MS Excel 2007 Практ. раб. 9

1. Работа с базами данных в Microsoft Excel

База данных представляет собой упорядоченную последовательность наборов данных, описывающих характеристики отдельных объектов. Набор характеристик одного объекта является отдельной записью. Для каждой характеристики в записях отводится отдельное место, называемое полем. Поля имеют уникальные имена. Записи нумеруются.

Характерными операциями для обработки информации в базах данных являются сортировка, поиск, фильтрация, выборка записей. Для выполнения этих операций разрабатываются специальные прикладные программы, называемые системами управления базами данных, однако с небольшими базами данных можно работать и в табличном процессоре, т.к. структура электронной таблицы позволяет организовывать ее блоки в виде базы данных, располагая поля в столбцах, а записи – в строках таблицы.

Таблицы Excel

Удобным средством для организации базы данных являются таблицы Excel.

Таблица Excel представляет собой прямоугольный блок ячеек со структурированными данными, имеющий строку заголовков, обозначающих содержимое столбцов.

В заголовке каждого столбца имеется раскрывающийся список, который можно использовать для сортировки и фильтрации данных.

При прокрутке строк таблицы заголовки столбцов замещают буквенные заголовки столбцов рабочего листа, вследствие чего они всегда видны на экране.

В формулах вместо адресов ячеек используются заголовки столбцов (структурированные ссылки).

Формула, введенная в одну ячейку, автоматически копируется во все ячейки столбца.

В таблицу легко добавляются новые строки и столбцы.

Создание таблицы

I способ:

1. Выделить диапазон ячеек, предназначенный для преобразования в таблицу. Ячейки могут быть как пустыми, так и содержать данные (в последнем случае достаточно поместить курсор в любую ячейку диапазона).

2. На вкладке Вставка в группе Таблицы щелкнуть по кнопке Таблица. Можно воспользоваться клавишами быстрого доступа Ctrl+L или Ctrl+T.

3. В открывшемся диалоговом окне указать диапазон ячеек таблицы. По умолчанию предлагается диапазон, который был выделен перед обращением к команде.

4. Если первая строка выделенного диапазона должна стать строкой заголовков, установить флажок Таблица с заголовками. Если этот флажок не будет установлен, к выделенному диапазону добавится строка со стандартными заголовками. Стандартные заголовки можно изменить, дважды щелкнув по ячейке и введя нужный текст.

II способ:

1. Выделить диапазон ячеек, предназначенный для преобразования в таблицу (пустой или заполненный данными).

2. На вкладке Главная в группе Стили открыть список Форматировать как таблицу.

3. Выбрать нужный стиль таблицы.

4. В открывшемся диалоговом окне указать диапазон ячеек таблицы и при необходимости установить флажок Таблица с заголовками.

Выделение строк и столбцов таблицы

Чтобы выделить столбец таблицы, надо установить указатель мыши на верхнюю границу выделяемого столбца так, чтобы указатель принял вид направленной вниз черной стрелки, и нажать кнопку мыши.

Для выделения нескольких подряд идущих столбцов надо переместить указатель мыши при нажатой кнопке по верхней границе этих столбцов.

Для выделения нескольких несмежных столбцов надо выделить один из них, а затем выделять остальные при нажатой клавише Ctrl.

Чтобы выделить строку таблицы, надо установить указатель мыши на левую границу выделяемой строки так, чтобы указатель принял вид направленной вниз черной стрелки, и нажать кнопку мыши.

Для выделения нескольких подряд идущих строк надо переместить указатель мыши при нажатой кнопке по левой границе этих строк.

Для выделения нескольких несмежных строк надо выделить одну из них, а затем выделять остальные при нажатой клавише Ctrl.

Добавление и удаление строк и столбцов в таблицах

Чтобы добавить новую строку или новый столбец в конец таблицы, можно воспользоваться одним из следующих способов:

• ввести данные в эту строку или столбец: Excel автоматически расширит таблицу;

• для добавления пустой строки в конец таблицы в последней ячейке последнего столбца нажать клавишу Tab;

• установить указатель мыши на метку изменения размера в правом нижнем углу таблицы и переместить ее вправо (для добавления столбцов) или вниз (для добавления строк).

