2621

Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«Нижегородский государственный архитектурно-строительный университет»

Юрченко Т.В.

КОРПОРАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Учебно-методическое пособие по подготовке к лекциям, практическим занятиям

(включая рекомендации по организации самостоятельной работы)

для обучающихся по дисциплине «КОРПОРАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ» по направлению подготовки 40.03.01 Юриспруденция

общая направленность заочная форма обучения

Нижний Новгород

2016

УДК 34 (075.8)

Юрченко Т.В. / КОРПОРАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ [Электронный ресурс]: учеб.-метод. пос. / Т.В. Юрченко; Нижегор. гос. архитектур. - строит. ун-т – Н. Новгород: ННГАСУ, 2016. – 12 с.– 1 электрон. опт. диск (CD-RW).

В настоящем учебно-методическом пособии по дисциплине «КОРПОРАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ» даются конкретные рекомендации учащимся для освоения как основного, так и дополнительного материала дисциплины и тем самым способствующие достижению целей, обозначенных в учебной программе дисциплины. Цель учебно-методического пособия — это помощь в усвоении лекций, в подготовке к практическим занятиям.

Учебно-методическое пособие предназначено для обучающихся в ННГАСУ по дисциплине «КОРПОРАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ» по направлению подготовки 40.03.01 Юриспруденция.

Учебно-методическое пособие ориентировано на обучение в соответствии с календарным учебным графиком и учебным планом по основной профессиональной образовательной программе направления 40.03.01 Юриспруденция, утверждённым решением учёного совета ННГАСУ от 02.09.2016 г. (протокол № 1).

© Т.В. Юрченко, 2016 © ННГАСУ, 2016

2

Оглавление

3

1. Общие положения

1.1 Цели изучения дисциплины и результаты обучения

Основными целями освоения учебной дисциплины «КОРПОРАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ» являются:

формирование системных знаний, умений и навыков в области применения систем корпоративного документооборота, компетенций в области использования современных информационных технологий для документационного обеспечения управления предприятием.

В процессе освоения дисциплины студент должен Знать особенности использования программных продуктов, необходимых для получения

информации, современные информационно-коммуникационные технологии и их функциональное назначение.

Уметь применить полученные информационные ресурсы в процессе принятия решения, осуществить выбор необходимой информационной технологии для решения поставленной проблемы.

Владеть приемами получения информационных ресурсов и источников знаний в электронной среде, приемами применения выбранной информационной технологи для решения поставленной проблемы.

Данная дисциплина позволит студентам не только систематизировать полученные теоретические знания, укрепить исследовательские навыки, но и даст возможность ориентироваться в новом предметном поле экономической информатики.

1.2 Содержание дисциплины

Материал дисциплины сгруппирован по следующим разделам:

1. Введение в системы корпоративного документооборота.

Предмет, содержание, задачи дисциплины. Понятие «электронный документ» в корпоративной информационной системе организации. Терминология, используемая в системах корпоративного документооборота. Задачи систем корпоративного документооборота. Пользователи систем автоматизации ДОУ.

2. Архитектура и структура систем корпоративного документооборота.

Системы корпоративного документооборота на базе локальной вычислительной сети организации. Территориально-распределенный вариант системы корпоративного документооборота. Функциональные модули систем корпоративного документооборота. Обеспечивающие подсистемы систем корпоративного документооборота. Техническое обеспечение. Программное обеспечение. Нормативно-методическое обеспечение использования комплексной системы автоматизации ДОУ.

1.3 Порядок освоения материала

Материал дисциплины изучается в соответствии с порядком, определённым в следующей таблице:

4

5

2. Методические указания по подготовке к лекциям

2.1 Общие рекомендации по работе на лекциях

Лекция является главным звеном дидактического цикла обучения. Ее цель — формирование основы для последующего усвоения учебного материала. В ходе лекции преподаватель в устной форме, а также с помощью презентаций передает обучаемым знания по основным, фундаментальным вопросам изучаемой дисциплины.

