Информатика. Практика / Lab9_Word2007

Microsoft Word Практическая работа 9

Разработка макрокоманд

Если необходимо многократно выполнять некоторую последовательность действий, лучше это делать с помощью макроса. Для быстрого запуска макроса можно назначить ему кнопку на панели инструментов, команду меню или сочетание клавиш.

Макрос – это программа на языке Visual Basic for Aapplication (VBA). Существует два способа создания макросов:

1. ввод программного кода в модуль;

2. запись действий с помощью рекордера.

Рекордер – средство для преобразования действий пользователя в программу на языке VBA.

Запись макроса включает четыре основных шага.

1. Задание стартовых условий для макроса.

Рекордер записывает все действия пользователя. Например, если запустить рекордер, а затем открыть документ и выделить фрагмент текста, эти действия станут частью макроса: макрос всегда будет открывать именно этот документ и выделять в нем один и тот же фрагмент текста. То есть в приведенном примере задать стартовые условия – значит открыть документ и выделить в нем фрагмент текста.

2. Запуск рекордера: присвоение имени макросу, выбор места хранения, связывание с кнопкой на панели быстрого доступа, назначение сочетания клавиш для быстрого запуска.

Имена макросов должны начинаться с буквы. Могут включать буквы и цифры. Не могут включать пробелы и знаки препинания. Длина имени макроса в Microsoft Word – до 80 символов.

3. Выполнение действий, которые необходимо записать.

Чтобы не делать ошибок во время записи макроса (все ошибки будут записаны), надо заранее составить четкий план действий.

4. Остановка рекордера.

Запись макроса

1. Задать стартовые условия для макроса.

2. На вкладке Вид в группе Макросы открыть меню кнопки Макросы и выбрать команду Запись макроса.

3. В открывшемся диалоговом окне в поле Имя макроса ввести имя создаваемого макроса.

4. В поле Макрос доступен для выбрать место, в котором будет храниться макрос.

Макросы сохраняются в файле документа (формат .docm) или в файле шаблона документа (формат .dotm). В первом случае его можно будет использовать только в данном документе, во втором – во всех документах, созданных на основе данного шаблона.

5. Выполнить одно из следующих действий:

1. если не надо назначать сочетание клавиш для быстрого запуска макроса или добавлять кнопку, связанную с макросом, на панель быстрого доступа, команду меню, щелкнуть по кнопке ОК, чтобы начать запись.

2. для назначения только сочетания клавиш для быстрого запуска щелкнуть по кнопке клавишам, в открывшемся диалоговом окне Настройка клавиатуры в списке Категории выбрать Макросы, в списке Команды выбрать имя макроса, в поле Новое сочетание клавиш ввести сочетание клавиш, щелкнуть по кнопке Назначить, затем – по кнопке Закрыть;

3. чтобы связать макрос с кнопкой на панели быстрого доступа, щелкнуть по кнопке кнопке, в открывшемся диалоговом окне Параметры Word выбрать имя создаваемого макроса, щелкнуть по кнопке Добавить, затем – по кнопке ОК;

4. чтобы одновременно и назначить сочетание клавиш, и добавить кнопку на панель быстрого доступа, щелкнуть по кнопке кнопке, в открывшемся диалоговом окне Параметры Word выполнить действия для добавления связанной с макросом кнопки на панель быстрого доступа (см. п. 5, в), затем, находясь в этом же окне, щелкнуть по кнопке Настройка и в диалоговом окне Настройка клавиатуры назначить сочетание клавиш для запуска макроса (см. п. 5, б, после чего закрыть окно Настройка клавиатуры щелчком по кнопке Закрыть, затем закрыть окно Параметры Word щелчком по кнопке ОК.

После выполнения любого из этих действий будет запущен рекордер.

6. Выполнить действия, которые следует включить в макрос.

Следует иметь в виду, что действия, проделанные в окне документа с помощью мыши, не записываются. Для записи таких действий, как выделение текста или перемещение курсора необходимо использовать клавиатуру. Мышь может быть использована только для выбора команд или параметров.

Можно приостановить запись макроса, выбрав в меню кнопки Макросы команду Пауза: выполненные после этого действия не будут записаны. Для возобновления записи в меню кнопки Макросы выбрать команду Возобновить запись.

7. Для окончания записи макроса в меню кнопки Макросы выбрать команду Остановить запись.

Добавить на панель быстрого доступа связанную с макросом кнопку и назначить сочетание клавиш для быстрого запуска макроса можно и после его создания (если этого не было сделано в процессе создания):

1. Щелкнуть по кнопке Office.

2. В открывшемся окне щелкнуть по кнопке Параметры Word.

3. Открыть вкладку Настройка.

4. Далее действовать так же, как при создании макроса (см. п. 5, г).

Выполнение макроса

1. На вкладке Вид в группе Макросы открыть меню кнопки Макросы и выбрать команду Макросы.

2. В открывшемся диалоговом окне в поле Имя выбрать имя нужного макроса.

3. Щелкнуть по кнопке Выполнить или нажать клавишу Enter. Можно также дважды щелкнуть по имени макроса.

Кроме того, макрос можно запустить с помощью назначенного ему сочетания клавиш или кнопки на панели быстрого доступа.

Удаление макроса

1. На вкладке Вид в группе Макросы открыть меню кнопки Макросы и выбрать команду Макросы.

2. В открывшемся диалоговом окне в поле Имя выбрать имя макроса, который следует удалить.

3. Щелкнуть по кнопке Удалить.

4. Подтвердить удаление.

Удаление с панели быстрого доступа связанной с макросом кнопки

1. Щелкнуть по кнопке Office.

