Microsoft Word Практическая работа 7

Функция слияния

С помощью функции слияния создаются типовые документы.

Типовой документ – это текстовый документ, основу которого составляет документ с типовым текстом, одинаковым для всех экземпляров, заполняемый конкретными данными, своими для каждого экземпляра.

Переменные данные содержатся в документе, называемом источником данных. Текст и другие элементы, общие для всех экземпляров, содержатся в основном документе. Вместо переменных данных в основной документ вставляются поля слияния. В результате слияния каждый экземпляр типового документа заполняется своими данными.

Процесс создания типовых документов включает следующие этапы:

• создание основного документа;

• создание источника данных;

• вставка полей слияния в основной документ;

• слияние основного документа и источника данных.

К типовым документам относятся письма, конверты, наклейки.

Создание типовых писем

1. Настройка основного документа: на вкладке Рассылки в группе Начать слияние открыть меню кнопки Начать слияние и выбрать вариант Письма.

2. Выбор или создание источника данных: на вкладке Рассылки в группе Начать слияние открыть меню кнопки Выбор получателей.

3. Если документ-источник данных уже существует, выбрать вариант Использовать существующий список и в открывшемся диалоговом окне выбрать нужный файл. Для создания нового источника данных выполнить следующие действия:

• выбрать вариант Ввести новый список;

• в открывшемся окне щелкнуть по кнопке Настройка столбцов;

• в открывшемся окне с помощью соответствующих кнопок удалить ненужные и добавить нужные поля; щелкнуть по кнопке ОК;

• ввести данные, щелкая по кнопке Создать запись или нажимая клавишу Tab для перехода к следующей записи; после ввода всех записей щелкнуть по кнопке ОК;

• в открывшемся окне сохранить файл в формате .mdb (назначается по умолчанию).

4. Ввести текст в основной документ. Для вставки поля щелкнуть по кнопке Вставить поле слияние в группе Составление документа и вставка полей на вкладке Рассылки и выбрать из списка нужное поле.

5. Для предварительного просмотра типовых документов щелкнуть по кнопке Просмотр результатов в группе Просмотр результатов на вкладке Рассылки. В этой же группе имеются кнопки Следующая запись и Предыдущая запись для перемещения по записям.

6. Завершение слияния: на вкладке Рассылки в группе Завершить открыть меню кнопки Найти и объединить и выбрать один из вариантов:

• для создания документа, содержащего все или некоторые экземпляры типового документа – вариант Изменить отдельные документы;

• для печати всех или некоторых экземпляров – вариант Печать документов.

В открывшемся диалоговом окне указать, какие записи надо включить в документ или напечатать.

Редактирование источника данных

1. Находясь в основном документе, щелкнуть по кнопке Изменить список получателей в группе Начать слияние на вкладке Рассылки.

2. В открывшемся диалоговом окне в списке Источник данных выделить строку с нужным файлом и щелкнуть по кнопке Изменить.

3. В открывшемся диалоговом окне выполнить одно из следующих действий:

• для добавления новых полей или удаления существующих щелкнуть по кнопке Настройка столбцов;

• для создания новой записи щелкнуть по кнопке Создать запись и ввести данные;

• для удаления текущей записи щелкнуть по кнопке Удалить запись;

Отбор записей

Отбор записей выполняется, чтобы применить функцию слияния к записям, удовлетворяющим заданным условиям.

1. Находясь в основном документе, щелкнуть по кнопке Изменить список получателей в группе Начать слияние на вкладке Рассылки.

2. В открывшемся диалоговом окне щелкнуть по ссылке Фильтр и ввести условия отбора.

Каждое условие отбора содержит имя поля данных, условие сравнения и значение (текст или число), с которым будут сравниваться данные поля.

Для задания сложных условий используются логические операторы И и ИЛИ.

Для снятия фильтра щелкнуть по кнопке Очистить все.

Настройка слияния с помощью полей Word

В документы, созданные путем слияния можно ввести дополнительные сведения с помощью полей Word. В частности, поле IF…THEN…ELSE позволяет выбрать один из двух вариантов значения поля в зависимости от выполнения указанного условия. Например, в зависимости от пола клиента можно ввести различное обращение: «Господин» или «Госпожа».

