3948

МИНОБРНАУКИ РОССИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«Нижегородский государственный архитектурно-строительный университет»

М.В. Жирнова

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Учебно-методическое пособие по подготовке к лекциям, практическим и семинарским занятиям (включая рекомендации по

организации самостоятельной работы), выполнению контрольной работы по дисциплине «Делопроизводство» для обучающихся по направлению подготовки 38.03.01 Экономика, профиль Экономика предприятий и организаций

Нижний Новгород

2018

3

УДК 651(075.8)

Жирнова М.В. Делопроизводство [Электронный ресурс]: учеб.-метод. пос. / М.В. Жирнова; Нижегор. гос. архитектур. - строит. ун-т. – Н.Новгород: ННГАСУ, 2018. – 20 с.; ил. 1 электрон. опт. диск (CD-RW)

Содержит методические рекомендации по подготовке к лекциям, практическим и семинарским занятиям, выполнению контрольной работы по основным разделам дисциплины «Делопроизводство».

Предназначено для обучающихся в ННГАСУ для подготовки к аудиторным занятиям, включая рекомендации по самостоятельной работе студентов по направлению подготовки 38.03.01 Экономика, профиль Экономика предприятий и организаций.

© М.В. Жирнова, © ННГАСУ, 2018

4

ОГЛАВЛЕНИЕ

1Рекомендации по подготовке к лекциям ……………………..……...…. 5

2Рекомендации по подготовке к практическим занятиям …………….... 8

3 Рекомендации по организации самостоятельной работы.…………..… 13

4Рекомендации по выполнению контрольной работы………………….. 15

5Рекомендации по подготовке к зачету…..…………………………….... 19

5

1. Рекомендации по подготовке к лекциям

Целями освоения учебной дисциплины Б.1.45.01 Делопроизводство являются: овладение основами грамотного оформления документов и надлежащей организацией документооборота хозяйствующего субъекта согласно требованиям ГОСТа различными способами, формированию у обучающихся навыков по работе с документацией (составлению, обработке, регистрации, распределению и пр.).

Методы изучения материала – активная работа на лекциях и практических занятиях, самостоятельная работа студентов с литературными источниками, выполнение контрольной работы.

Основные виды учебных занятий – лекции, практические занятия,

контрольная работа, зачет.

Лекции – форма учебного занятия, цель которого состоит в рассмотрении теоретических вопросов излагаемой дисциплины в логически выдержанной форме. Важно понять, что лекция не является копией учебника, а скорее – обобщением многочисленной литературы, авторской разработкой, которая отражает опыт преподавателя, его представления о том, что студент должен знать.

Правильно законспектированный лекционный материал позволяет студенту создать устойчивый фундамент для самостоятельной подготовки, дает возможность получить и закрепить полезную информацию. Именно на лекции создаются основы для эффективной и плодотворной работы с информацией, которая нужна студенту как в профессиональной, так и в повседневной жизни.

Восприятие лекции и ее запись – это процесс постоянного сосредоточенного внимания, направленного на понимание рассуждений лектора, обдумывание полученных сведений, их оценку и сжатое изложение на бумаге в удобной для восприятия форме. То есть, самостоятельная работа студента на лекции заключается в осмыслении новой информации и ее краткой рациональной записи. Правильно записанная лекция позволяет глубже усвоить материал, успешно подготовиться к практическим занятиям, экзамену.

Для выполнения студентом сразу двух видов работы, то есть осмысленного прослушивания лекции и ее правильной записи нужно сосредоточиться на содержании излагаемого материала и овладеть навыком быстрого письма. Процесс конспектирования лекции можно ускорить с помощью некоторых приемов.

Во-первых, слушая лекцию, нужно из всего получаемого материала выбирать и записывать самое главное. Следует знать, что главные положения лекции преподаватель обычно выделяет интонацией или повторяет несколько раз. Именно поэтому предварительная подготовка к лекции позволит студенту уловить тот момент, когда следует перейти к конспектированию, а когда можно просто внимательно слушать лекцию. В связи с этим нелишне перед началом занятия еще раз бегло просмотреть учебную литературу по изучаемому предмету. Это станет первичным знакомством с тем материалом, который прозвучит на лекции, а также создаст необходимый психологический настрой.