Назначение лекции состоит в том, чтобы доходчиво изложить основные положения изучаемой дисциплины, ориентировать на наиболее важные вопросы учебной дисциплины и оказать помощь в овладении необходимых знаний и применения их на практике.

Личное общение на лекции преподавателя со студентами предоставляет большие возможности для реализации образовательных и воспитательных целей.

При подготовке к лекционным занятиям студенты должны ознакомиться с презентаций, предлагаемой преподавателем, отметить непонятные термины и положения, подготовить вопросы с целью уточнения правильности понимания. Рекомендуется приходить на лекцию подготовленным, так как в этом случае лекция может быть проведена в интерактивном режиме, что способствует повышению эффективности лекционных занятий.

2.2Общие рекомендации при работе с конспектом лекций

Входе лекционных занятий необходимо вести конспектирование учебного материала. Конспект помогает внимательно слушать, лучше запоминать в процессе осмысленного записывания, обеспечивает наличие опорных материалов при подготовке к семинару, зачету, экзамену.

Полезно оставить в рабочих конспектах поля, на которых делать пометки из рекомендованной литературы, дополняющие материал прослушанной лекции, а также подчеркивающие особую важность тех или иных теоретических положений.

Вслучае неясности по тем или иным вопросам необходимо задавать преподавателю уточняющие вопросы. Следует ясно понимать, что отсутствие вопросов без обсуждения означает в большинстве случаев неусвоенность материала дисциплины.

2.4 Контрольные вопросы

1. Документационное обеспечение управления (ДОУ): документирование управленческой деятельности, состав управленческих документов, унификация и стандартизация управленческих документов.

2.Работа с управленческими документами в организации. Документооборот.

3.Порядок обработки поступающих в организацию и отправляемых из организации документов.

4.Информационно-документационное обеспечение управления как технологический процесс.

5.Системы документации в управлении, технология и реализация информационной системы управления.

6.Документоориентированные информационное системы (ДИС) – основа ДОУ.

7.Основные функции ДИС в информационно-документационном обеспечении управления.

8.Автоматизация документооборота на предприятиях: стадии автоматизации ДО, юридическая сила электронного документа.

9.Документооборот на предприятиях разного масштаба: возможности автоматизации.

10.Организация электронного документооборота: основные принципы и характеристики.

11.Темы контрольной работы:

6

12.Работа с функциями категории «Текстовые» (СЦЕПИТЬ(), СЖПРОБЕЛЫ()).

13.Работа с функциями категории «Ссылки и массивы» (ВПР(), ГПР(), ИНДЕКС(), ПОИСКПОЗ()).

14.Работа с элементами управления («Счетчик», «Список», «Флажок», «Кнопка»).

15.Работа с макросами, привязка макросов к элементам управления.

16.Задания для практических занятий и самостоятельной работы:

17.Используя функцию ВПР() осуществить выборку данных из первого столбца массива А 100 В 200 С 300 D 400 E 500 при условии, что искомое значение равно 330.

18.Написать макрос, позволяющий транспонировать данные пяти смежных ячеек одного столбца в строку на другой рабочий лист книги Excel. Назначить макрос кнопке.

19.Создать таблицу по образцу. С помощью функции СЦЕПИТЬ() ввести в столбец «Данные» записи по следующему образцу: «Иван Иванов, группа 101».

20.Вопросы для устных опросов:

21.Роль и функции корпоративного секретаря в организации и ведении системы корпоративного документооборота.

22.Базовые принципы организации системы корпоративного документооборота.

23.Основные нормативные требования, регулирующие организацию и порядок осуществления корпоративного документооборота и хранения документов, составления корпоративной отчетности.

24.Структура документооборота компании

25.Организация работы с документами.

7

3. Методические указания по подготовке к практическим занятиям

3.1Общие рекомендации по подготовке к практическим занятиям

Входе подготовки к практическим занятиям необходимо изучать основную литературу, знакомиться с дополнительной литературой, а также с новыми публикациями в периодических изданиях: журналах, газетах и т.д. При этом необходимо учесть рекомендации преподавателя и требования учебной программы.

