Информатика / Информатика / Добрянская ФМ 2-6 Билеты 5-7

Добрянская Полина

ФМ 2-6

Вопрос №5. Информационная технология как инструмент формирования управленческих решений.

В процессе деятельности любой бизнес-системы на нее влияют факторы внешней среды (конкуренты, заказчики, поставщики, государственные учреждения, партнеры, собственники, банки, биржи и т. д.) и внутренние факторы, которые в основном являются результатом принятия того или иного управленческого решения.

Процесс принятия управленческих решений рассматривается как основной вид управленческой деятельности, т. е. как совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и последовательных управленческих действий, обеспечивающих реализацию управленческих задач.

Цель и характер деятельности организации определяют ее информационную систему и автоматизацию информационной технологии, а также вид обрабатываемого и производимого информационного продукта, на основе которого принимается оптимальное управленческое решение.

В соответствии с уровнями принятия решений в функционировании информационной технологии можно выделить три контура: долгосрочного стратегического планирования, среднесрочного тактического планирования и оперативного регулирования деятельности организации.

1. Стратегический уровень ориентирован на руководителей высшего ранга. За счет организации информационной технологии обеспечивается доступ к информации, отражающей текущее состояние дел в фирме, внешней среде, их взаимосвязи и необходимой для принятия стратегических решений.

Отличительной особенностью функционирования ИТ в контуре долгосрочного стратегического планирования, базирующегося на использовании агрегированных моделей, следует считать решающую роль самого управленческого персонала в процессе принятия решений. Высокий уровень неопределенности и неполноты информации повышает значение субъективного фактора как основы принятия решений. При этом автоматизированная информационная технология выступает в роли вспомогательного средства, обеспечивающего главную предпосылку для организации деятельности аппарата управления.

Таким образом, информационные технологии поддержки стратегического уровня принятия решений помогают высшему звену управления организацией решать неструктурированные задачи, основной из которых является сравнение происходящих во внешней среде изменений с существующим потенциалом фирмы.

Основным инструментарием для поддержки работы высшего руководящего звена являются разрабатываемые стратегические информационные системы для реализации стратегических и перспективных целей развития организации.

Информационные технологии призваны создать общую среду компьютерной и телекоммуникационной поддержки стратегических решений в неожиданно возникающих ситуациях.

2. Тактический уровень принятия решений основан на автоматизированной обработке данных и реализации моделей, помогающих решать отдельные, в основном, слабо структурированные задачи (например, принятие решения об инвестициях, рынках сбыта и т. д.). 

Для поддержки принятия тактического решения в информационной технологии фирмы используются такие инструментальные средства, как базы данных, системы обработки знаний, системы поддержки принятия решений и т. д.

3. Оперативный (операционный) уровень принятия решений является основой всех автоматизированных информационных технологий. На этом уровне выполняется огромное количество текущих рутинных операций по решению различных функциональных задач экономического объекта. 

Информационные технологии обеспечивают специалистов на оперативном уровне информационными продуктами, необходимыми для принятия ежедневных оперативных управленческих решений. Назначение инструментальных средств информационной технологии на этом уровне отвечать на запросы о текущем состоянии фирмы и контролировать информационные потоки организации, что соответствует оперативному управлению.

Информационная технология, поддерживающая управление на оперативном уровне, является связующим звеном между организацией и внешней средой. Через оперативный уровень также поставляются данные для остальных уровней управления.

Инструментальные средства на оперативном уровне управления имеют небольшие аналитические возможности. Они обслуживают специалистов организации, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел как внутри фирмы, так и во внешней среде. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в организации и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов.

Вопрос №6. Офисная технология MS Word.

Универсальный текстовый процессор MS Word является одним из самых современных редакторов и обладает значительным набором функций по редактированию и оформлению документов.

Основные возможности.

Операция форматирование - это определение необходимых параметров, что может относиться к символу, слову, группе слов, строке, абзацу, странице, разделу (глава, часть) и всему документу в целом.

Форматирование символов заключается в задании типа, начертания, размера, характеристик шрифта, а также в определении интервала между символами и т. п. Форматирование слов и строк может заключаться в их выделении отличающимся шрифтом или цветом, а так же задании способа выравнивания. Задание шрифта может действовать на отдельные абзацы, страницы, главы и весь документ в целом. В деловых документах чаще всего используются шрифты типов Arial Cyr, Courier New Cyr, Times New Cyr размером 12,14.

Форматирование абзацев выполняется заданием их параметров, в т. ч. размера абзацного отступа, в окне Формат / Абзац и использованием команды Выровнять по ширине (Кнопка ИП).

Форматирование страниц заключается в определении их размеров, границ текста, размещение сносок, создание списков – перечислений и формировании текста в несколько колонок.

Форматирование документа состоит в разделении его на страницы, их нумерации и составлении оглавления.

Рассмотрим также следующие операции в MS Word.

Поиск и замена. Эта функция удобна при исправлении типовых ошибок в тексте, при однотипных изменениях и т. п.

Масштабирование изображения на экране. Данную операцию используют для получения наибольшего удобства при работе, уменьшая или увеличивая изображение на экране. Масштабы 50,75,100% и т. п.

