лекции по ИТ / 16 Тема 4_2 Мастер диаграмм

Занятие 16

Тема 4. Электронные таблицы.

Тема 4.2. Наглядное оформление таблиц

1. Обмен данными.

2. Списки.

3. Мастер диаграмм.

Информационные связи.

В табличном процессоре можно ввести ссылки на ячейки, расположенные в другой таблице. После установления ссылки значения, находящиеся в ячейках, будут автоматически обновляться. Для обращения к значению ячейки, расположенной на другом рабочем листе, указывают имя этого листа вместе с адресом соответствующей ячейки. Например, для обращения к ячейке «F7» на рабочем листе «Akt3» вводится формула «=Akt3!A7». Если в названии листа есть пробелы, то название заключается в кавычки. Адреса ячеек указывают латинскими буквами. Информационное связывание двух ячеек можно упростить, если скопировать значение исходной ячейки в буфер (с помощью клавиш <Ctrl+C>) и промаркировать ячейку, в которой должен появиться результат. Затем из меню «Правка» выполняется директива «Специальная вставка». В диалоговом окне этой директивы выбирают вариант вставки и щелкают по кнопке ОК.

Обмен данными. Функция обмена данными позволяет пользователю процессора импортировать в свои таблицы объекты из других прикладных программ и передавать (экспортировать) собственные таблицы для встраивания их в другие объекты.

Концепция обмена данными является одной из основных в среде Windows. Редактор «Excel» поддерживает стандарт обмена данными OLE 2.0 (Object Linking and Embedding).

Между объектами, обрабатываемыми различными прикладными программами, создаются информационные связи, например между таблицами и текстами. Эти информационные связи реализованы динамически, например, копия таблицы, встроенная в текст, будет обновляться (актуализироваться) всякий раз, когда в ее оригинал вносятся изменения.

Обработка списков. Списки позволяют эффективно работать с большими однородными наборами данных.

Списком называют упорядоченный набор данных, имеющих одинаковую структуру. Например, списком является телефонный справочник, в котором приведены фамилии абонентов и номера их телефонов. Каждый элемент списка занимает одну строку, в которой данные распределяются по нескольким полям (столбцам). В программе списки являются специальным видом таблиц с набором операций по их обработке. Они могут рассматриваться как внутренние БД, в которых записями являются строки таблицы, а полями — столбцы.

Для создания списков необходимо задать названия отдельных полей в них. Например, в качестве полей для списка телефонных номеров можно выбрать следующие: телефонный номер абонента, имя абонента, адрес абонента и примечания. Названия полей используются программой для поиска элементов в списке и его обработки. Эти названия соответствуют названиям столбцов в таблице.

В первой строке рабочего листа вводят названия отдельных полей списка, не оставляя между ними свободных столбцов. Эта строка таблицы используется в качестве строки заголовков списка. Для этого вызывают из меню «Данные» директиву «Форма». В результате открывается диалоговое окно для ввода данных, в котором каждому полю списка соответствует поле ввода.

Для проведения поиска в созданном списке вызывают из меню «Данные» директиву «Форма». В диалоговом окне появляется первый элемент списка. Щелкнув по командной кнопке «Критерии», входят в режим поиска. Для осуществления поиска вводят значения одного или нескольких полей искомого элемента в соответствующие поля ввода, расположенные в левой части окна. Введенные значения служат критериями поиска. Можно заполнить не все поля ввода, тогда будет производиться поиск элементов в соответствующих полях списка.

Для проведения поиска по введенным значениям, щелкают по кнопке «Далее». Чтобы найти элемент, удовлетворяющий критерию поиска, программа просматривает весь список, начиная с первого элемента. Если находится соответствующий элемент, он появляется в диалоговом окне. Если нужно найти следующий элемент, удовлетворяющий условию поиска, снова щелкают по кнопке «Далее».

При поиске текста для маскирования текстовых позиций можно использовать символы «?» (позволяет игнорировать одну занимаемую им текстовую позицию) или «*» (позволяет игнорировать все следующие после нее символы).

В числовых критериях поиска можно использовать логические операторы. Например, условие «>30» означает, что нужно найти все элементы списка, содержимое указанного поля которых больше 30.

Следует отметить, что в комплект поставки «Excel» входит программа обработки внешних баз данных «MS Query». Программа «Query» (Запрос) может работать с текстовыми файлами и данными, подготовленными такими СУБД, как MS Access, dBASE, FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server. Набор данных, хранящийся на диске в формате одной из перечисленных выше БД, называют внешней БД. Если в процессе работы с таблицей возникает необходимость обратиться к внешней БД, запускают программу «Query». Это позволяет импортировать данные из базы и обрабатывать их как обычные табличные данные в «Excel». В некоторых случаях внешние данные можно обработать непосредственно программой «Query».

В заключение заметим, что программы электронных таблиц могут успешно использоваться не только для расчетных задач, но и при математическом моделировании и оптимизации, в частности, для решения задач линейного программирования или решения дифференциальных уравнений путем построения динамических имитационных моделей «зацикливанием» функциональных связей между зависимыми переменными.

Мастер диаграмм.

Табличные процессоры предлагают раз­личные виды иллюстраций деловой графики (диаграмм), причем их построение облегчено за счет использования Мастера диа­грамм — встроенных автоматизированных пошаговых процедур, позволяющих выбрать тип диаграммы и для него выполнить все необходимые операции, в том числе оформления различными компонентами.

