5.4.2. Работа с формами

Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя в приложениях Access. Хорошо разработанные формы позволяют работать с приложением даже неподготовленному пользователю.

Чаще всего формы создаются в следующих целях:

• ввод и редактирование данных – это наиболее распространенный способ использования форм. Формы обеспечивают вывод на экран данных в удобном для пользователя виде;

• управление ходом выполнения приложения – в этом случае формы используются для запуска макросов;

• вывод сообщений – с помощью форм можно вывести на экран информацию, предупреждение или сообщение об ошибках;

• печать информации – несмотря на то, что для печати информации чаще всего используются отчеты, можно напечатать информацию, содержащуюся в форме.

Формы позволяют задавать два различных набора параметров: один – для вывода формы на экран, а другой – для вывода на печать.

Для создания формы следует в окне базы данных перейти на вкладку Создание и нажать кнопку Форма или Конструктор форм, или Мастер форм.

1. Создание формы инструментом Форма

С помощью инструмента Форма можно создать форму одним щелчком мыши. При использовании этого средства все поля базового источника данных размещаются в форме. Можно сразу же начать использование новой формы либо при необходимости изменить ее в режиме макета или конструктора.

• В области навигации щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме.

• На вкладке Создать в группе Формы нажмите кнопку Форма.

Будет создана новая форма и отображена в режиме макета. В режиме макета можно внести изменения в структуру формы при одновременном отображении данных. Например, при необходимости можно настроить размер полей в соответствии с данными.

Если Access обнаруживает одну таблицу, связанную отношением один-ко-многим с таблицей или запросом, который использовался для создания формы, оно добавляет таблицу данных в форму, основанную на связанной таблице или запросе. Например, если создается простая форма, основанная на таблице Сотрудники, и между таблицами Сотрудники и ЗАКАЗЫ определено отношение "один-ко-многим", то в таблице данных будут отображаться все записи таблицы ЗАКАЗЫ, относящиеся к текущей записи сотрудника. Если таблица данных в форме не нужна, ее можно удалить. Если имеется несколько таблиц, связанных отношением "один-ко-многим" с таблицей, которая использовалась для создания формы, то Access не добавляет таблицы данных в форму.

2. Создание формы Разделенная форма

Разделенная форма позволяет одновременно отображать данные в двух представлениях — в режиме формы и в режиме таблицы.

Разделенная форма отличается от сочетания формы и подчиненной формы тем, что эти два представления связаны с одним источником данных и всегда синхронизированы друг с другом. При выделении поля в одной части формы выделяется то же поле в другой части. Данные можно добавлять, изменять или удалять в любой части (при условии, что источник записей допускает обновление, а параметры формы не запрещают такие действия).

Разделенная форма позволяет использовать преимущества обоих типов форм в одной форме. Например, можно воспользоваться табличной частью формы, чтобы быстро найти запись, а затем просмотреть или изменить запись в другой части формы.

Чтобы создать разделенную форму инструментом Разделенная форма, выполните указанные ниже действия.

• В области навигации щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме, либо откройте таблицу или запрос в режиме таблицы.

• На вкладке Создать в группе Формы нажмите кнопку Форма.

Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. В режиме макета можно внести изменения в структуру формы при одновременном отображении данных. Например, при необходимости можно настроить размер полей в соответствии с данными.