10.2. Административные методы управления персоналом

Формами реализации административных методов являются директивы органов управления (приказы, планы, положения, инструкции). Особое значение данная группа методов приобретает при решении организационных и координационных проблем в периоды создания организации и ее реорганизаций. Административные методы обеспечивают функционирование системы в заданных параметрах и ее перевод из одного состояния в другое. Регламентирование исполнения по содержанию и срокам позволяет координировать деятельность персонала, упрощает процедуру его оценки. Это преимущество административных методов становится незаменимым в ряде ситуаций, например, критических, экстремальных ситуациях, при решении масштабных задач, требующих координации усилий большого числа людей. Административные методы определяют использование экономических и социально-психологических методов управления.

В соответствии со спецификой средств организационного воздействия административные методы подразделяются на организационно-стабилизирующие, распорядительные и дисциплинарные методы.

Организационно-стабилизирующие методы обеспечивают упорядочение деятельности объекта управления. Они фиксируют его состав и характер взаимосвязи отдельных элементов. Данная группа методов реализуется в форме регламентирования, нормирования и инструктирования.

Регламентирование относится к наиболее жесткому типу организационного воздействия. Оно предусматривает использование положений, определяющих сферу и порядок действия организации в целом и ее отдельных звеньев. В соответствии с назначением выделяют следующие виды регламентирования:

– положения общеорганизационного характера, устанавливающие организационную обособленность и порядок функционирования организации в целом (законодательные акты, регулирующие деятельность коммерческих организаций, устав предприятия, учредительный договор);

– структуры, определяющие состав элементов системы (организационная структура предприятия, штатное расписание);

– положения, закрепляющие организационный статус подразделения и порядок его работы (положения о линейных и функциональных подразделениях);

– должностное регламентирование, фиксирующее место должности в структуре организации, функции, задачи, права, обязанности, формы связи с другими должностями, ответственность за выполнение возложенных функций, показатели оценки труда, порядок назначения, замещения и снятия с занимаемой должности, состав подотчетных должностей;

– правила, определяющие направления, порядок и общие границы действий (правила внутреннего распорядка, обслуживания покупателей, графики выхода на работу);

– рабочие инструкции, разрабатываемые для регламентирования выполнения определенных рабочих операций (инструкции по найму персонала, по технике безопасности, по оформлению взысканий).

Нормирование является менее жестким типом организационно-стабилизирующего воздействия. Оно предусматривает установление стандартов оценки объема и качества выполняемой работы. Различают типовые и локальные нормативы. Типовые нормативы (межотраслевые профессиональные) разрабатываются в порядке, утвержденном Правительством РФ. Разработка локальных нормативов осуществляется главным образом специалистами предприятия или приглашенными экспертами со стороны. При определении их величины можно ориентироваться на среднеотраслевые и общероссийские нормативы (стандарты), нормативы, используемые в практике работы зарубежных компаний. Пересмотр норм труда осуществляется с учетом требований действующего законодательства [ТК РФ ст. 162]. Нормативы бывают количественные и качественные. В практике работы предприятий торговли используются: технологические, трудовые, финансовые, стоимостные нормативы.

Текущее инструктирование относится к наиболее мягким методам административного воздействия. Оно проводится в отношении конкретного работника. Эта группа методов рассматривается как способ дополнительной методической либо информационной помощи работнику. Инструктирование предполагает разъяснение деталей, методов, условий работы и обеспечивает соответствие хода работы требованиям менеджера. Инструктирование проводится в письменной форме (на бумажном или электронном носителе) в устной форме, посредством оргтехники (телефон, радио, личные контакты), с помощью средств телекоммуникаций. Инструктивный материал может размещаться на стендах, плакатах, представляться в виде наглядных пособий (схем, рисунков, моделей). При инструктировании следует учитывать индивидуальную психологию восприятия информации инструктируемым работником. Это улучшает усвоение и запоминание информации. Инструктирование в устной форме, как правило, носит разовый характер. Оно связано, прежде всего, с выполнением новой работы, непредвиденных действий.

Распорядительные методы обеспечивают реализацию текущей организационной деятельности в соответствии со сложившимися на данный момент условиями. Распорядительное воздействие осуществляется в письменной и устной формах. Его инструментами являются директивы, приказы, распоряжения, указания, резолюции, предписания. Правом издавать приказы наделяется руководитель организации. Коллективный договор может оговаривать круг вопросов, приказы по которым требуют согласования с соответствующими общественными организациями.

