6.2. Виды контроля
Первый вид контроля – это предварительный контроль, который осуществляется до фактического начала работ. Главное средство реализации предварительного контроля - осуществление, а не создание процедур, линий и правил поведения. Предварительный контроль в организациях используется в трех основных сферах: материальных, финансовых и человеческих ресурсах. В сфере человеческих ресурсов контроль достигается благодаря анализу профессиональных способностей и знаний, необходимых для выполнения определенных задач организации, в сфере материальных основной целью является контроль качества сырья, необходимый для создания хорошего товара. В сфере финансовых ресурсов главный механизм предварительного контроля - это бюджет, отвечающий на вопросы: когда, какие и сколько наличных и безналичных средств понадобиться организации. Процесс предварительного контроля имеет два вида: диагностический и терапевтический. Диагностический контроль состоит из таких категорий, как предупреждающие сигналы, эталоны, измерители и т.п., свидетельствующие о том, что в организации происходит что-то, несоответствующее плану. Благодаря терапевтическому контролю выявляются не только отклонения от нормативов, но и принимаются своевременные исправительные меры. Второй вид – текущий контроль, осуществляющийся в процессе проведения работ. Обычно его объектом становятся сотрудники, а сам контроль – исключительное право их непосредственного начальника. Такой подход позволяет избежать отклонений от запланированных указаний и планов. Для исполнения текущего контроля, аппарат управления должна владеть обратной связью. Цель таких систем - применение внешних ресурсов для внутреннего использования, корректировка отклонений от намеченных целей. Третьим видом является заключительный контроль. Цель такого вида контроля состоит в стремлении предотвратить ошибки, которые возможны в будущем. Если при текущем контроле обратная связь используется в процессе его выполнения, то в заключительном контроле – только после того, как работа уже выполнена. Заключительный контроль дает руководству необходимую информацию для выполнения аналогичных работ в будущем и способствует мотивации деятельности.
6.3. Этапы контроля
В ходе выполнения функции контроля выделяются три этапа. 1). Этап А – определение стандартов. Под термином стандарты понимают конкретные цели, в отношении которых прогресс поддается измерению. На первом этапе должны быть определены хронологические рамки и определенный критерий, по которому следует оценивать работу. Это и есть показатель результативности, точно определяющий то, что необходимо для достижения поставленных целей. 2). Этап Б – сравнение установленных стандартов с имеющимися результатами. На данном этапе менеджеру следует определить уровень соответствия достигнутых результатов с его ожиданиями. Также необходимо установить, насколько допустимы и безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. Такая деятельность охватывает определение масштабов отклонений, измерение результатов, трансляцию информации и ее анализ.
3). Этап В –внесение необходимых исправлений. При организации и проведении контроля необходимо тщательно обдумать, какой вид функции контроля следует применить, потому что контроль является весьма дорогостоящим. В связи с этим менеджеры должны учесть все факторы, необходимые для эффективной деятельности и ответить на такие вопросы, как:
- правильно ли понимаются сотрудниками цели организации? - способна ли система контроля обеспечить существенные, а не только тривиальные измерения? - может ли действующая система контроля предоставить менеджерам информацию, позволяющая действовать в целесообразных временных рамках? Функция контроля – снабжает менеджеров обратной связью между первоначальными ожиданиями, определенными планами управленческой деятельности, и показателями реальных достижений организации, вследствие чего выявляются отклонения и решается, что предпринять для исправления негативных последствий и увеличения позитивных результатов. Система контроля - последний пункт всего процесса управления организацией. Однако на практике не существует такого конечного пункта, потому что все управленческие функции взаимосвязаны и движимы друг другом.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В проделанной работе были освещены следующие функции менеджмента: Планирование — это одна из первых ступеней процесса управления, на которой менеджеры определяют цели организации, а также средства и методы их достижения. Планирование представляет собой непрерывный процесс изучения новых путей и методов совершенствования функционирования фирмы благодаря выявленным возможностям, условиям и факторам, так как по достижении поставленных целей формулируются новые. Организационная функция тесно связана с функцией планирования. Ее сущность предельно точно выразил великий русский полководец А. В. Суворов: «Каждый солдат должен знать свой маневр». Если офицер не в силах сформировать из своих подчиненных согласованно действующую боевую единицу, то он погибнет вместе с ними. Для менеджера ситуация обстоит лучше: самое худшее, что может случиться – это разорение фирмы. Фирма, в распоряжении которой имеется множество различных планов, но отсутствует единая схема воплощения их в жизнь, обречена на провал. Мотивация — это деятельность менеджера, направленная на активизацию сотрудников фирмы в плане повышения эффективности их труда для достижения, как личных целей, так и целей фирмы. Функция мотивации – двигатель рабочего процесса. Если коллективу известно, что за выполненный труд ему предоставят достойное вознаграждение, то от него следует ожидать весьма эффективную работу. Функция координации помогает добиться согласованной и слаженной работы участвующих в процессе выполнения плановых заданий функциональных и производственных подразделений предприятия. Эта функция реализуется в форме воздействия на коллективы людей со стороны руководителей и функциональных служб предприятия, которые регулярно и оперативно координируют их деятельность.
Для выполнения функции координации необходимо создание эффективной системы обратной связи, то есть получение данных о результатах. Система обратной связи позволяет руководству выявить непредвиденные проблемы и построить линию поведения так, чтобы можно было избежать отклонений организации от наиболее результативного пути движения к поставленным целям.
Контроль – это системное наблюдение за выполнением планов, заданий и распоряжений. Он является одним из основных факторов правильного функционирования организации, соединяет в себе все виды деятельности менеджеров. Функция контроля позволяет устранить неточности и своевременно найти ошибки.
Таким образом, можно сделать вывод, что необходима подстройка функций управления на все возрастающие изменения во внешней среде, которые сегодня приобрели характер турбулентности. Для этого требуется освоение существующих методов и способов выполнения функций, использование нестандартных решений, творческого подхода к решению проблем. Только применение разнообразных методов функционирования системы может сделать ее поведение предсказуемым, т. е. можно утверждать, что для поддержания интереса, чувства удовлетворенности сотрудников процессом и результатом труда, которые являются основой мотивации, при применении методов воздействия на поведение сотрудников необходимы новизна (для того, на кого направлено воздействие) с элементами приятной неожиданности. Чем большим диапазоном инструментов управления владеет менеджер, чем выше его понимание среды, тем эффективность функционирования предприятия выше.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Абчук В.А., Тимченко В.В., Трапицын С.Ю. Менеджмент. Учебник. – СПб.:«Книжный дом», 2008. – 485 с.
Виханский, О.С., Наумов А.И. Менеджмент: учебник/ О.С.Виханский, А.И.Наумов – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: Экономистъ, 2006. -670 с.: ил.
Герчиков И.Н. Основы менеджмента: Учебник. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ, 2003. – 501 с.
Глухов В.В. Менеджмент: Учебник для вузов. 3-е изд. – СПб.: Питер, 2006. – 608 с.: ил.
Васильева Т.И., Ильин С.С. Экономика. Справочник студента. – М.: ООО «Фирма Издательство АСТ», Филологическое общество «СЛОВО», 2001.- 544 с.
Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учеб. пособие. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: ТОО «Остожье», 2003. – 336 с.
Камаев В.Д. Экономическая теоия: Краткий курс: учебник/ В.Д. Камаев, М.З. Ильчиков, Т.А. Борисовская. – 3-е изд., стер. – М.: КНОРУС, 2008. – 384 с.
Корчагин Ю.А. Современная экономика России /Ю.А. Корчагин. – 2-е изд., доп. и перераб. – Ростов н/Д: Феникс, 2008. – 670 с.
Робинс С.П., Коултер М. Менеджмент: Пер. с англ. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2004. – 880 с.: ил. – Парал. тит. англ.
Груков И. Б. Менеджмент организации/ Груков И.Б. - М.: ЗАО "Бизнес-школа", "Интел-Синтез", 2001
ПРИЛОЖЕНИЕ А
(справочное)
ТЕХНОЛОГИЯ КОНТРОЛЯ
