5.4. Создание бд средствами субд Access

Первая версия Access была создана в 1993 г.  фирмой Microsoft. MS Access - это функционально полная реляционная СУБД, работающая в среде Windows. СУБД Access позволяет создавать довольно сложные базы данных, определяет структуры таблиц и связи между ними. СУБД Access обладает также системой создания запросов, отчетов и форм любой сложности. В Access, как любом приложении Windows, можно использовать все возможности обмена данными между приложениями, что позволяет включить в базу данных графическую и (или) звуковую информацию.

В Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными (таблицы, формы, отчеты и т.д.). Все объекты Access хранятся в одном файле с расширением. acсdb (Access 2010). В таблицах хранятся данные, которые можно просматривать, редактировать, добавлять. Используя формы, можно выводить данные на экран в удобном виде, просматривать и изменять их. Запросы позволяют быстро выбирать необходимую информацию из таблиц. С помощью отчетов можно создавать различные виды документов для вывода на печать, макросы и модули позволяют автоматизировать работу с базой данных.

 В данном пособии используется Access 2010.

5.4.1. Создание таблиц и работа с таблицами

После запуска Access нужно выбрать шаблон   Новая база данных, ввести имя базы и нажать на кнопке Создать.

Откроется новая база данных, в которой будет создана и открыта в режиме таблицы новая таблица с именем Таблица1.

1. Создание таблицы в существующей базе данных

• На вкладке Файл наведите указатель мыши на команду Открыть и выполните одно из указанных ниже действий:

• если нужная база данных есть в списке Последние базы данных, выберите ее;

• если базы данных нет в списке Последние базы данных, выберите нужный параметр в разделе Открыть документ.

• В диалоговом окне Открыть выберите нужную базу данных и нажмите кнопку Открыть.

• На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица. Новая таблица вставится в базу данных и откроется в режиме таблицы.

Таблицу можно также создать в режиме Конструктора. Если выбрать способ создания таблицы – Конструктор, то после этого СУБД Access выводит окно Конструктор таблиц, в котором задаются имена, типы и свойства полей для создаваемой таблицы.

2. Общие сведения о типах полей

Разобраться в использовании типов данных может быть непросто: например, поля текстового типа могут хранить как текстовые, так и цифровые данные, однако поле с типом данных Числовой может содержать только числовые данные. Таким образом, необходимо понимать, какие свойства используются с каждым типом данных. Тип данных поля определяет и другие важные его свойства, например:

• форматы, которые можно использовать в поле;

• максимальный размер значения в поле;

• варианты использования поля в выражениях;

• возможность индексации поля.

Тип данных поля может быть предопределен либо выбираться в зависимости от способа его создания. Например, при создании поля в режиме таблицы имеет место следующее:

• если используется существующее поле из другой таблицы, его тип данных уже определен в шаблоне или другой таблице;

• если данные вводятся в пустой столбец или поле, Access назначает полю тип данных на основе вводимого значения либо тип данных и формат для поля выбирает пользователь;

• если на вкладке Изменение полей в группе Поля и столбцы пользователь выбирает элемент Добавление полей, Access отображает список типов данных, в котором можно выбрать нужный вариант.