№44 Список в электронной таблице, его структура.

Список - это набор строк таблицы, содержащий связанные данные, например, набор адресов и телефонов клиентов. Список может использоваться, как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы – полей. Первая строка списка при этом содержит имена столбцов (имена полей). В Excel имеется набор функций списка, облегающих обработку и анализ данных в списке. Чтобы использовать эти функции необходимо придерживаться определенных правил организации данных в список:

1. Стараться использовать только один список на листе, так как некоторые возможности управления списком, например, фильтрация, могут быть использованы только для одного списка.

2. Спроектировать список таким образом, чтобы все строки содержали подобные объекты в одном столбце.

3. Держать список отдельно, т.е. между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустой и один пустой столбец. Это позволяет программе Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставки вычисляемых автоматически итоговых значений.

4. Располагать важные данные сверху или снизу от списка, т.к. прили снизу от списка, т.е сверху сок при выполнении сортировки, наложенни фильтра или вставки вычисляемых автоматически итоговых размещении важных данных слева или справа от списка данные могут быть скрыты в процессе фильтрации списка

5. Отображение всех строк и столбцов. Перед внесением изменений в список убедитесь в том, что все скрытые строки и столбцы отображены. Если строки и столбцы списка скрыты, данные могут быть непреднамеренно удалены.

6. Использование форматированных имен столбцов. В первой строке списка задаются имена столбцов. Программа Excel использует имена при создании отчетов, поиски и оформление данных. Шрифт, выравнивание, формат, шаблон, границы и формат прописных и строчных букв, присвоенные имена столбцов списка, должны отличаться от формата, присвоенного строкам данных. Перед вводом имен столбцов ячейкам должен быть присвоен текстовой формат.

7. Использование границ ячеек. Для отделения имен от данных следует использовать границы ячеек а не пустые строки или прерывистые линии.

8. Отсутствие пустых строк и столбцов. В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка.

9. Отсутствие начальных и конечных пробелов. Дополнительные пробелы влияют на поиск и сортировку. Вместо ввода пробелов рекомендуется использовать сдвиг текста внутри ячейки.

10. Расширенный список форматов и формул. При добавлении новых строк в конец списка программа Excel использует согласованные форматы и формулы, т.е. новые данные в конце списка форматируется также, как и предыдущие ряды, а формулы, повторяющиеся в каждой строке, копируются в новую строку. Чтобы форматы и формула расширялись, они должны появляться, по крайней мере, в 3 из 5 вышестоящих строках списка.

№45 Выполнение аналитической обработки данных в списке: сортировка, отбор по критерию, подведение итогов.

С созданными и отредактированными списками можно проводить сортировку, фильтрацию, подведение итогов и другие операции.

Сортировка.

Сортировать можно как числовые, так и текстовые данные. Числовые: либо в порядке возрастания, либо в порядке убывания; Текстовые: в прямом алфавитном или в обратном алфавитном порядке.

По умолчанию строки выделенного диапазона сортируются по содержимому одного из столбцов, но можно и по нескольким сразу.

Можно самому выделить ячейки диапазона с помощью пункта меню Сортировка диапазона (Данные→Сортировка)

Столбцы, подлежащие сортировке, выбираются в поле списка. Здесь же нужно задать порядок сортировки. Если столбец, данные которого сортируются, содержит и числа и текст, то числа будут помещены перед текстом.

По умолчанию выполняется сортировка строк, но можно и задать сортировку столбцов, щелкнув по кнопке Параметры и установить переключатель Сортировать в положение Столбцы диапазона.

Отбор по критерию.

Фильтрация – это быстрый и легкий способ поиска подмножества данных и работы с ним в списке. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям отбора, заданным для столбца.

автофильтр для простых условий отбора.

При фильтрации порядок записей в списке не изменяется, а временно скрываются строки, которые не требуется отображать. Строки, отобранные при фильтрации можно редактировать, форматировать и выводить на печать, а также создавать на их основе диаграммы, не изменяя порядок строк и не перемещая их.

Автофильтр. После выполнения команды Данный  Фильтр  Автофильтр в нижнем правом углу ячеек – имен столбцов в фильтруемом списке появляются стрелки автофльтра.

Если щелкнуть стрелку автофильтра, отображается список всех уникальных видимых элементов в столбце. Выбрав элемент из списка для конкретного столбца, можно незамедлительно скрыть все строки, не содержащие выбранное значение.

Если фильтруется список чисел, можно быстро просмотреть наибольшее значение в списке, щелкнув пункт «Первые 10» в списке автофильтра. Для того чтобы вернуться к просмотру всего содержимого столбца, щелкните пункт Все.

Пользовательский автофльтр используется для вывода строк, отвечающих нескольким условиям для одного столбца, для этого выберите команду меню Данные  Фильтр, затем команду Автофильтр. Нажмите кнопку со стрелкой в столбце, в котором находятся сравниваемые данные, а затем из раскрывающего списка выберите пункт Условие.

Чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одному условию отбора, выберете необходимы оператор сравнения в первом поле под надписью «Показать только те строки, значения которых» и значение для сравнения справа от него.

Расширенный фильтр.

Расширенный фильтр из меню Данные  Фильтр системного меню используется для применения нескольких условий отбора к одному или нескольким столбцам, либо для создания условий отбора в результате выполнения формулы.

Чтобы отфильтровать список с помощью расширенного фильтра, столбцы списка должны иметь заголовки (имена полей). Нужно создать дополнительно к списку два диапазона – условий и результатов отбора, каждый диапазон должен начинаться с имен полей списка. Между диапазонами должно быть не менее одной пустой строки. Условия отбора помещают в одну строку ( если условие И ) или разные (если условие ИЛИ ).

На вкладке Данные  Фильтр  Расширенный фильтр, чтобы показать результат фильтрации, устанавливается переключатель «Обработка» в положение «скопировать результаты в другое место».

Подведение итогов.

Для автоматического вычисления итогов есть команда Данные→Итоги, которая позволяет выполнить детальный анализ сводных показателей для групп данных, объединенных каким-либо общим признаком.

Операция - определяет одну из 11 функций

Добавить итоги по – определяет поле, в котором должны появиться итоги, можно указать более чем одно поле.

Заменить текущие итоги – заменяет все полученные ранее итоги новыми, если убрать этот флажок, то новые итоги будут вставлены над полученными ранее, а не заменят их.

Конец страницы между группами – автоматически вставляет конец страницы перед каждой группой данных, что обеспечивает печать каждой группы данных на отдельной странице.

Итоги под данными – помещает строки итогов и общих итогов под соответствующими данными, в противном случае они будут помещены вверху над данными.