Консолидация данных

Консолидация данных – это объединение значений из нескольких диапазонов данных. Диапазоны, данные которых используются для консолидации, называются исходными областями. Диапазон, в который помещаются консолидированные данные, называется конечной областью. Исходные области могут находиться на одном рабочем листе, на разных листах, в разных рабочих книгах.

Исходные области могут представлять собой таблицы, состоящие из одинаковых заголовков столбцов и строк, а также из одинаковых столбцов, но разных строк или одинаковых строк, но разных столбцов.

Данные объединяются с помощью функций: Сумма, Произведение, Минимум, Максимум, Среднее и др.

В Microsoft Excel существует два метода консолидации данных:

• по расположению;

• по категориям.

Для консолидации по расположению исходные области должны иметь одинаковые заголовки столбцов и строк и располагаться идентично, т. е. в одинаковых блоках ячеек на разных листах.

Для консолидации по категориям исходные области могут иметь различные заголовки столбцов и строк и располагаться в произвольных блоках ячеек.

Чтобы консолидировать данные, надо;

1. Выделить левую верхнюю ячейку конечной области консолидируемых данных.

2. На вкладке Данные в группе Работа с данными выбрать команду Консолидация.

3. В открывшемся диалоговом окне в поле Функция выбрать функцию для обработки данных.

4. В поле Ссылка ввести ссылку на первую исходную область, причем, если выполняется консолидация по расположению, заголовки строк и столбцов не должны входить в исходную область, если же выполняется консолидация по категориям, то в исходную область должны входить либо заголовки строк, либо заголовки столбцов, либо то и другое.

5. Щелкнуть по кнопке Добавить.

6. Так же выделить остальные исходные области.

7. В случае консолидации по расположению режимы Использовать в качестве имен подписи верхней строки и значения верхнего столбца должны быть отключены, в случае консолидации по категориям включается либо один из этих режимов, либо оба в зависимости от того, какие заголовки входят в исходные области.

8. Для автоматического обновления данных конечной области при изменении данных исходных областей включить режим Создавать связи с исходными данными. При включении этого режима в конечной области создается структура рабочего листа и вставляются итоговые формулы.

Сводные таблицы

Сводная таблица ‑ это динамическая таблица итоговых данных, извлеченных или рассчитанных на основе информации, содержащейся в базе данных.

Сводные таблицы позволяют создавать динамические перекрестные таблицы, данные в которых обобщаются по нескольким измерениям.

С помощью сводной таблицы можно подсчитать промежуточные итоги с любым уровнем детализации.

На рис. 14,15 представлены примеры сводных таблиц.

Рис. 4

Основными элементами сводных таблиц являются:

• область Значения – ячейки сводной таблицы, в которых содержатся итоговые данные; над значениями полей, помещенных в эту область, выполняются сводные вычисления (обобщающие, консолидирующие, итоговые и т.д.); в приведенных примерах в эту область помещено поле Выплатить;

• область Названия столбцов – значения полей, помещенных в эту область, размещаются вдоль верхнего края сводной таблицы в качестве заголовков столбцов; в таблице на рис.14 это поле Должность, в таблице на рис.15 эта область не заполнена;

• область Названия строк – значения полей, помещенных в эту область, размещаются вдоль левого края сводной таблицы в качестве заголовков строк; в таблице на рис.14 в эту область помещено поле Фамилии, в таблице на рис.15 – поля Отдел и Фамилии;

• о

  Рис. 5

  бласть Фильтр отчета – эта область как бы добавляет третье измерение в сводную таблицу; поле, помещенное в эту область создает раскрывающийся список своих значений; в таблице на рис.14 в эту область помещено поле Отдел и из списка выбрано значение бухгалтерия; в таблице на рис.15 эта область не заполнена;

• область Общие итоги – строка или столбец, в которых показаны общие итоги для всех ячеек строки или столбца;

• область Промежуточные итоги – строка или столбец, в которых отображаются промежуточные итоги для отдельных строк или столбцов; в таблице на рис.14 такой области нет; в таблице на рис.15 есть три строки промежуточных итогов (для каждого отдела).

Области Названия столбцов и Названия строк могут быть иерархическими, т.е. иметь вложенные подобласти.

Создание сводной таблицы

Перед созданием сводной таблицы рекомендуется преобразовать диапазон данных в таблицу Excel.

Чтобы создать сводную таблицу, надо: