6.2. Функция координации при подготовке документов

Координация деятельности менеджеров проводится и при подготовке документов - предложений, приказов, планов, адресуемых в другие организации, ответов на распоряжения и запросы властей и др. Данный процесс происходит следующим образом: один из сотрудников готовит начальный вариант документа, размножает и рассылает его заинтересованным в нем менеджерам или в другие организации. Далее он собирает сводку отзывов, с некоторыми из них соглашается, против других возражает. Потом составляют "согласительное совещание", где рассматриваются те мнения, с которыми не согласен сотрудник, приготовивший начальный вариант документов. В ходе дискуссии по некоторым позициям достигается компромисс. И согласно процедуре подготовки Законов РФ, государственных стандартов и других ответственных документов, окончательное решение, с учетом всех оставшихся возражений, принимается генеральным директором или Советом директоров, т.е. высшей инстанцией данной организации.

Часто эту процедуру заменяют визированием, т.е. менеджеры выражают свое согласие, накладывая на документ визу, иначе говоря, расписываясь. В архиве фирмы сохраняется письмо с визами, так что не составит труда найти, составивших и одобривших документ.

Глава 6. Функция контроля

6.1. Содержание функции контроля

Контроль как функция менеджмента включает в себя не только понятие «контролирование», но под ним понимают также и активную деятельность менеджера – управление. Контроль – это не однократное действие, а непрерывный процесс, призванный облегчить выполнение управленческих задач при помощи наблюдения и регулирования различных видов деятельности организации. Управленческий контроль наиболее эффективно проявляется, когда объединяется с процессом стратегического планирования. Он помогает менеджерам определить, насколько хорошо выполняются стратегические планы, стоит ли применить регулирующие меры или внести в них изменения. В самом широком смысле контроль – это процесс сопоставления фактически достигнутых результатов с теми, которые были запланированы. Не стоит понимать слово «контроль» только как отражение практики хозяйственной деятельности организации (первоначальное использование в бухгалтерском учете). Но оно применяется и для обозначения функции контроля как вид управленческой деятельности, с помощью которого организация удерживается на нужном пути, благодаря сопоставлению показателей ее функционирования и установленных планов. Функция контроля помогает ответить на такие вопросы, как: чему мы смогли научиться? что в следующий раз нужно сделать по-другому? что стало

причиной отклонений от запланированного? что оказало воздействие на принятие решений? было ли влияние контроля положительным или отрицательным? к каким выводам пришли, и что следует предпринять для разработки новых целей? В процессе управления используют определенный вид технологий контроля (в приложении 1). Не зависимо от того, какой технологией пользуются, окончательная цель – обслуживание всевозможных планов и целей менеджмента. Основными критериями-требованиями формирования всех систем контроля являются:

• эффективность контроля – (уменьшение затрат, потраченных на обнаружение и устранение недостатков, на контроль, расходов на персонал и технику контроля). При помощи этого критерия определяют полезность и успешность контроля;

• эффект влияния на людей – выясняют какие реакции вызывает применяемая технология контроля у работников: положительные или отрицательные (демотивация труда);

• выполнение задач контроля – в задачи контроля входит определение отклонений и совпадений в процессе управления организацией, устранение отклонений, выработка правильных решений;

• определение границ контроля – контроль не может происходить без ограничений, поэтому продолжительность анализируемых отрезков должна позволять выявлять отклонения на самых ранних стадиях, необходимо соблюдение норм контроля, определенных действующим законодательством.