4. Основные этапы подготовки текстового документа.

Основными этапами подготовки текстовых документов являются:

· набор текста;

· редактирование текста;

· ведение архива текстов;

· печать текста.

Не все операции можно четко отнести к конкретному этапу подготовки документа. Если присутствует этап набора и редактирования, то лучше перед печатью выполнить этап записи текста на внешнее запоминающее устройство.

Набор текста. Очередной символ отображается на экране в позиции курсора, а курсор перемещается на одну позицию вправо. Большинство редакторов хранит весь вводимый текст в оперативной памяти.

Редактирование текста. При использовании ПК и текстовых редакторовэтап печати документа отделен от этапов набора и редактирования.

Этап редактирования состоит из операций:

· перемещения курсора;

· просмотра текста;

· вставки символов, строк, фрагментов;

· замены символов, строк, фрагментов;

· удаления символов, строк, фрагментов;

· перемещения символов, строк, фрагментов;

· поиска по образцу или по месту;

· контекстной замены;

· форматирования абзацев.

Операции редактирования делятся на:

· операции редактирования над символами;

· операции редактирования над строками;

· операции редактирования над фрагментами;

· операции поиска и замены;

· операции форматирования.

Печать текста. Этап печати состоит из операций подготовки текста к печати и собственно печати.

К операциям подготовки текста к печати относятся:

· разделение на страницы;

· нумерация страниц;

· изменение шрифта;

· выделение элементов текста при печати;

· задание заголовка и подножия страницы.

Существуют “мягкие” и “жесткие” разделители страниц.

Всегда перед распечаткой вновь подготовленного текста желательно сделать пробную распечатку текста на экране дисплея.

5. Правила ввода текста. Средства автоматизации ввода текста (ms Word).

Ввод текста начинается с позиции, на которой установлен курсор. Для ввода текста используется клавиатура. При вводе текста осуществляется автоматический переход к

следующей строке при заполнении предыдущей, при этом осуществляется перенос: по словам или по слогам, если установлен соответствующий режим.

Расстановка переносов. При нажатии Enter текстовый курсор перемещается в начало следующей строки независимо от положения на строке.

Как правило, текст вводится в режиме вставки и очень редко в режиме замены. Текущий режим работы отображается индикатором ЗАМ в строке состояния (если буквы черные - включен режим замены символов). В процессе набора текста Word может автоматически исправлять опечатки или ошибки в правописании. Некоторые типичные опечатки исправляются сразу после того, как ставится пробел в конце слова, если включен режим "Автоматически исправлять орфографические ошибки» (Сервис -> Автозамена)

Слова, в которых допущена орфографическая ошибка, программа подчеркнет красной волнистой линией. Это происходит благодаря функции автоматической проверки орфографии, которая по умолчанию всегда включена.

Завершив ввод текста, можно щелчком правой кнопки мыши на слове с ошибкой вызвать контекстное меню объекта, которое позволит:

• выбрать из предлагаемых слов в нижней части меню правильный вариант;

• выбрать команду Пропустить или Заменить;

• выбрать команду Правописание.

Если контекстное меню не предлагает никаких вариантов, необходимо щелкнуть на неправильно написанном слове и исправить ошибку самому.

Средства автоматизации ввода текста

К ним относятся стили и шаблоны

Стиль оформления – это именованная совокупность настроек параметров шрифта, языка, абзаца и некоторых элементов оформления абзаца (линий и рамок). Стиль позволяет быстро форматировать фрагменты текста и абзацы, что экономит время.

В ворде есть 2 типа стилей: стили символов и абзацев

Создание стиля:

1) развернуть окно «стили» и внизу нажать на кнопку «создать стиль» (крайняя левая), раскроется окно

2) в поле «имя» задать имя стиля, в поле-списке – «символ» или «абзац» (смотря что вы создаете)

3) нажать «ок»

Созданный стиль добавить к списку стилей в окне «стиль» , нажать на кнопку «применить»

Если фрагмент текста предварительно не оформлены, то нажмите на «формат» для установления необходимых параметров.

Для присвоения стиля символам или абзацам их надо выделить, выбрать стиль и щелкнуть по нему мышью.

Шаблон – это совокупность стилевых настроек, хранящихся отдельно от документов.

Создание шаблона:

1) нажать на кнопку «office» (вверху крайняя левая большая круглая, над значком «вставить»), там выбрать «создать», в окне выбрать «мои шаблоны», переставить флажок в положение «шаблон» и нажать ок.

2) настроить параметры и сохранить как шаблон ворд (*.dot)