Гистограмма показывает изменение данных за опреде­ленный период времени и иллюстрирует соотношение отдель­ных их значений. Категории располагаются по горизонтали, а значения — по вертикали. Ориентирована на изменения во вре­мени. Гистограмма с накоплением демонстрирует вклад отдель­ных элементов в общую сумму.

Линейчатая диаграмма отражает соотношение от­дельных компонентов. Категории расположены по горизонтали, а значения — по вертикали. Ориентирована на сопоставление значений и меньшее — изменения во времени. Линейчатая диа­грамма с накоплением показывает вклад отдельных элементов в общую сумму.

График представляет варианты отображения изменений данных за равные промежутки времени.

Круговая диаграмма отражает как абсолютную вели­чину каждого элемента ряда данных, так и его вклад в общую сумму. На круговой диаграмме может быть представлен только один ряд данных. Такую диаграмму рекомендуется использовать, когда необходимо подчеркнуть какой-либо значительный эле­мент.

Точечная диаграмма показывает взаимосвязь между числовыми значениями в нескольких рядах и представляет две группы чисел в виде одного ряда точек в координатах х и у. Она отображает нечетные интервалы (или кластеры) данных и часто используется для представления данных научного характера. При подготовке данных следует расположить в одной строке или столбце все значения переменной х, а соответствующие значе­ния у смежных строках или столбцах.

Поверхностная диаграмма используется для поиска наилучшего сочетания двух наборов данных. Как на топографи­ческой карте, области с одним значением выделяются одинако­вым узором и цветом.

Кроме этого, в инструментарии предусмотрены следующие типы диаграмм.

Диаграмма с областями подчеркивает величину из­менения в течение определенного периода времени, показывая сумму введенных значений, а также вклад отдельных значений в общую сумму.

Кольцевая диаграмма, как и круговая диаграмма, по­казывает вклад каждого элемента в общую сумму, но в отличие от круговой диаграммы может содержать несколько рядов дан­ных. Каждое кольцо в кольцевой диаграмме представляет от­дельный ряд данных.

Лепестковая диаграмма. Здесь каждая категория имеет собственную ось координат, исходящую из начала коор­динат. Линиями соединяются все значения из определенной се­рии. Лепестковая диаграмма позволяет сравнить общие значения из нескольких наборов данных.

Пузырьковая диаграмма является разновидностью точечной диаграммы. Размер маркера данных указывает значе­ние третьей переменной. При подготовке данных в одной строке или столбце располагают все значения переменной х, а соответ­ствующие значения у — в смежных строках или столбцах.

Биржевая диаграмма часто используется для демонст­рации цен на акции. Этот тип диаграммы применяют для ото­бражения научных данных, например изменения температуры. Для построения этой и других биржевых диаграмм необходимо правильно организовать данные.

Прежде чем начинать строить диаграмму, необходимо закончить все работы в таблице, включая ее форматирование, затем воспользоваться «Мастером диаграмм» («ChartWizard»), щелкнув на основной панели по соответствующей пиктограмме.

С помощью указателя мыши на свободном месте рабочего листа или на новом рабочем листе создается прямоугольник, и в нем размещается созданная диаграмма. Для этого щелкают левой клавишей мыши и, не отпуская ее, «буксируют» (перетаскивают) образовавшуюся после щелчка пунктирную рамку из верхнего левого угла прямоугольной области в правый нижний угол. Если диаграмма строится на отдельном листе, то в меню «Вставка» открывают подменю «Лист» и нажимают левую клавишу мыши.

На первом шаге маркируют мышью соответствующую область таблицы для создания диаграммы. В нее могут быть включены заголовки строк и столбцов. Затем в строке меню нажимают на кнопку-пиктограмму с изображением диаграммы.

В окне «Мастера диаграмм» выбирают один из предложенных образцов и нажимают кнопку «Далее». В новом окне «Мастера...» выбирают источник данных для построения диаграммы (диапазон и ряды в строках или столбцах). При этом можно увидеть вариант получившейся диаграммы.

Нажав кнопку «Далее», переходим в режим установления параметров диаграммы (название, подписи данных, надписи на осях, легенда и др.). На этом этапе диаграмма фактически сформирована.

После последнего нажатия на кнопку «Далее» «Мастер...» предлагает выбрать вариант размещения диаграммы (на имеющемся или на отдельном листе). Это последнее действие пользователя, после которого и нажатия кнопки «Готово» диаграмма появляется в указанном месте.

Если при работе с «Мастером» не были созданы заголовок диаграммы и надписи на осях, то это можно сделать потом следующим образом. Для этого активизируют мышью диаграмму и нажимают ее правую клавишу. Из выпадающего меню вызывают директиву «Параметры диаграммы». В открывшемся диалоговом окне указывают соответствующие данные и нажимают кнопку ОК.-^:

В появившихся рамках с текстами находятся введенные заголовки. Их можно редактировать обычным для текстового редактора образом. Для этого щелкают левой клавишей мыши по одному из текстов и в образовавшейся вокруг него рамке редактируют текст.

Контрольные вопросы:

1. Для чего используются списки в электронных таблицах?

2. Для чего нужны формы?

3. Перечислите основные типы диаграмм.

4. Как создать диаграмму?