Правом отдавать распоряжения наделены линейные руководители, их заместители и функциональные руководители в пределах своей компетенции. Они направлены на решение частных управленческих вопросов внутри подразделения. Соблюдение принципа единоначалия обеспечивается строгим регламентированием сферы и объема распорядительного воздействия. Как правило, распоряжения линейных руководителей касаются вопросов оперативного управления подразделением, организации и обеспечения условий работы персонала, оценки и стимулирования труда работников. Распоряжения функциональных руководителей носят специализированный характер и чаще всего связаны с обеспечением качества решения задач – выбор методов, подходов, последовательности выполнения операций. Обычно распорядительными полномочиями обладают главные специалисты (главный бухгалтер, главный экономист, главный технолог) и руководители специализированных служб (планового отдела, отдела маркетинга, отдела кадров). Резолюция налагается руководителем на определенный документ и отражает его отношение к нему (согласие, сроки исполнения, исполнитель). Предписание представляет собой коллективную форму выработки распорядительного воздействия (решения собрания акционеров, собрания трудового коллектива, специализированных советов).

Методы дисциплинарного воздействия. Распорядительное воздействие осуществляется на основе твердой исполнительской дисциплины, требующей четкого контроля реализации принятых решений. Поэтому важным дополнением перечисленных административных методов являются методы дисциплинарного воздействия. Их применение строится на должностной ответственности. Различают общую (административную) и функциональную (исполнительскую) ответственность. Общая ответственность предусматривает ответственность за обеспечение условий, необходимых для осуществления определенной деятельности. Она, как правило, соответствует деятельности руководителя. Функциональная ответственность связана с выполнением конкретной работы и соответствует деятельности исполнителя.

Следует различать дисциплинарные методы управления и дисциплинарные методы воздействия. Дисциплинарные методы управления включают в себя широкий диапазон методов, обеспечивающих поддержание дисциплины труда в организации на установленном администрацией уровне. В состав дисциплинарных методов входят методы дисциплинарного воздействия на конкретного работника. Они являются мерой принуждения, применяемой в отношении работника, не исполнившего свои обязанности или исполнившего их некачественно.

Нарушение трудовой дисциплины влечет за собой применение к провинившемуся работнику со стороны администрации дисциплинарных мер воздействия. Вид дисциплинарного взыскания определяется исходя из тяжести совершенного проступка и размера нанесенного ущерба. Различают мелкие, серьезные и грубые нарушения. К мелким нарушениям можно отнести единичные случаи опоздания на работу, случаи непродолжительного отсутствия на рабочем месте, единичные факты посторонних разговоров или занятий, случаи несоответствия внешнего вида. В отношении подобных нарушений может быть сделано устное замечание.

К серьезным нарушениям относят неоднократные опоздания на работу, прогулы, случаи несоответствия качества обслуживания покупателей установленным в организации стандартам, факты некачественного выполнения установленных обязанностей, отдельные факты несоблюдения установленных правил и процедур, неоднократные факты занятий во время работы посторонними делами. Они наказываются дисциплинарными взысканиями, выговором, строгим выговором.

К грубым нарушениям в торговле можно отнести:

– совершение по месту работы хищения товарно-материальных ценностей;

– наличие серьезных, обоснованных жалоб покупателей на качество обслуживания;

– серьезные нарушения действующих правил, процедур, повлекшие за собой нанесение материального ущерба и ущерба имиджу предприятия;

– оскорбительное поведение;

– повторное неисполнение трудовых обязанностей, обоснованных требований руководителя, за которые имеется дисциплинарное взыскание;

– грубая небрежность, халатность, серьезные упущения, повлекшие за собой потерю прибыли организации;

– совершение действий работниками, обслуживающими денежные и товарные ценности, повлекших за собой утрату доверия;

– нарушение конфиденциальности, этических норм; -другие грубые нарушения, подпадающие под положения ст. 81 ТК РФ.

За грубыми нарушениями следует немедленное увольнение.

Рассмотренные выше административные методы управления являются основой реализации экономических методов управления персоналом.