Для вставки в основной документ поля IF…THEN…ELSE следует:

1. Поместить курсор в позицию, в которую надо вставить поле.

2. На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей открыть меню кнопки Правила.

3. Выбрать поле IF…THEN…ELSE.

4. В верхней части диалогового окна ввести условие (например: «Пол равно женский»).

В средней части окна ввести текст, который должен быть вставлен, если указанное условие выполняется (в приведенном примере: «Госпожа»).

В нижней части окна ввести текст, который должен быть вставлен, если указанное условие не выполняется.

Создание конвертов

Для автоматического ввода обратного адреса на конверт:

1. Открыть окно кнопки Office.

2. Щелкнуть по кнопке Параметры Word.

3. Открыть вкладку Дополнительно.

4. В поле Почтовый адрес ввести адрес отправителя.

Для создания конвертов::

1. На вкладке Рассылки в группе Начать слияние открыть меню кнопки Начать слияние и выбрать вариант Конверты.

2. В диалоговом окне Параметры конверта задать размер конверта, а также расположение и параметры шрифта адресов получателя и отправителя.

3. Выполнить выбор или создание источника данных (так же, как для писем).

4. В основном документе установить курсор ввода в области адреса получателя, на вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей открыть список кнопки Вставить поле слияние и выбрать нужные поля.

7. Для предварительного просмотра конвертов щелкнуть по кнопке Просмотр результатов в группе Просмотр результатов на вкладке Рассылки.

8. Для завершение слияния: на вкладке Рассылки в группе Завершить открыть меню кнопки Найти и объединить и выбрать один из вариантов: Изменить отдельные документы или Печать документов. В открывшемся диалоговом окне указать, какие записи надо включить в документ или напечатать.

Создание наклеек

1. На вкладке Рассылки в группе Начать слияние открыть меню кнопки Начать слияние и выбрать вариант Наклейки.

2. В диалоговом окне Параметры наклейки выбрать нужный тип.

3. Выполнить выбор или создание источника данных (так же, как для писем).

4. Установить курсор ввода в области первой наклейки и вставить нужные поля с помощью кнопки Вставить поле слияние в группе Составление документа и вставка полей на вкладке Рассылки.

5. Для копирования содержимого первой наклейки в остальные наклейки щелкнуть по кнопке Обновить наклейки в группе Составление документа и вставка полей на вкладке Рассылки.

9. Для предварительного просмотра наклеек щелкнуть по кнопке Просмотр результатов в группе Просмотр результатов на вкладке Рассылки.

10. Для завершение слияния: на вкладке Рассылки в группе Завершить открыть меню кнопки Найти и объединить и выбрать один из вариантов: Изменить отдельные документы или Печать документов. В открывшемся диалоговом окне указать, какие записи надо включить в документ или напечатать.

Практическая работа 7

Функция слияния

1. Подготовить десять деловых писем следующего содержания:

Господин (Госпожа) Фамилия!

Просим Вас уплатить очередной взнос в размере Сумма до Дата.

Администрация.

Учесть форму обращения (господин или госпожа), используя поля Word.

Данные взять из таблицы.

2. Используя операцию отбора данных, создать письма для различных городов в разных документах.

3. Подготовить конверты с адресами следующего вида:

Город,

Улица, Номер дома

Фамилия

4. Подготовить наклейки с адресами для тех получателей, которые должны произвести уплату взноса до 15/05.

Таблица данных

Фамилия	Сумма	Дата	Город	Улица	Дом
Алексеева	1000	10/05	Петербург	Литейный	43
Дмитриев	1300	15/05	Смоленск	Лесная	6
Иванова	1100	9/05	Петербург	Садовая	10
Матвеев	1200	8/05	Москва	Поварская	12
Михайлова	1100	12/05	Москва	Плющиха	15
Петров	1000	14/05	Воронеж	Тенистая	24
Серегин	1500	11/05	Петербург	Фонтанка	20
Титова	1400	13/05	Смоленск	Московская	17
Федорова	1200	17/05	Воронеж	Виноградная	5
Яковлев	1400	20/05	Москва	Петровка	21

5