1. Месячное (основное) планирование

В срок до 20 числа месяца, предшествующего планируемому, из ЦФТО по электронной почте поступают предварительные планы на погрузку грузов в адрес морских терминалов с разбивкой по станции назначения, грузополучателям, роду груза, станции отправления, дороге отправления и грузоотправителю.

Специалисты отдела информационного анализа и прогноза на основе анализа текущего наличия груза на сети дорог, наличия «брошенных» поездов, состояния выгрузочных и сливных мощностей морских терминалов, мнения начальников припортовых станций и представителей морских терминалов и других факторов влияния оценивают возможность по приему и выгрузке груза.

После принятия решения о приеме груза в ЦФТО (копия по электронной почте в Октябрьский ТЦФТО) отправляется телеграмма за подписью НЗ-1 о согласованных объемах погрузки в адрес припортовых станций. В случае неподтверждения заявляемых объемов в телеграмме кратко указывается причина неприема груза.

После 20 числа месяца, предшествующего планируемому, начальник логистического центра принимает участие в совещании по планируемому завозу грузов в порты на предстоящий месяц, проводимом в ЦФТО.

До 31 числа месяца, предшествующего планируемому, из ЦФТО по электронной почте поступают утвержденные планы на погрузку грузов в адрес морских терминалов с разбивкой по станции назначения, грузополучателю, роду груза, станции отправления, дороге отправления и грузоотправителю.

После поступления планы аккумулируются по получателям и основной номенклатуре и заносятся в электронные управляющие системы.

Для организации работы по выгрузке грузов планы отправляются по электронной почте на начальников припортовых станций.

2. Планирование по дополнительным (срочным) заявкам

В течение планируемого периода в логистический центр по электронной почте из ЦФТО поступают на согласование заявки на срочные перевозки в адрес припортовых станций. В заявке указывается дорога отправления, станция отправления, грузоотправитель, грузополучатель, станция и морской терминал назначения, род груза, объем в вагонах и тонных, период перевозки, а так же срок, в течение которого эта заявка должна быть рассмотрена.

Начальник отдела организации перевозки грузов на основе аналитической информации, предоставленной специалистами отдела информационного анализа и прогноза и оперативной поездной обстановки на сети дорог (наличие груза), Октябрьской железной дороге (наличие груза, наличие брошенных поездов) и ситуационного положения на припортовых станциях (предоставляет начальник припортовой станции по телефонной связи или электронной почте) и морских терминалах (предоставляют представители морских терминалов по телефонной связи) в установленные сроки принимает решение о согласовании приема груза к перевозке.

При согласовании заявки на перевозку груза в заявке ставится отметка о согласовании и условия, при которых принимается груз к перевозке (равномерность погрузки в течении всего планируемого периода, отправление маршрутами и т.п.).

В случае отказа в приеме в заявке указывается краткая причина отказа (превышение над перерабатывающими способностями морского терминала, сверхнормативное наличие груза на сети и дороге, наличие брошенных поездов, нарушение графика подхода флота, отсутствие свободных складских емкостей, невыполнение норм выгрузки и т.п.)

В установленные сроки заявка с отметкой о согласовании приема или в отказе на прием груза отправляется по электронной почте в ЦФТО (копия в Октябрьский ТЦФТО).

Начальник отдела организации перевозки грузов ведет статистическую базу данных по принятым и отклоненным заявкам на морские терминалы.

Для оценки поездной ситуации на Октябрьской железной дороге и сети железных дорог используется специализированное программное обеспечение: ГИД Урал, АРМ ЦД, СИРИУС, ОСКАР.

Для анализа принятых заявок по назначению, роду груза, объемам и графику погрузки используется система ЭТРАН.