Содержание
ВВЕДЕНИЕ 3
1 Документ как основная форма письменной коммуникации 4
2 Виды деловы документов/ переписки 14
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 21
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 22
Введение
Термин «коммуникация» широко используется в настоящее время практически всеми гуманитарными науками, начиная с социологии, психологии, лингвистики, и вот теперь, уже более пятидесяти лет, он служит и более молодым дисциплинам, таким как реклама и связи с общественностью. Единое определение этого термина, принятое учеными, представляющими как перечисленные выше, так и многие другие направления гуманитарных наук, звучит следующим образом: «Коммуникация - социально обусловленный процесс передачи и восприятия информации в условиях межличностного и массового общения по разным каналам при помощи различных коммуникативных средств».
Связи с общественностью, используя различные коммуникативные средства, представляют собой динамическую и гибкую систему управления общественностью в самых разнообразных областях человеческой деятельности – в бизнесе, политике, образовании, медицине, благотворительности, развлечениях, спорте и др.
На современном этапе, специалисты по связям с общественностью в реализации своей деятельности используют широкий набор коммуникативных средств, письменная коммуникация при этом занимает одно из важнейших мест среди них. Умение не только точно, правильно и лаконично выражать на письме мысли и идеи (свои или своего руководства), но и облекать их в соответствующую форму, которая диктуется видом письменной коммуникации и ситуацией, является необходимым условием квалификационного уровня знаний и умений специалиста по связям с общественностью. [1]
1 Документ как основная форма письменной коммуникации
Значительная часть деловых коммуникаций осуществляется в письменном виде. Это обусловлено большими объемами информации, циркулирующей в процессе управления организациями. Для принятия управленческих решений во многих случаях. [3]
Основной официальный носитель информации в управлении организацией -документ.
Необходима фиксация фактов, накопление информации, последующий ее анализ и осмысление. Кроме того, информацию необходимо передавать для переработки различным должностным лицам и подразделениям организации. Для выполнения всех этих действий наиболее подходящей формой является письменное представление информации, которое в управлении организациями носит форму документа.
Документ представляет собой информационное сообщение, представленное в определенной форме, составленное по определенным правилам и заверенное в установленном порядке. В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:
Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело».
Латинское слово "documentum" произошло от "doceo" - "учу" или "извещаю" и по смыслу означало "свидетельство", "доказательство". В России термин "документ" был переведён Петром Первым именно как "письменное свидетельство". На всём протяжении 18 столетия в определении понятия "документ" выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: "акт", "дело", "бумага". С течением времени накопление знаний о документах привело в 19 в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в толковом словаре В.И. Даля, где документ определялся как "всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство".[2]
Документы позволяют сохранить информацию, придать ей официальный характер и служат основой для принятия управленческих решений. Кроме того, документы можно рассматривать как основную форму деловых посланий при осуществлении письменных коммуникаций. Таким образом, документы в организации выполняют информационную и коммуникативную функции.
Деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления (делопроизводством)
В управлении чаще всего используются текстовые документы, имеющие бумажную или электронную форму. Следует отметить, что существуют и другие возможные формы документов – фотографии, звукозапись, видеозапись.
Документы, реализующие коммуникативную функцию, по адресату можно подразделить на внешние и внутренние.
Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами и подразделениями организации. Такую переписку принято называть служебной.
Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, а также между частными лицами и организациями. Послания, которыми обмениваются субъекты коммуникации, носят характер официальных писем.
В деятельности по управлению организацией используется большое количество разнообразных текстовых документов. Они различаются по своей цели и назначению, содержанию, периодичности создания, а общим для них является то, что они содержат управленческую информацию.
По цели и назначению документы можно подразделить следующим образом:
- организационно-правовые, устанавливающие статус организации, структуру, штатную численность, права, обязанности и ответственность подразделений, работников и т.д. Например, Устав организации, Положение о подразделении, должностная инструкция.
- распорядительные, осуществляющие текущую координацию и регулирование процесса управления. Например, приказы, распоряжения руководителей.
- плановые, содержащие перечень, последовательность, сроки намеченных к реализации мероприятий. Например, различного рода планы, программы.