Добавить новые строки в конец таблицы или новые столбцы слева и (или) справа от таблицы можно, выбрав на вкладке Работа с таблицами – Конструктор в группе Свойства команду Изменить размер таблицы и указав новый диапазон данных для таблицы.

Чтобы вставить новые строки в середину таблицы, надо:

1. Выделить несколько строк таблицы, над которыми надо вставить новые (количество вставленных строк будет равно количеству выделенных).

2. На вкладке Главная в группе Ячейки в списке Вставить выбрать команду Вставить строки таблицы сверху или в контекстном меню выделенных строк в списке Вставить выбрать команду Вставить строки таблицы сверху.

Если выделена последняя строка таблицы, то новые строки можно вставить как сверху, так и снизу выделенных строк. В последнем случае надо выбрать команду Вставить строки таблицы снизу.

Чтобы вставить новые столбцы в середину таблицы, надо:

1. Выделить несколько столбцов таблицы, слева от которых надо вставить новые (количество вставленных столбцов будет равно количеству выделенных).

2. На вкладке Главная в группе Ячейки в списке Вставить выбрать команду Вставить столбцы таблицы слева или в контекстном меню выделенных столбцов в списке Вставить выбрать команду Вставить столбцы таблицы слева.

Если выделен последний столбец таблицы, то новые столбцы можно вставить как слева, так и справа от выделенных столбцов. В последнем случае надо выбрать команду Вставить столбцы таблицы справа.

Вычисляемые столбцы

Чтобы создать вычисляемый столбец, надо вставить в таблицу пустой столбец, а затем ввести формулу в любую ячейку этого столбца. Формула будет автоматически скопирована во все ячейки столбца.

Ввод, перемещение или копирование формулы в столбец, уже содержащий данные, не приводит к автоматическому созданию вычисляемого столбца.

В вычисляемый столбец можно включать формулы, отличающиеся от формулы столбца, которые становятся исключениями.

Исключения вычисляемого столбца создаются при выполнении любого из следующих действий.

• ввод в ячейку вычисляемого столбца данных, не являющихся формулой;

• удаление формулы из одной или нескольких ячеек вычисляемого столбца;

• копирование в вычисляемый столбец данных, не соответствующих формуле столбца;

• ввод новой формулы в вычисляемый столбец, который уже содержит одно или несколько исключений;

• ввод формулы в ячейку вычисляемого столбца и нажатие кнопки Отменить на панели быстрого доступа.

В формулах вычисляемых столбцов используются структурированные ссылки на табличные данные. Структурированная ссылка имеет следующие составные части:

• имя таблицы;

• указатель специального элемента таблицы, с помощью которого можно ссылаться на конкретные части таблицы, например, на строку;

• указатель столбца.

Имя присваивается таблице при создании.

Указатель специального элемента начинается с символа # и заключается в квадратные скобки.

Указатель столбца представляет собой заключенный в квадратные скобки заголовок столбца.

Указатель специального элемента и указатель столбца вместе составляют указатель таблицы. Указатель таблицы заключается в квадратные скобки.

Пример структурированной ссылки:

Таблица4[[#Эта строка];[Должность]]

Ссылки на табличные данные в формуле будут автоматически преобразованы в структурированные, если при вводе формулы не набирать адреса ячеек на клавиатуре, а указывать их мышью или клавишами управления курсором.

Изменить формулу в вычисляемом столбце, не содержащем исключений, можно одним из следующих способов:

• отредактировать формулу в любой ячейке столбца;

• скопировать другую формулу в любую ячейку столбца.

Чтобы удалить вычисляемый столбец, надо на вкладке Главная в группе Ячейки в списке Удалить выбрать команду Удалить столбцы таблицы.

Строка итогов таблицы

Для добавления к таблице итоговой строки надо:

1. Выделить любую ячейку таблицы.