2. В открывшемся окне щелкнуть по кнопке Параметры Word.

3. Открыть вкладку Настройка.

4. В списке Настройка панели быстрого доступа выделить имя макроса, кнопку которого надо удалить.

5. Щелкнуть по кнопке Удалить.

6. Щелкнуть по кнопке ОК.

Удаление сочетания клавиш для быстрого запуска макроса

1. Щелкнуть по кнопке Office.

2. В открывшемся окне щелкнуть по кнопке Параметры Word.

3. Открыть вкладку Настройка.

4. Щелкнуть по кнопке Настройка.

5. В открывшемся окне в списке Категории выбрать Макросы.

6. В списке Макросы выбрать имя макроса.

7. В списке текущие сочетания выбрать сочетание клавиш, которое нужно удалить.

8. Щелкнуть по кнопке Удалить.

9. Щелкнуть по кнопке Закрыть.

10. Щелкнуть по кнопке ОК.

Практическая работа 9

Разработка макрокоманд

1. Создать макрос для копирования текущего абзаца в конец заданного файла. Для этого выполнить следующие действия:

1. Создать файл, в который будет копироваться абзац, ввести несколько строк текста, сохранить и закрыть.

2. Задать стартовые условия: создать новый файл и ввести абзац текста.

3. Запустить рекордер, задать доступность макроса для вех документов, связать макрос с кнопкой на панели быстрого доступа, назначить сочетание клавиш для быстрого запуска.

4. Записать следующую последовательность действий:

• выделение текущего абзаца (четырехкратным нажатием клавиши F8);

• копирование выделенного фрагмента в буфер обмена (Ctrl + C);

• открытие файла, в который надо вставить абзац;

• переход в конец файла (Ctrl + End);

• вставка фрагмента из буфера обмена (Ctrl + V);

• сохранение файла;

• закрытие файла;

• снятие выделения в исходном файле (Esc, затем любая клавиша со стрелкой).

5. Остановить запись.

6. Сохранить файл в формате Документ Word с поддержкой макросов.

7. Опробовать запуск макроса тремя способами:

• через окно Макросы;

• с помощью кнопки на панели быстрого доступа;

• с помощью назначенного сочетания клавиш.

2. Создать макрос для удаления из текста лишних пробелов. Использовать для этого операцию поиска и замены. В диалоговом окне команды Заменить сделать следующие установки:

• в строке Найти ввести пробел, затем выражение {2;} (что означает пробел, повторенный не менее двух раз; см. справку о подстановочных знаках);

• в строке Заменить ввести пробел;

• включить режим Подстановочные знаки;

После установки параметров поиска и замены щелкнуть по кнопке Заменить все.

Связать макрос с кнопкой на панели быстрого доступа.

3. Создать макрос для удаления пробелов перед знаками препинания. Использовать для этого операцию поиска и замены. В диалоговом окне команды Заменить сделать следующие установки:

• в строке Найти ввести пробел, затем выражение {1;}([.,:;\!\?]) (что означает один и более расположенных подряд пробелов, стоящих перед любым из перечисленных в квадратных скобках символов);

• в строке Заменить ввести выражение: \1 (здесь 1 – порядковый номер выражения, заключенного в круглые скобки в поле Найти);

• включить режим Подстановочные знаки;

После установки параметров поиска и замены щелкнуть по кнопке Заменить все.

Назначить сочетание клавиш для быстрого запуска макроса.

4. Создать макрос для оформления в соответствии с требованиями редактора Word текста, преобразованного из другого формата.

Исходный текст имеет следующие особенности форматирования:

1. Абзацный отступ формируется с помощью пробелов.

2. Каждая строка завершается знаком конца абзаца.

3. Выравнивание по обоим краям обеспечивается за счет вставки дополнительных пробелов между словами.

Для устранения этих недостатков необходимо:

1. Удалить знаки конца абзаца в конце строк, оставив их только в конце абзацев.

2. Удалить лишние пробелы.

3. Установить абзацные отступы.

Последовательность действий макроса:

1. Выявить в тексте места, где должны остаться знаки конца абзаца, и временно заменить их каким-нибудь другим символом. Признаком таких мест являются идущие подряд несколько пробелов после знака конца абзаца. Использовать для этого операцию поиска и замены. В диалоговом окне команды Заменить сделать следующие установки:

• в строке Найти ввести выражение: ^13 {2;} (что означает два или более расположенных подряд пробелов, следующих за знаком конца абзаца; см. справку о кодах специальных символов);

• в строке Заменить ввести любой символ, не встречающийся в тексте, например, $;

• включить режим Подстановочные знаки;

После установки параметров поиска и замены щелкнуть по кнопке Заменить все.

2. Все оставшиеся знаки конца абзаца заменить символом пробела. Для этого в окне поиска и замены в поле Найти ввести код ^13, в поле Заменить – пробел, включить режим Подстановочные знаки, щелкнуть по кнопке Заменить все.

3. Восстановить знаки конца абзаца в тех местах, где они нужны. Для этого в окне поиска и замены в поле Найти ввести символ, на который были временно заменены знаки конца абзаца, в поле Заменить – код ^p (см. справку о подстановочных знаках), включить режим Подстановочные знаки, щелкнуть по кнопке Заменить все.

4. Запустить макрос для удаления лишних пробелов.

5. Выделить весь текст (пятикратным нажатием клавиши F8).

6. Назначить абзацные отступы в диалоговом окне Абзац.

7. Снять выделение с текста (Esc, затем любая клавиша со стрелкой).

Связать готовый макрос с кнопкой на панели быстрого доступа и назначить сочетание клавиш для быстрого запуска.

5