Министерство образования и науки Российской Федерации Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Самарский государственный аэрокосмический университет им. акад. С.П. Королёва»
Лабораторный практикум по excel Работа с таблицами
Самара 2006
Заполнение таблиц и построение диаграмм
Таблица – это набор записей, содержащих некоторые сведения. Запись состоит из полей. В каждом поле содержится информация определённого типа, например, название изделия, его стоимость, производитель и т.д. Запись является строкой таблицы. Поле – это столбец таблицы. Кроме исходных полей записи, содержащих конкретные значения, всегда возникает необходимость добавлять в запись расчётные поля, например, цена в рублях, прибыль от продажи какого-то объёма товаров и т.д. В этой лабораторной работе предлагается заполнить таблицу следующим образом: после заполнения исходных полей, в пустые поля необходимо ввести формулы для вычисления. Так как поле по всему столбцу должно вычисляться по одной формуле, то для заполнения вычисляемых полей удобно использовать инструмент автозаполнения.
В отчёт по лабораторной работе необходимо поместить заполненную таблицу в режиме значений и в режиме формул. В режиме формул обязательны заголовки строк и столбцов.
Кроме этого, необходимо построить диаграммы по числовым столбцам.
Перечень функций, рекомендуемых использовать при заполнении вычисляемых полей.
ЛОГИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ
ЕСЛИ(), И(), ИЛИ(), НЕ()
ФУНКЦИИ ВЫБОРА И ПОИСКА
ВЫБОР(), ВПР(), ГПР(), ИНДЕКС(), ПОИСКПОЗ()
ФУНКЦИИ СУММИРОВАНИЯ
СУММ(), СУММЕСЛИ(), СУММПРОИЗВ()
ФУНКЦИИ РАБОТЫ С ДАННЫМИ ТИПА ДАТА/ВРЕМЯ
СЕГОДНЯ(), ДЕНЬНЕД(), ГОД(), МЕСЯЦ(), ДЕНЬ(), ЧАС(), МИНУТЫ()
Примеры использования функций.
Применение функции вертикального просмотра ВПР((искомое значение; диапазон поиска; номер столбца извлечения; тип поиска)
Применение функции горизонтального просмотра ГПР(искомое значение; диапазон поиска; номер строки извлечения; тип поиска)
Применение логической функции ЕСЛИ()
Применение функции суммирования
Применение функций времени
Вычисление времени простоя в минутах = ЧАС(В26-А26)*60+МИНУТЫ(В26-А26)
Рекомендации по оформлению таблицы.
Контуры таблицы должны быть обведены: и внешние и внутренние. Заголовки столбцов оформлены жирным начертанием. Где необходимо, заголовки столбцов могут быть вертикально ориентированы. Если несколько столбцов объеденены одним названием, но разделены по какому-то признаку, можно ячейки объединять, например, цена комплектующих по кварталам и т.п.
|
Название |
Дата поступления |
Цена, руб | ||
|
1 кв |
2 кв |
3 кв | ||
|
АС431Р |
1.02.04 |
2567 |
2670 |
2750 |
Числовые значения в таблице должны быть отформатированы в соответствии с типом данных. Если это цена, то точность после запятой не более 2-х знаков или применить к ячейкам денежный формат. Если поле содержит количество, то это должно быть целое число, если проценты – не более 2-х знаков после запятой.
Пример отчёта по лабораторной работе №1 Лабораторная работа №1 Заполнение таблицы и построение диаграммы
Режим значений
Диаграмма
Режим формул
Фильтрация списков
С помощью фильтров можно получать из списка (таблицы) только нужные данные.
Фильтры могут быть использованы только для одного списка на листе. Средства фильтрации доступны через меню Данные→ Фильтр, которое вызывает вспомогательное менюАвтофильтр, Отобразить все, Расширенный фильтр. Автофильтрвключает средства фильтрации на каждое поле данных списка, повторный выбор этого пункта отключает автофильтр.Показать всетакже отменяет фильтр.Расширенный фильтр–вызов средств установки сложного фильтра.
Укажите ячейку в фильтруемом списке.
Выберите пункт Фильтрв менюДанные, а затем — командуАвтофильтр.