-информационно-справочные документы, предназначенные для использования в текущей работе. Например, государственные стандарты, технические условия, инструкции вышестоящих организаций, методические рекомендации министерств и ведомств, классификаторы.
-информационно-аналитические, являющиеся результатом переработки внутренней первичной информации о производстве, продаже, наличии материалов или товаров на складе. Необходимы для текущей работы и принятия решений. Например, аналитические обзоры, сводки, справки, акты, докладные записки.
-отчетные, содержащие сведения о результатах деятельности за определенный период времени. Позволяют сопоставить полученные результаты с показателями, намеченными планами и программами, а также представить информацию в вышестоящие организации и в установленные законом государственные органы: статистические, налоговые органы.
-документы по личному составу, содержащие сведения относительно работников организации, призванные регулировать их деятельность в соответствии с трудовым законодательством. Например, трудовые договора, личные карточки работников, трудовые книжки и др.
По содержанию документы можно условно подразделить на технические, технологические, финансовые, коммерческие и т.д. При таком разделении обращается на внимание на смысл и сферу использования документа. Например, к «техническим» документам можно отнести технические условия, паспорта оборудования, нормы ремонтного обслуживания. К технологическим – технологические карты, нормы выхода продукции из исходного сырья. Типичным финансовым документом является бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, налоговая декларация. [5]
Периодичность создания документов определяется их формой и назначением. Организационно-правовые документы принимаются «до отмены», то есть до момента, когда возникает необходимость внести изменения, либо отменить их действие совсем. Распорядительные документы создаются по мере необходимости. Плановые и, особенно, отчетные документы, наоборот, имеют строгую установленную периодичность создания и представления в соответствующие инстанции.
Делопроизводство – документирование процессов и организация работы с документами
Создание и использование различного рода текстовых документов является необходимой частью управленческой работы. Они выполняют целый ряд полезных функций.
Использование документов позволяет организациям:
осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и ответственно;
предоставлять информацию последовательно и объективно;
обеспечивать информационную поддержку при принятии управленческих решений;
обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности;
обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;
соблюдать требования нормативной среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;
обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая риски, связанные с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;
защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;
обеспечивать и документировать научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, инновационную деятельность, а также исторические исследования;
обеспечивать деловую, персональную и культурную идентичность;
поддерживать корпоративную, индивидуальную и социальную память.
Некоторые из документов создаются для того, чтобы донести информацию до определенных должностных лиц и подразделений, оказать на них управленческое воздействие. К таким документам относятся приказы, распоряжения, служебные и докладные записки, методические рекомендации, информационные письма, письма-предложения и др. Другие документы создаются для фиксации фактов. Например, отчеты, акты. [4]
Вся совокупность документов, циркулирующих в организации, представляет собой ее документооборот.
Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа
Документооборот осуществляется с целью обеспечения управления информацией о состоянии дел в организации для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения. Работа с документами носит название «делопроизводство».
Прежде всего, разберемся в самом термине "делопроизводство". Стандарт на термины и определения в области делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 51141-98) толкует этот термин как "отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с документами", т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив. [6]
Параллельно с термином "делопроизводство" начиная с 1960-х гг. используется термин "документационное обеспечение управления". Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением. Для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе в области делопроизводства, аналогично стал использоваться термин "документационное обеспечение управления", который, по существу, является синонимом термина "делопроизводство".
Более широкий термин, применяемый сегодня, - информационно-документационное обеспечение управления - включает помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных.
Таким образом, под документационным обеспечением управления понимаются все те же этапы работы с документами от создания-получения до уничтожения или сдачи в архив.
