Информатика. Практика / Acc2007_L5_отчеты

MS Access Отчеты

отчеты

Отчет – объект базы данных, предназначенный для создания печатного документа.

Окно отчета может находиться в одном из четырех режимов: отчета, конструктора, макета и предварительного просмотра.

Режимы Конструктора и Макета предназначены для создания новых и изменения существующих отчетов.

Режим Отчета является средством проверки макета создаваемого отчета.

Режим Предварительного просмотра позволяет увидеть, как отчет будет выглядеть в напечатанном виде.

Отчеты и формы имеют много общих конструктивных черт, и методы работы с отчетами во многом совпадают с методами работы с формами. Разделы отчета подобны разделам формы. Режимы Конструктора и Макета форм и отчетов почти идентичны.

Однако в отличие от форм, отчеты не предназначены для ввода и редактирования данных.

Отчеты предоставляют более широкие возможности для группировки записей и вычисления промежуточных итогов, чем формы.

Разделы отчета

Область данных предназначена для отображения записей источника данных отчета. Элементы управления, расположенные в этом разделе, повторяются для каждой записи.

Заголовок отчета печатается один раз, в начале первой страницы отчета.

Примечание отчета печатается один раз в конце последней страницы отчета.

Статистические функции, содержащиеся в вычисляемых полях, помещенных в разделы Заголовок отчета и Примечание отчета, используют данные всего отчета.

С группировкой записей связано появление дополнительных разделов отчета: Заголовок группы и Примечание группы. В отчете может быть несколько таких разделов: по числу уровней группировки. Заголовок группы печатается в начале каждой группы записей, Примечание группы – в конце каждой группы записей.

Статистические функции, содержащиеся в вычисляемых полях, помещенных в разделы Заголовок группы и Примечание группы, используют данные группы записей.

Содержимое разделов Верхний колонтитул и Нижний колонтитул печатается соответственно вверху и внизу каждой страницы.

Microsoft Access предоставляет следующие способы создания отчетов:

• автоматическое создание простого отчета;

• создание отчета с помощью Мастера отчетов;

• создание отчета в режиме Макета;

• создание отчета в режиме Конструктора.

Группировка данных

Новым для отчета, по сравнению с формой, является возможность группировки данных.

Группа – это набор записей, отобранных по некоторому критерию (чаще всего – по одинаковому значению в заданном поле). Группа состоит из заголовка группы, включенных в нее записей и примечания группы. Группировка позволяет разбить записи на логические группы и напечатать вводную и итоговую информацию для каждой группы.

Для группировки можно использовать любое поле или выражение. Если для группировки используется несколько полей или выражений, то одни группы вкладываются в другие, образуя несколько уровней группировки (допускается до десяти уровней).

Создание отчетов

Автоматическое создание простого отчета

1. В области переходов выделить таблицу или запрос для создания отчета.

2. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкнуть по кнопке Отчет.

Будет создан отчет, включающий все поля выбранной таблицы или запроса. Созданный отчет будет отображен в режиме Макета.

Создание отчета с помощью Мастера

Этот способ позволяет использовать поля из нескольких таблиц или запросов без предварительного создания запроса, включающего все нужные поля.

1. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкнуть по кнопке Мастер отчетов.

2. В первом окне Мастера в списке поля Таблицы и запросы выбрать таблицу (или запрос), из которой надо взять поля для отчета, затем из списка Доступные поля выбрать нужные поля. Если в отчете необходимо использовать поля из нескольких таблиц или запросов, повторить эти действия для других таблиц (или запросов).

3. Во втором окне Мастера отчетов определяются уровни группировки: чтобы задать группировку по некоторому полю, надо выделить его в списке и щелкнуть по кнопке .

Щелчок по кнопке отменяет группировку по выбранному полю.

Можно задать несколько уровней группировки.

Для изменения порядка уровней группировки предназначены кнопки и

В этом же окне можно задать интервалы группировки. Для этого надо щелкнуть по кнопке Группировка. Для числовых полей можно задать группировку по десяткам, сотням и т. д. Для текстовых полей возможна группировка по первой букве, двум первым буквам и т. д.

4. В следующем окне выбирается порядок сортировки. В том случае, если задана группировка данных, можно задать вычисление итоговых значений. Для этого щелкнуть по кнопке Итоги и в открывшемся окне выбрать нужную статистическую функцию.

5. В следующем окне выбрать вид отчета.

6. Далее выбрать стиль оформления.

7. В последнем окне ввести имя отчета и выбрать дальнейшие действия.

Создание отчета в режиме Макета

На вкладке Создание в группе Отчеты щелкнуть по кнопке Пустой отчет. Откроется пустой отчет в режиме Макета.

Добавление в отчет полей и других элементов управления выполняется теми же способами, что и при создании формы.

Для организации группировки данных надо:

1. На вкладке Работа с макетами отчетов – Формат в группе Группировка и итоги щелкнуть по кнопке Группировка.

В макете отчета появится область Группировка, сортировка и итоги.

2. Щелкнуть по кнопке Добавить сортировку и задать сортировку данных по тому же полю, по которому их надо сгруппировать.

3. Щелкнуть по кнопке Добавить группировку.

4. В открывшемся списке полей выбрать поле, по которому надо сгруппировать данные.

5. Для добавления других уровней группировки повторить пункты 2-4.

6. Для добавления итоговой функции выделить поле, по которому надо подвести итоги, затем на вкладке Работа с макетами отчетов – Формат в группе Группировка и итоги щелкнуть по кнопке Итоги и выбрать нужную функцию.