Чтобы отфильтровать строки, содержащие определенное значение, нажмите кнопку со стрелкой в столбце, в котором содержатся искомые данные.
Рисунок 1 Автофильтр по точному значению
Выберите значение в списке.
Повторите последние два шага, чтобы ввести дополнительные ограничения для значений в других столбцах.
Чтобы отфильтровать список по двум значениям в одном столбце или применить отличные от равно операторы сравнения, нажмите кнопку со стрелкой, а затем выберите пунктУсловие.
Рисунок 2 Автофильтр. Условие по числовому столбцу
Чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одному условию отбора, выберите необходимый оператор сравнения <, >, <=, >=, = , <> (меньше, больше, меньше или равно, больше или равно, равно, не равно), в первом поле под надписью Показать только те строки, значения которыхи значение для сравнения справа от него.
Чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одновременно двум условиям отбора, введите оператор и значение для сравнения в первой группе полей, установите переключатель И, а затем введите второй оператор и значение для сравнения во второй группе полей.
Чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одному из двух условий отбора, введите оператор и значение для сравнения в первой группе полей, нажмите кнопку Или, а затем введите второй оператор и значение для сравнения во второй группе полей.
Расширенный фильтр
Даёт возможность задать сложный критерий отбора непосредственно в клетках рабочего листа без ограничений числа условий. Этот критерий должен содержать точные названия заголовков столбцов, для которых формируется критерий, а под ними условия фильтрации. Условия, находящиеся в одной строке, объединяются в фильтре функцией И, на разных строкахИЛИ.
Фильтрация списка с помощью расширенного фильтра
Чтобы отфильтровать список с помощью расширенного фильтра, столбцы списка должны иметь заголовки. На листе также должно быть не менее трех пустых строк сверху от списка. Эти строки будут использованы в качестве диапазона условий отбора. Выделите заголовки фильтруемых столбцов списка и нажмите кнопку КопироватьВыделите первую пустую строку диапазона условий отбора и нажмите кнопкуВставитьВведите в строки под заголовками условий требуемые критерии отбора. Убедитесь, что между значениями условий и списком находится как минимум одна пустая строка. Укажите ячейку в списке. В менюДанные выберите командуФильтр,а затем — командуРасширенный фильтр
Рисунок 3 Команда Данные→Фильтр, Расширенный фильтр
На рисунке 3 указаны диапазоны для фрагмента рабочего листа (Рис4)
Рисунок 4 Фрагмент рабочего листа
Чтобы показать результат фильтрации, скрыв ненужные строки, установите переключатель «Обработка» в положение Фильтровать список на месте.
Чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа, установите переключатель «Обработка» в положение Скопировать результаты в другое место, перейдите в полеПоместить результат в диапазон, а затем укажите верхнюю левую ячейку области вставки. Введите в полеДиапазон условийссылку на диапазон условий отбора, включающий заголовки столбцов. Если присвоить диапазону имяКритерии, то ссылка на диапазон будет автоматически появляться в полеДиапазон условий. Можно также определить имяБаза_данныхдля диапазона фильтруемых данных и имяИзвлечьдля области вставки результатов, и ссылки на эти диапазоны будут появляться автоматически в поляхИсходный диапазониПоместить результат в диапазонсоответственно. Когда отобранные строки копируются в другое место, можно указать столбцы, включаемые в копию. Перед фильтрованием скопируйте заголовки нужных столбцов в первую строку области вставки результатов. При фильтровании введите ссылку на скопированные заголовки столбцов в полеПоместить результат в диапазон. Скопированные строки будут включать только столбцы, заголовки которых были скопированы.
Условия, создаваемые как результат выполнения формулы (вычисляемый критерий)
В качестве условия отбора можно использовать вычисляемое значение, являющееся результатом выполнения формулы. При создании условия отбора с помощью формулы не используйте заголовок столбца в качестве заголовка условия; либо оставьте условие отбора без заголовка, либо используйте заголовок, не являющийся заголовком столбца на листе. Например, следующий диапазон условий отбора : =E5>СРЗНАЧ($G$5:$G$14) отображает строки, которые содержат в столбце G значение, превышающее среднее значение ячеек диапазона E5: E14; заголовок условия отбора не используется