Всоответствии с этими рекомендациями и подготовкой полезно дорабатывать свои конспекты лекции, делая в нем соответствующие записи из литературы, рекомендованной преподавателем и предусмотренной учебной программой. Целесообразно также подготовить тезисы для возможного выступлений по всем учебным вопросам, выносимым на практическое занятие.

При подготовке к занятиям можно также подготовить краткие конспекты по вопросам темы. Очень эффективным приемом является составление схем и презентаций.

Готовясь к докладу или реферативному сообщению, желательно обращаться за методической помощью к преподавателю. Составить план-конспект своего выступления. Продумать примеры с целью обеспечения тесной связи изучаемой теории с реальной жизнью. Своевременное и качественное выполнение самостоятельной работы базируется на соблюдении настоящих рекомендаций и изучении рекомендованной литературы. Студент может дополнить список использованной литературы современными источниками, не представленными в списке рекомендованной литературы, и в дальнейшем использовать собственные подготовленные учебные материалы при написании курсовых и дипломных работ.

3.2Примеры задач для практических занятий

Пример № 1 Создать электронную форму предлагаемого документа. Пример № 2

Провести анализ одной из существующих систем электронного документооборота (по выбору студента).

Пример № 3 Перечислить основные требования к внутренним документам системы корпоративного документооборота.

8

4. Методические указания по организации самостоятельной работы

4.1 Общие рекомендации для самостоятельной работы

Самостоятельная работа студентов является основным способом овладения учебным материалом в свободное от обязательных учебных занятий время.

Целями самостоятельной работы студентов являются:

-систематизация и закрепление полученных теоретических знаний и практических умений студентов;

-углубление и расширение теоретических знаний;

-формирование умений использовать нормативную, правовую, справочную документацию и специальную литературу;

-развитие познавательных способностей и активности студентов:

-формирования самостоятельности мышления, способностей к саморазвитию, самосовершенствованию и самореализации.

Запланированная в учебном плане самостоятельная работа студента рассматривается как связанная либо с конкретной темой изучаемой дисциплины, либо с подготовкой к курсовой, дипломной работе, а также к защите ВКР. В данном разделе рассматривается только самостоятельная работа первого вида.

Самостоятельная работа выполняется в два этапа: планирование и реализация. Планирование самостоятельной работы включает:

-уяснение задания на самостоятельную работу;

-подбор рекомендованной литературы;

-составление плана работы, в котором определяются основные пункты предстоящей подготовки. Составление плана дисциплинирует и повышает организованность в работе.

На втором этапе реализуется составленный план. Реализация включает в себя:

-изучение рекомендованной литературы;

-составление плана (конспекта) по изучаемому материалу (вопросу);

-взаимное обсуждение материала.

Необходимо помнить, что на лекции обычно рассматривается не весь материал. Оставшаяся восполняется в процессе самостоятельной работы. В связи с этим работа с рекомендованной литературой обязательна.

Работа с литературой и иными источниками информации включает в себя две группы приемов: техническую, имеющую библиографическую направленность, и содержательную. Первая группа – уяснение потребностей в литературе; получение литературы; просмотр литературы на уровне общей, первичной оценки; анализ надежности публикаций как источника информации, их относимости и степени полезности. Вторая – подробное изучение и извлечение необходимой информации.

Для поиска необходимой литературы можно использовать следующие способы:

-поиск через систематический каталог в библиотеке;

-просмотр специальных периодических изданий;

-использование материалов, размещенных в сети Интернет.

Для того, чтобы не возникало трудностей понимания текстов учебника, монографий, научных статей, следует учитывать, что учебник и учебное пособие предназначены для студентов и магистрантов, а монографии и статьи ориентированы на исследователя. Монографии дают обширное описание проблемы, содержат в себе справочную информацию и отражают полемику по тем или иным дискуссионным вопросам. Статья в журнале кратко излагает позицию автора или его конкретные достижении в исследовании какой-либо научной проблемы.

9