6

Во-вторых, чтобы правильно и быстро конспектировать лекцию важно учитывать, что способы подачи лекционного материала могут быть разными. Преподаватель может диктовать материал, рассказывать его, не давая ничего под запись, либо проводить занятие в форме диалога со студентами. Чаще всего можно наблюдать соединение двух или трех вышеназванных способов.

Так или иначе, независимо от способа прочтения лекции студенту важно найти баланс между активным слушанием и конспектированием. Практика показывает, что удачное решение этой проблемы позволяет студенту длительное время хранить в памяти сведения, полученные им на лекции.

В-третьих, эффективность конспектирования зависит от умения владеть правильной методикой записи лекции. Конечно, способы конспектирования у каждого человека индивидуальны. Однако существуют некоторые наиболее употребляемые и целесообразные способы записи лекционного материала.

1.Запись лекции можно вести в виде тезисов – коротких, простых предложений, фиксирующих только основное содержание материала. Количество и краткость тезисов может определяться как преподавателем, так и студентом. Естественно, что такая запись лекции требует впоследствии обращения к дополнительной литературе.

2.Кроме тезисов важно записывать примеры, доказательства, даты и цифры, имена. Значительно облегчают понимание лекции те схемы и графики, которые вычерчивает на доске преподаватель. По мере возможности студенты должны переносить их в тетрадь рядом с тем текстом, к которому эти схемы и графики относятся. Следует помнить, что яркий запоминающийся пример является добавочным элементом к основному материалу лекции и не может его полностью заменить.

3.Конспект лекции целесообразно дополнить собственными мыслями, суждениями, вопросами, возникающими в ходе прослушивания содержания лекции. Те вопросы, которые возникают у студента при конспектировании лекции, не всегда следует задавать сразу при их возникновении, чтобы не нарушить ход рассуждений преподавателя. Студент может попытаться ответить на них сам в процессе подготовки к практическим занятиям либо обсудить их с преподавателем на консультации.

4.При составлении конспектов важно выработать индивидуальную систему записи материала, научиться рационально сокращать слова и отдельные словосочетания.

Качественно записанные лекции оказывают существенную помощь в овладении материалом, однако студентам для получения всесторонних и глубоких знаний обязательно требуется изучить рекомендованную учебную и научную литературу по предмету.

В целом, состояние конспекта лекции позволяет преподавателю оценить уровень информированности студента. Важно помнить, что преподаватель может проверить, как записана лекция, а также требовать использовать ее при подготовке к практическим занятиям, экзамену. Таким образом, правильно составленный конспект лекции – это демонстрация компетентности и интеллектуальной зрелости студента.

7

По дисциплине «Делопроизводство» тематический план лекций представлен в таблице.

Организация делопроизводства и Основные термины и понятия. Нормативно-правовая документирования. Требования к база делопроизводства в РФ. Организация работы с оформлению документации документами и документооборота. Функции секретаря или отдела по делопроизводству. Этапы работы с документами (оформление, получение, регистрация, контроль исполнения, хранение и пр.).

Составление номенклатуры дел. Основные требования к оформлению документов. Основные положения по документированию управленческой деятельности. Унификация и стандартизация управленческих документов. Виды унификации. Структура документа: композиция, формуляр, реквизиты, состав, расположение. Язык и стиль служебных документов. Требование к текстовой части документа. Виды документов, их классификация. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов: положение, устав, инструкция, приказ по оперативному управлению деятельности на предприятии, указание, распоряжение, постановление. Требования к оформлению документов, отражающих деятельность коллегиальных органов: протоколы. Требования к оформлению информационно-справочных документов: справки, докладные, объяснительные записки, акты. Требования к оформлению документов по личному составу работников: заявления и приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении, характеристики, автобиографии. Резолюции на документы и требования к их написанию.

8

2. Рекомендации по подготовке к практическим занятиям

Основное назначение практических занятий – более глубокая проработка и осмысление материала, изученного на лекциях и в процессе самостоятельной работы с целью успешной подготовки к зачету.

Для своевременного и качественного выполнения практических работ следует придерживаться графика их выполнения. При выполнении очередного задания представить выполненные расчеты преподавателю для выявления ошибок и их своевременного исправления. Активная работа на практических занятиях учитывается при сдаче экзамена.

