сертификации номенклатура показателей определяется заявителем по согласованию с экспертом на соответствие ГОСТу, ОСТу, ТУ, ТО и др.

При обязательной сертификации номенклатура определяется перечнем показателей, зафиксированных в перечне продукции, подлежащей обязательной сертификации или декларированию.

Каждому досье присваивается свой номер, который заносится в реестр.