Предварительный просмотр и печать документов. При работе с многостраничными документами перед выводом на печать целесообразно использовать команду Просмотр (п. Файл или ИП). Эта операция позволит заметить и устранить погрешности размещения текста.

Задание параметров печати документа и её реализация выполняется через окно Файл / Печать. При этом можно распечатать выделенный фрагмент, заданные по номерам страницы, весь документ, сведения о документе, несколько копий документа.

ТкП WORD имеет многочисленные функции, значительно упрощающие создание документов, обеспечивающие встраивание в текст таблиц, рисунков и графических объектов, улучшающие вид документа и т.д.

Стиль – это набор параметров форматирования, позволяющий сократить время установки форматов или изменения их параметров.

Автоформатирование - это операция, позволяющая автоматически проанализировать документ, а затем применить к нему различные стили текстовых шаблонов.

Трудоёмкость исправления часто повторяющихся ошибок, кроме способа поиска/замены, можно уменьшить использованием автокоррекции. Эта функция обеспечивает автоматическое исправление стандартных ошибок, характерных для пользователя (двойные заглавные, смещение порядка букв, лишние пробелы и т.п.).

Автотекст – это сохраненные, час то используемые фрагменты текста (например, заключительная часть делового письма).

Слияние документов – это процедура объединения основного документа, содержащего неизменяемую часть данных, и источника данных, включающего переменную информацию. Процедура основана на использовании в основном документе полей, т.е. специальных кодов, указывающих место вставки переменной информации. Для деловых писем источником данных могут быть названия и адреса фирм, фамилии руководителей и т.п., которые целесообразно представлять в виде таблицы.

Проверка текста может выполняться автоматически в процессе набора, в выделенном фрагменте или по всему тексту. При выявлении ошибки её можно сразу исправить, игнорировать или добавить нераспознанное слово в словарь.

Вопрос №7. Офисная технология MS Excel.

В офисной практике часто возникает необходимость создания документов в табличной форме. Для этих целей используются табличные процессоры (ТбП). ТбП – это комплекс программных средств для формирования и обработки информации в «электронной таблице».

Одним из наиболее мощных и многофункциональных ТбП является Excel, работающий в оболочке Windows. Exсеl предос тавляет множество процедур, существенно облегчающих работу с ЭТ и позволяющих рационально оформить документы.

Поиск и замена. Для поиска информации в больших таблицах и БД целесообразно использовать окно Правка/Найти. Если при этом необходимо заменять данные, то применяется окно Правка/Заменить.

Создание окон для работы с фрагментами больших таблиц и фиксирования заголовков используется разбиение рабочих листов на окна.

Формирование сводных таблиц, т.е. таблиц, объединяющих данные нескольких таблиц, выполняется с помощью окна Данные/Консолидация.

В Ехcel имеется 15 видов диаграмм. Диаграммы могут быть внедренными и диаграммами-страницами. Первые – это графики, размещаемые на одном листе с таблицей. Диаграммы-страницы располагаются на отдельных листах.

Ехcel предоставляет возможность формирования и работы с простейшими базами данных, которые обладают определенными средствами управления данными.

При небольшом числе записей формирование такой БД выполняется обычным заполнением клеток. Для создания больших БД можно использовать копирование соответствующих таблиц, а также применять системы сканирования, например, FineReader.

Упорядочение информации в БД обеспечивается процедурой сортировки.

Выборка необходимых записей из БД обеспечивается режимом фильтрации данных, при помощи которого из БД выбираются только записи, соответствующие заданным условиям (критериям).

Excel предоставляет широкие возможности для анализа статистических, научных, коммерческих и т.п. данных. В основе анализа лежат автоматический пересчет и графическое отображение взаимосвязанных числовых последовательностей.

Часто при вычислении используются формулы, содержащие функции. В ЭТ имеются несколько сотен функций, которые подразделяются на Математические, Статистические, Финансовые и т.д.

Рассмотрим математические функции, которые могут пригодиться при больших объемах вычислений.

На панели инструментов стандартная расположена кнопка со значком , отвечающая за автосуммирование чисел с помощью функции СУММ. Для осуществления этой функции необходимо перетащить указатель мыши по ячейкам, которые нужно просуммировать. Будет выделен диапазон для суммирования, например А1:А100, при нажатии , в ячейке А111 будет рассчитана сумма всех чисел в столбце. Если необходимо рассчитать сумму в другом диапазоне, его нужно откорректировать.

Работа с Excel требует серьезной квалификации, однако, даже большой стаж работы не гарантирует знания всех тонкостей этого приложения. Прежде всего потому, что в ней есть ряд функций, не всегда удобных в пользовании, например, для расчета параметров математические функции гораздо более удобно специальные математические пакеты, такие, как Mathcad, BLP, Statgraphics и др.

Тем не менее, электронные таблицы широко используются в современном офисе, особенно в бухгалтерских расчетах.

Еще раз хочется отметить, что при работе с Excel следует обратить особое внимание на формат данных в ячейках и на использование относительной и абсолютной адресации.