Тема 4. Организация документооборота Теоретические вопросы темы

1. Понятия «документооборот», «организация документообо­рота». Общие принципы и методические основы организации документооборота.

2. Документопотоки. Их структура, направленность движения, маршруты.

3. Этапы движения документов. Технология обработки документов, входящих в разные документопотоки.

4. Объем документооборота учреждения, его влияние на орга­низацию работы с документами.

5. Анализ документооборота организации. Использование дан­ных анализа для совершенствования работы с документами.

Методические рекомендации

Данная тема является ключевой и охватывает широкий круг вопросов, связанных с организацией процесса работы с документами с момента их создания (или получения) до завершения исполнения или отправки их из учреждения.

Прежде всего, следует знать, что документооборот является сложным технологическим процессом, который характеризуется различными параметрами. В частности, прямую и обратную связь в управлении осуществляют определенные потоки документов. Соблюдение принципов и правил организации документооборо­та позволяет достичь точности направления документопотоков, сократить время на обработку документов и принятие управлен­ческих решений и, в конечном счете, влиять на эффективность дея­тельности аппарата управления.

Технологическая цепочка движения и обработки документов представлена рядом типовых функций, которые при решении кон­кретных задач могут быть детализированы до отдельных операций. Следует обязательно учитывать то, что порядок работы с докумен­тами, операции по их обработке зависят от видов документов и от их принадлежности к определенному документопотоку.

Одной из обязательных функций службы ДОУ организации или предприятия является учет объема документооборота. Это не случайно, т. к. объем документооборота существенным образом влияет на организацию аппарата управления предприятия, в т. ч. его службы ДОУ. От объема документооборота зависит выбор общей технологии работы с документами, определение порядка выполнения отдельных делопроизводственных операций.

Студентам необходимо знать методические подходы к прове­дению анализа документооборота по его качественным и количест­венным параметрам. Не менее важно уметь формулировать задачи анализа, т.е. определять возможные направления использования результатов аналитической работы.

Для решения этих задач студенты должны иметь представление об общих принципах организации документооборота и их реали­зации в действующих государственных нормативных документах; знать последовательность прохождения и технологию обработки различных групп документов; уметь составить схемы движения документов, входящих в определенные документопотоки; иметь навыки учета и анализа документооборота и уметь применять полученные результаты для организации и совершенствовании документооборота конкретного предприятия.

Контрольные вопросы

1. Что входит в понятие «документооборот»?

2. Назовите основные причины увеличения объемов документооборота.

3. Для чего нужен анализ параметров документооборота?

4. Назовите основные требования к организации документооборота?

5. Какие документопотоки составляют документооборот организации, в чем их особенности?

6. Какие требования выполняются на разных этапах обработки входящих, исходящих и внутренних документов?

7. Какие требования предъявляются к обработке входящих документов?

8. По каким причинам проводится обработка исходящих и внутренних документов?