MS Excel 2007 Практ. раб. 10
-
Создание сводных данных
Суммирование данных списка
Под списком понимается набор строк, содержащий однотипные данные и удовлетворяющий следующим условиям:
-
первая строка диапазона данных содержит заголовки столбцов;
-
столбцы содержат однотипные данные;
-
отсутствуют пустые строки и столбцы.
Для быстрого суммирования данных списка и разбиения списка на группы программа Microsoft Excel предлагает процедуру вставки автоматически рассчитанных итогов.
При подведении промежуточных итогов список разбивается на группы: в одну группу объединяются записи, имеющие одинаковые значения в заданном столбце.
При автоматическом подведении итогов строки промежуточного и общего итогов вставляются в список, который структурируется.
Microsoft Excel рассчитывает промежуточные итоги с помощью выбранной итоговой функции. Можно одновременно вывести на экран промежуточные итоги, рассчитанные разными способами.
Нельзя вставить промежуточные итоги в диапазон данных, преобразованный в таблицу Excel.
Подведение промежуточных итогов
-
Отсортировать список по столбцу, по которому надо образовать группы.
-
Выделить любую ячейку в списке.
-
На вкладке Данные в группе Структура выбрать команду Промежуточные итоги.
-
В открывшемся диалоговом окне в поле При каждом изменении в выбрать имя столбца, по которому необходимо образовать группы.
-
В поле Операция выбрать одну или несколько функций, необходимых для подведения итогов:
-
сумма – сумма чисел (используется по умолчанию для подведения итогов по числовым полям);
-
количество − количество записей (используется по умолчанию для подведения итогов по нечисловым полям);
-
среднее – среднее чисел;
-
максимум – максимальное число;
-
минимум – минимальное число.
Сведения обо всех функциях можно получить, воспользовавшись справочной системой.
-
В поле Добавить итоги по: выбрать столбцы, по которым необходимо подвести итоги.
-
Если нужно разместить итоговые строки под данными, включить режим Итоги под данными, иначе – выключить этот режим.
-
Чтобы вставить разрывы страницы после каждой группы, включить режим Конец страницы между группами.
-
Если нужно заменить ранее вычисленные итоги новыми, включить режим Заменить текущие итоги.
-
Щелкнуть по кнопке ОК.
В результате операции для каждой группы одинаковых элементов в выбранном поле будет вставлена строка промежуточного итога, а в конец списка добавлена строка общего итога.
Группы можно разделить на подгруппы и вставить вложенные уровни промежуточных итогов для подгрупп. Для этого надо:
-
Отсортировать данные по тем столбцам, по которым надо образовать группы и подгруппы.
-
Выполнить операцию подведения итогов, указав имя столбца, по которому данные надо разделить на группы.
-
Повторно выполнить операцию подведения итогов, указав имя столбца, по которому группы надо разделить на подгруппы, и выключив режим Заменить текущие итоги.
Чтобы подвести итоги, рассчитанные разными способами, надо несколько раз выполнить операцию подведения итогов, выбирая разные функции. При этом режим Заменить текущие итоги должен быть выключен. В результате для каждой группы будет вставлено несколько строк промежуточных итогов (столько, сколько использовано функций).
Чтобы удалить итоговые строки, надо на вкладке Данные в группе Структура выбрать команду Промежуточные итоги и в открывшемся диалоговом окне щелкнуть по кнопке Убрать все.