Обмен данными с Microsoft Word Сохранение объекта базы данных в файле формата rtf

Чтобы сохранить объект базы данных в файле формата RTF с автоматическим открытием этого файла в Microsoft Word, надо:

1. В области переходов выбрать имя нужного объекта. Для сохранения фрагмента объекта открыть этот объект и выделить нужный фрагмент.

2. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт щелкнуть по кнопке Экспорт в файл RTF.

3. В открывшемся диалоговом окне указать месторасположение и имя файла.

Создание составного текстового документа с помощью функции слияния

Составной документ представляет собой текстовый документ, основу которого составляет типовой текст, одинаковый для всех экземпляров, заполняемый конкретными данными, своими для каждого экземпляра.

Переменные данные содержатся в источнике данных. Источником данных может быть таблица или запрос базы данных.

1. В области переходов выделить таблицу или запрос, являющийся источником данных для составного документа.

2. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт в списке кнопки Дополнительно выбрать команду Слияние в Microsoft Office Word.

3. В открывшемся диалоговом окне выбрать вариант дальнейших действий: Установить связь с готовым документом Microsoft Word или Создать новый документ и установить связь с ним.

4. В открывшемся окне программы Microsoft Word ввести текст. Вместо переменных данных ввести соответствующие имена полей. Для этого установить курсор в месте вставки имени поля, затем на вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей в списке кнопки Вставить поле слияния выбрать имя нужного поля.

Для описания правил, позволяющих принимать решение пли слиянии, на вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей щелкнуть по кнопке Правила, выбрать из списка нужную конструкцию и в открывшемся окне ввести нужные параметры.. В частности, конструкция IF…THEN…ELSE позволяет выбрать один из двух вариантов значения поля в зависимости от того, выполняется или нет заданное условие.

5. Для просмотра объединенных данных на вкладке Рассылки в группе Просмотр результатов щелкнуть по кнопке Просмотр результатов. В полях слияния будут размещены данные первой записи. Для перехода к другим записям в группе Просмотр результатов имеются соответствующие кнопки.

Для помещения результатов слияния в новый документ на вкладке Рассылки в группе Завершить в списке кнопки Найти и объединить выбрать вариант Изменить отдельные документы, для печати документа ‑ вариант Печать документов.

Обмен данными с Microsoft Excel

Экспорт таблицы или запроса в электронную таблицу

1. В области переходов выделить имя экспортируемого объекта.

2. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт щелкнуть по кнопке Экспорт в таблицу Excel.

3. В открывшемся диалоговом окне указать месторасположение, имя и формат файла.

Импорт данных из электронных таблиц

1. На вкладке Внешние данные в группе Импорт щелкнуть по кнопке Импорт электронной таблицы Excel.

2. В открывшемся диалоговом окне выбрать нужный файл и указать, когда и где сохранять данные.

3. Далее выполнять инструкции, выводящиеся в диалоговых окнах мастера по импорту электронных таблиц.

Практическая работа 7

Добавление объектов OLE в формы и отчеты

1. В таблицу Производители базы данных Торговый дом добавить поле Логотип фирмы с типом данных Вложение. Вложить в это поле простые рисунки, созданные с помощью графического редактора Paint.

2. Создать форму Производители со следующими элементами управления:

• поля с подписями Название фирмы, Телефон, Адрес, связанные с соответствующими полями таблицы Производители;

• поле вложения Логотип фирмы, связанную с соответствующим полем таблицы Производители.

3. Создать отчет Производители товаров со следующими элементами управления:

• поле с подписью Название фирмы, связанное с соответствующим полем таблицы Производители;

• поле с подписью Наименование товара, связанное с соответствующим полем таблицы Товары;

• поле вложения Логотип фирмы, связанную с соответствующим полем таблицы Производители.

Группировка данных – по наименованиям фирм.

Элементы управления Название фирмы и Логотип фирмы поместить в раздел Заголовок группы, элемент управления Наименование товара – в раздел Область данных, названия полей – в раздел Верхний колонтитул.

В разделе Примечание группы провести горизонтальную линию.

4. В таблицу Товары базы данных Торговый дом добавить поле Изображение с типом данных Поле объекта OLE. В текстовом редакторе MS Word, используя средства рисования, создать простые изображения товаров. Внедрить эти рисунки как фрагменты в поле Изображение.

5. В форму Товары, созданную на основе таблицы Товары, добавить элемент управления Присоединенная рамка объекта, содержащий данные поля Изображение.

6. В форму Институт базы данных Институт добавить элемент управления Свободная рамка объекта, содержащий внедренный объект типа Документ Microsoft Word. В открывшемся окне Microsoft Word средствами WordArt создать фигурный текст «База данных ИНСТИТУТ».

Задать свойство вставленного объекта Установка размеров: фрагмент.

Изменить формат объекта, двойным щелчком мыши вызвав серверную программу.

7. В форму Личные и служебные сведения базы данных Институт в раздел Заголовок формы добавить элемент управления Рисунок, содержащий любой рисунок. Задать свойство вставленного объекта Установка размеров: по размеру рамки.

8. В форму Личные сведения на вторую страницу (рядом с полем Автобиография) вставить фрагмент картинки рабочего стола.

Для этого свернуть все открытые окна, клавишей Print Screen скопировать экран в буфер обмена, открыть графический редактор Paint, вставить содержимое буфера обмена командой Вставить в меню Правка. Далее действовать по правилам создания объекта на основе фрагмента файла.

9. Добавить фоновый рисунок из коллекции картинок Microsoft в форму Торговый дом базы данных Торговый дом. Установить свойство Масштабы рисунка: по размеру рамки.

10. Добавить фоновый рисунок в отчет, созданный на основе таблицы Заказы базы данных Торговый дом..