Делопроизводство регулируется нормативно-методической базой
Ведение делопроизводства регулирует нормативно-методическая база, которая представляет собой совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих создание, обработку, хранение и использование документов, а также функционирование службы документационного обеспечения организации. Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:
законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
соответствующие указы и распоряжения Президента и Правительства Российской Федерации;
правовые акты федеральных органов власти и субъектов Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству предприятий и учреждений;
государственные стандарты на документацию (ГОСТ);
унифицированные системы документации (УСД);
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации и др. [8]
Для упорядоченья работы с документами в сфере управления широко применяется унификация. В общем случае термин «унификация» означает приведение к единообразию (от лат.u nus — один, facio — делаю, то есть, «объединение»). Она имеет целью создать удобную для пользования, упорядоченную систему управленческой документации. Дело в том, что в экономике действует огромное количество предприятий, организаций, учреждений. Для того, чтобы наладить между ними коммуникации нужно каким-то образом свести все возможное многообразие документов к определенным стандартным формам. Предпосылкой для стандартизации является то, что в деятельности различных организаций существуют повторяющиеся виды работ и ситуаций. Например, все организации периодически оформляют статистическую и бухгалтерскую отчетность и представляют ее в соответствующие органы; все организации принимают и оформляют на работу сотрудников; заключают договора с контрагентами и т.д.
Повторяемость управленческих ситуаций и действий приводит к необходимости периодического составления и оформления однотипных документов, что дает возможность унифицировать их тексты, то есть принимать единые для всех организаций формы документов, правила их оформления и утверждения. Унификация текстов управленческих документов позволяет ускорить принятие управленческих решений и упростить, и упорядочить процесс подготовки и оформления документов.
Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федеральной архивной службы России разработан государственный стандарт «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» (УСОРД).
С большинством документов, предусмотренных УСОРД, работают практически все делопроизводственные службы независимо от направления деятельности организации и ее организационно‑правовой формы. Так, в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации по классу 020000 в состав УСОРД входит документация:
по созданию организации, предприятия;
реорганизации организации, предприятия;
ликвидации организации, предприятия;
приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;
распорядительной деятельности организации, предприятия;
организационно‑нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
оперативно‑информационному регулированию деятельности организации, предприятия.
УСОРД включает в себя государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению.
Еще одним документом, регулирующим делопроизводство в организациях, является ГОСТ Р 6.30-2003, который содержит основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок адресования, согласования, подписания, утверждения документов. Стандарт определяет правила оформления официальных писем, некоторые требования к тексту этих документов. Впервые стандарт носит рекомендательный характер, что обусловлено современным законодательством. Кроме унифицированных форм и унифицированных систем документации, Госстандарт России в разное время утвердил еще ряд государственных стандартов, обязательных к применению в работе с документами.
К основным этапам унификации текстов относятся следующие:
унификация структуры текста, то есть, выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающей назначению документа;
унификация языковых средств выражения содержания в тексте документа;
разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы.
Форма представления информации в виде связного текста или трафарета избирается в том случае, если главным в документе является информация о действиях работников (подразделений, организаций в целом) или их отношениях к чему-либо. То есть если необходимо изложить какие-либо положения, решения, факты, события.
Связный текст — это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов. Такие тексты относительно редко встречаются в управленческой деятельности.
Например, текст письма: "Сообщаем, что по вопросу поставки изделий нашего производства Вам следует обратиться в УМТС Вашего министерства".
Трафарет - форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию.
Анкета и таблица — это результат определенной формализации, в процессе которой текст лишается обычной грамматической связности, а содержание текста передается упрощенными конструкциями, цифрами или другими знаками. Форма представления унифицированного текста документа в виде анкеты или таблицы избирается в том случае, если главной является информация об объекте и его признаках. [9]
Главными требованиями при создании документа являются:
использование официально-делового стиля;
соблюдение требований ГОСТ, УСД, других нормативных документов;
актуальность излагаемой информации. Она складывается из следующих понятий: адресность, тематическая ограниченность, достоверность, объективность, аргументированность, точность, исключение повторов, лаконичность и обстоятельность одновременно;
требования по соблюдению грамматических правил используемого языка и стилистических особенностей деловой речи (терминология, использование сокращений, языковых формул; падежи существительных и прилагательных; формы глаголов; виды и построение предложений, формы обращения, использование числительных, синтаксические особенности и др.).
Следует также соблюдать требования к оформлению документов, образующих деловую переписку. Требования к оформлению касаются состава и оформления реквизитов документов.