Начиная подготовку к семинарскому (практическому) занятию, необходимо прочитать конспект лекций, разделы учебников и учебных пособий, чтобы получить общее представление о месте и значении темы в изучаемом курсе. Затем следует поработать с дополнительной литературой и аналитическим материалом.

Наряду с изучением теоретических вопросов на практических занятиях осуществляется выполнение индивидуальных практических заданий. Выполняемые задания можно подразделить на несколько групп. Одни из них служат иллюстрацией теоретического материала и носят воспроизводящий характер. Они выявляют качество понимания студентами теории. Другие представляют собой образцы задач и примеров, разобранных в аудитории.

По изучаемой дисциплине предусмотрена выдача индивидуальных заданий по разделам дисциплины, которые выполняются на основе собранной студентом информации. Индивидуальные задания выполняются с использованием информации по конкретному предприятию, где студент работает или проходил практику, а также с использованием информации Интернет.

Семинар – один из основных видов учебных практических занятий, состоящий в обсуждении студентами сообщений, докладов, рефератов. Одной из центральных задач семинара является развитие творческой активности и самостоятельности мышления. Вместе с тем семинар призван развить навыки научной работы и должен побуждать к активной самостоятельной работе и взаимообучению. Кроме того, семинары помогают студентам овладеть понятийно-терминологическим аппаратом, свободно оперировать им,

9

применять теорию к практическим приложениям, прививают навыки самостоятельного мышления и устного выступления.

В практике обучения используются различные виды семинаров. На практических занятиях по дисциплине «Делопроизводство» применяется такой вид семинара как семинар-дискуссия (или проблемный семинар), в котором упор делается на инициативе студентов в поиске материалов к семинару и активности их в ходе дискуссии.

Подготовка к семинару предполагает поиск необходимой по определенному вопросу литературы. Источниками должны служить авторитетные издания. Важно, чтобы источники информации были разнообразными и представляли различные точки зрения на проблему.

Примечание. Те задания, которые не были выполнены на практических и семинарских занятиях или были выполнены не до конца, становятся заданиями для самостоятельной работы.

Занятие 1. Организация делопроизводства и документирования. Требования к оформлению документации.

Основные темы: Проведение деловой игры «Организация делопроизводства». Требования к оформлению документов: справки, докладные, объяснительные записки, акты, заявления и приказы о приеме на работу. Резолюции на документы и требования к их написанию.

Ответы на тестовые вопросы:

Вопрос 1. К справочно-информационным документам относят...:

а) уставы, положения, регламенты, правила, инструкции приказы по оперативному управлению, указания, постановления, решения, распоряжения;

б) сметы, калькуляции, бухгалтерская отчетность; в) характеристика, автобиография, приказы по личному составу на прием,

увольнение и перемещение; г) отчеты, акты, доклады, письма, телеграммы, телефонограммы.

Вопрос 2. К какой группе документам нельзя отнести протоколы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов? (возможно несколько вариантов):

10

а) организационно-распорядительные; б) документы по личному составу; в) справочно-информационные; г) финансово-расчетные; д) снабженческо-сбытовые.

Вопрос 3. По срокам хранения документы классифицируются на документы:

а) постоянного хранения, временного до и свыше 5 лет; б) постоянного хранения, временного до и свыше 10 лет; в) свыше 20 лет и более лет; г) до 1 года; д) все ответы верны.

Вопрос 4. Реквизит - это:

а) модель построения образцов документов; б) обязательный элемент, присущий каждому виду документов; в) отметка об исполнении документа; г) нет верного ответа.

Вопрос 5. По гласности документы классифицируются на: а) отзывные и безотзывные;

б) обычные, секретные и конфиденциальные (для служебного пользования);

в) секретные и несекретные; г) нет верного ответа.

Вопрос 6. Формуляр-образец-это: а) название документа;

в) совокупность реквизитов документа; в) место в документе, где располагают реквизиты; г) все ответы верны.

Вопрос 7. Датой вступления приказа по личному составу в силу является: а) дата его оформления секретарем; б) дата его подписания руководителем;

в) дата документа, на основании которого оформляется приказ; г) дата введения его в действие, указанная в тексте.

Вопрос 8. При приеме сотрудника на работу необходимо оформление следующих документов:

а) автобиография, трудовая книжка и личный листок по учету кадров; б) заявление сотрудника о приеме на работу, трудовой контракт; в) приказ о зачислении сотрудника на работу;