2. На вкладке Работа с таблицами – Конструктор в группе Параметры стилей таблиц установить флажок Строка итогов.

3. В строке итогов щелкнуть по ячейке столбца, для которого нужно рассчитать итог, и из раскрывающегося списка выбрать нужную функцию.

Форма данных

Форма – это такой режим базы данных, в котором записи выводятся на экран по одной.

Форма данных выводится на экран с помощью кнопки Форма. Этой кнопки нет среди ленточных команд, поэтому сначала ее необходимо добавить на панель быстрого доступа:

1. Щелкнуть мышью по кнопке раскрытия списка на панели быстрого доступа.

2. Выбрать строку Другие команды.

3. В поле Выбрать команды из выбрать вариант Команды не на ленте.

4. Выбрать в списке команду Форма.

5. Щелкнуть по кнопке Добавить.

Чтобы вывести на экран форму данных, надо поместить курсор в любое место таблице и щелкнуть по кнопке Форма на панели быстрого доступа.

В Microsoft Excel форма данных представляет собой диалоговое окно, в котором поочередно выводятся отдельные полные записи списка.

К основным компонентам диалогового окна формы данных относятся: названия столбцов (имена полей), поля, формирующие запись, кнопки команд, полоса прокрутки.

Поля, формирующие запись, выводятся в виде поля ввода в том случае, если они содержат значения констант, которые можно отредактировать. Вычисляемые поля, содержащие результаты вычислений по формулам, не подлежат редактированию и не выводятся в полях ввода.

С помощью кнопок команд в диалоговом окне формы данных можно выполнять следующие операции:

• добавить новую запись: щелкнуть по кнопке Добавить и ввести данные в поле ввода;

• удалить выведенную на экран запись: щелкнуть по кнопке Удалить;

• отменить изменения в выведенной на экран записи: щелкнуть по кнопке Вернуть;

• перейти к предыдущей или последующей записи: с помощью кнопок Назад и Далее, кроме того, для перехода к другим записям можно использовать полосу прокрутки;

• найти запись по заданным критериям: с помощью кнопки Критерии.

Поиск записей по заданным критериям

После выбора в диалоговом окне формы данных кнопки Критерии Microsoft Excel изменяет форму данных таким образом, что вводимые в поля данные интерпретируются как условия поиска, называемые критериями сравнения.

Критерий может представлять собой последовательность символов, которым должна соответствовать запись, или выражение. Если критерии задаются в нескольких полях, то будут найдены записи, удовлетворяющие всем заданным критериям.

Чтобы найти удовлетворяющие критериям записи, следует щелкать по кнопкам Далее и Назад. Чтобы выйти из режима поиска, надо щелкнуть по кнопке Правка.

Сортировка данных в таблице

В процессе сортировки таблицы Microsoft Excel переупорядочивает строки в соответствии с содержимым одного или более столбцов. Сортировка по нескольким столбцам используется для группировки данных с одинаковыми значениями в одном столбце и последующей сортировки данных другого столбца в группах с одинаковыми значениями.

Таблицы можно сортировать в возрастающем (от 0 до 9, от А до Я, от A до Z) или убывающем (от 9 до 0, от Я до А, от Z до A) порядке.

При создании таблицы в заголовке каждого столбца появляется кнопка, раскрывающая список, который можно использовать для сортировки и фильтрации данных. Эту кнопку можно вывести на экран или убрать с экрана также одним из следующих способов (предварительно поместив курсор в любую ячейку таблицы):

• на вкладке Главная в группе Редактирование в списке Сортировка и фильтр выбрать команду Фильтр;

• на вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр щелкнуть по кнопке Фильтр;

• нажать клавиши Ctrl + Shift + L.

Для сортировки таблицы по значениям одного столбца надо открыть раскрывающийся список в заголовке этого столбца выбрать порядок сортировки.

Отсортировать таблицу по нескольким столбцам можно одним из двух способов.

I способ: сначала выполнить сортировку по последнему сортируемому столбцу, затем по предпоследнему и т.д. до первого сортируемого столбца.