7. Для установки дополнительных параметров группировки надо в области Группировка, сортировка и итоги выделить строку группы, щелкнуть по ссылке Больше и установить нужные параметры.

Данные можно сгруппировать по интервалу значений. Для этого в области Группировка, сортировка и итоги щелкнуть по ссылке Больше, раскрыть список по всему значению и выбрать нужный интервал значений.

Для группировки данных по вычисляемому критерию в списке полей для группировки выбрать строку выражение и ввести критерий. В этом случае также надо предварительно задать сортировку по полю, входящему в выражение.

Создание отчета в режиме Конструктора

Для создания отчета в режиме Конструктора надо на вкладке Создание в группе Отчеты щелкнуть по кнопке Конструктор отчетов.

Добавление в отчет полей и других элементов управления выполняется теми же способами, что и при создании формы. Группировка данных в этом режиме организуется так же, как и в режиме Макета.

Почтовые наклейки

Почтовые наклейки являются разновидностью отчета.

1. В области переходов выделить таблицу или запрос, данные из которых надо использовать для наклеек.

2. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкнуть по кнопке Наклейки. Откроется окно Мастера наклеек.

3. В открывшемся диалоговом окне выбрать размер наклейки

4. В следующем окне задать параметры шрифта

5. Далее ввести текст наклеек и вставить нужные поля.

6. В следующем окне выбрать поля для сортировки.

7. В последнем окне ввести имя отчета.

Практическая работа 5

1. На основе таблицы Заказы базы данных Торговый дом создать автоотчет Заказы.

2. В базе данных Институт с помощью Мастера создать отчет Отделы с полями Название отдела, Фамилия, Имя, Отчество. Группировка – по отделам.

3. В базе данных Институт с помощью Мастера создать отчет Список сотрудников с полями Название отдела, Должность, Фамилия, Имя, Отчество. Группировка – по отделам, внутри отделов – по должностям.

4. В базе данных Институт с помощью Мастера создать отчет Расчет зарплаты на основе запроса Расчет зарплаты. Включить в отчет все поля запроса. Группировка – по отделам.

Подвести групповые и общие итоги по полям Оклад, Надбавка, Налог и К выдаче.

Перейти в режим Макета и оформить отчет: всем денежным величинам назначить денежный формат; провести линии, разделяющие отделы.

5. В базе данных Торговый дом в режиме Макета создать отчет на основе таблицы Стоимость заказов с полями Номер заказа, Название фирмы, Наименование товара, Стоимость заказа. Макет – табличный.

Группировка – по фирмам. Поле Название фирмы с подписью. в разделе Заголовок группы.

Подвести общие и групповые итоги по полю Стоимость заказа.

Оформить отчет, используя средства режима Макет.

6. В базе данных Торговый дом в режиме Макета создать отчет Заказы по фирмам.

В отчет включить поля Название фирмы из таблицы Производители, Наименование товара из таблицы Товары и Номер заказа, Клиент, Продавец из таблицы Заказы. Группировка – по полю Название фирмы.

Подсчитать суммарное количество заказов на товары каждой фирмы.

Оформить отчет, используя средства режима Макет.

7. В базе данных Торговый дом в режиме Конструктора на основе таблицы Стоимость заказов создать отчет с двумя уровнями группировки.

В отчет включить поля: Название фирмы, Наименование товара, Номер заказа, Клиент, Продавец, Количество, Стоимость заказа. Макет – табличный.

Группировка – по полям Название фирмы и Наименование товара.

Подвести групповые итоги: рассчитать суммарное количество товаров каждого вида и суммарное количество заказов на товары каждой фирмы. Подвести общие итоги: рассчитать суммарное количество и суммарную стоимость заказов. Ввести поясняющие надписи для итоговых значений.

Оформить отчет, используя средства режимов Макет и Конструктор.

8. В базе данных Торговый дом в режиме Конструктора на основе таблицы Стоимость заказов создать отчет с полями Номер заказа, Название фирмы, Наименование товара, Стоимость заказа. Макет – табличный.

Группировка – по интервалу значений поля Стоимость заказа (например, до 1000 р., от 1000 до 2000 р., от 2000 до 3000 р. и т. д.).

В раздел Заголовок группы ввести текст, указывающий минимальное и максимальное значение стоимости в данной группе. Использовать для этого встроенные функции min и max.

Подсчитать количество и суммарную стоимость заказов в каждой группе.

Оформить отчет, используя средства режимов Макет и Конструктор.

9. В базе данных Институт на основе таблицы Служебные сведения создать отчет с группировкой по году найма. В отчет включить поля Номер отдела, Фамилия, Должность, Дата найма. Макет – табличный.

Группировка – по интервалу значений поля Дата найма, интервал – 1 год. В раздел Заголовок группы вставить номер года, используя встроенную функцию Year.

Подсчитать количество сотрудников в каждой группе и во всем институте.

Оформить отчет, используя средства режимов Макет и Конструктор.

10. В базе данных Институт на основе таблицы Личные сведения создать отчет с интервальной группировкой по возрасту. В отчет включить поля Фамилия, Дата рождения, Образование, Семейное положение, Наличие детей. Макет – табличный.

Группировка – по интервалу значений выражения для вычисления возраста: =Int((Date()-[Дата рождения])\365), интервал – 5 лет. В раздел Заголовок группы ввести текст, указывающий минимальное и максимальное значение возраста в группе.

Подсчитать количество сотрудников в каждой группе и во всем институте.

Оформить отчет, используя средства режимов Макет и Конструктор.

11. Создать почтовые наклейки на основе таблицы Личные сведения базы данных Институт. Включить в наклейки поля Фамилия и Домашний адрес клиента, а также произвольный текст.

7