2565

УДК 004.9

Юрченко Т.В. / Информационные системы документооборота [Электронный ресурс]: учеб.-метод. пос. / Т.В.Юрченко; Нижегор. гос. архитектур. - строит. ун-т – Н. Новгород: ННГАСУ, 2016. – 13 с.– 1 электрон. опт. диск (CD-RW).

В настоящем учебно-методическом пособии по дисциплине «Информационные системы документооборота» даются конкретные рекомендации учащимся для освоения как основного, так и дополнительного материала дисциплины и тем самым способствующие достижению целей, обозначенных в учебной программе дисциплины. Цель учебно-методического пособия — это помощь в усвоении лекций, в подготовке к лабораторным занятиям, а также в написании курсовой работы.

Учебно-методическое пособие предназначено для обучающихся в ННГАСУ по дисциплине «Информационные системы документооборота» по направлению подготовки 09.03.03 Прикладная информатика, профиль Прикладная информатика в экономике.

Учебно-методическое пособие ориентировано на обучение в соответствии с календарным учебным графиком и учебным планом по основной профессиональной образовательной программе направления 09.03.03 Прикладная информатика, профиль Прикладная информатика в экономике, утверждённым решением учёного совета ННГАСУ от 02.09.2016 г. (протокол № 1).

© Т.В.Юрченко, 2016 © ННГАСУ, 2016

2

Оглавление

3

1. Общие положения

1.1 Цели изучения дисциплины и результаты обучения

Основными целями освоения учебной дисциплины «Информационные системы документооборота» являются:

сформировать и развить у студентов компетенции, знания, практические навыки и умения работы с различными системами электронного документооборота по управлению электронными документами (прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации), организации поиска, маршрутизации и администрирования.

В процессе освоения дисциплины студент должен Знать:

особенности процесса внедрения информационных систем.

функциональное назначение информационных ресурсов

Уметь:

адаптировать типовые программные решения к нуждам и специфическим требованиям конечного пользователя

проводить мониторинг информационных процессов

Владеть:

приемами внедрения информационных систем

современными методами использования средств информационно-коммуникационных технологий

Данная дисциплина позволит студентам не только систематизировать полученные теоретические знания, укрепить исследовательские навыки, но и даст возможность ориентироваться в новом предметном поле электронного документооборота.

1.2 Содержание дисциплины

Материал дисциплины сгруппирован по следующим разделам:

1. Понятие и назначение информационных систем документооборота (ИСД).

Понятие и назначение информационных систем документооборота (ИСД). Нормативно-правовая база использования ИСД.

2. Задачи, решаемые ИСД на предприятии

Классификация ИСД. Типовые цели проекта автоматизации. Выбор ИСД. Оценка эффективности

ИСД.

3. Примеры ИСД в рамках корпоративных информационных систем

Система управления предприятием. Система управления заказами и клиентами.Система управления персоналом.

4

4. Заполнение справочников в ИСД. Построение запросов и отчетов.

Архитектура ИСД. Иерархические и линейные справочники. Конструктор отчетных форм. Движение документов в ИСД. Разграничение прав доступа к модулям ИСД.

1.3 Порядок освоения материала

Материал дисциплины изучается в соответствии с порядком, определённым в следующей таблице:

Таблица 1

Порядок освоения дисциплины

5

2. Методические указания по подготовке к лекциям

2.1 Общие рекомендации по работе на лекциях

Лекция является главным звеном дидактического цикла обучения. Ее цель — формирование основы для последующего усвоения учебного материала. В ходе лекции преподаватель в устной форме, а также с помощью презентаций передает обучаемым знания по основным, фундаментальным вопросам изучаемой дисциплины.

Назначение лекции состоит в том, чтобы доходчиво изложить основные положения изучаемой дисциплины, ориентировать на наиболее важные вопросы учебной дисциплины и оказать помощь в овладении необходимых знаний и применения их на практике.

Личное общение на лекции преподавателя со студентами предоставляет большие возможности для реализации образовательных и воспитательных целей.

При подготовке к лекционным занятиям студенты должны ознакомиться с презентаций, предлагаемой преподавателем, отметить непонятные термины и положения, подготовить вопросы с целью уточнения правильности понимания. Рекомендуется приходить на лекцию подготовленным, так как в этом случае лекция может быть проведена в интерактивном режиме, что способствует повышению эффективности лекционных занятий.

2.2Общие рекомендации при работе с конспектом лекций

Входе лекционных занятий необходимо вести конспектирование учебного материала. Конспект помогает внимательно слушать, лучше запоминать в процессе осмысленного записывания, обеспечивает наличие опорных материалов при подготовке к семинару, зачету, экзамену.

Полезно оставить в рабочих конспектах поля, на которых делать пометки из рекомендованной литературы, дополняющие материал прослушанной лекции, а также подчеркивающие особую важность тех или иных теоретических положений.

Вслучае неясности по тем или иным вопросам необходимо задавать преподавателю уточняющие вопросы. Следует ясно понимать, что отсутствие вопросов без обсуждения означает в большинстве случаев неусвоенность материала дисциплины.

2.3Общие рекомендации по изучению материала лекций

Раздел 1. Понятие и назначение информационных систем документооборота (ИСД).– 2 лекции.

Цель: вызвать интерес к изучению курса, сформировать представление об информационных системах документооборота.

Рассматриваются нормативно-правовая база использования ИСД. Формируется и уточняется понятие и назначение интегрированной информационной системы.

Раздел 2. Задачи, решаемые ИСД на предприятии — 2 лекции.

Цель: изучить задачи, решаемые ИСД на предприятии.

Рассматриваются возможности ИСД, обсуждается выбор ИСД. Оценка эффективности ИСД

6

Раздел 3. Примеры ИСД в рамках корпоративных информационных систем — 2 лекции.

Происходит детальное рассмотрение примеров ИСД в рамках корпоративных информационных систем. Рассматриваются система управления предприятием и система управления персоналом.

Раздел 4. Заполнение справочников в ИСД. Построение запросов и отчетов. — 2 лекции.

Дается понимание построения запросов и отчетов, рассматривается архитектура ИСД., иерархические и линейные справочники, конструктор отчетных форм, движение документов в ИСД, разграничение прав доступа к модулям ИСД.

2.4 Контрольные вопросы

Контрольные вопросы к разделу 1: Понятие и назначение информационных систем документооборота (ИСД)

1.Что такое корпоративная информационная система?

2.Назовите основные контуры управления, состав функциональных модулей корпоративной информационной системы.

3.Назовите основные программные продукты для информационных систем документооборота.

4.Дайте сравнительную характеристику известных вам систем документооборота.

Контрольные вопросы к разделу 2: Задачи, решаемые ИСД на предприятии

1.Дайте характеристику предприятия как объекта информатизации.

2.Перечислите ведущие информационные технологии управления предприятием.

3.Каким требованиям должна удовлетворять информационная система документооборота предприятия?

4.Назовите базовые информационные технологии системы документационного управления предприятием.

Контрольные вопросы к разделу 3: Примеры ИСД в рамках корпоративных информационных систем

1.Что такое корпоративная информационная система?

2.Дайте сравнительную характеристику известных вам систем документооборота.

3.Дайте определение документа, документопотока, документооборота, системы документационного управления.

4.Сформулируйте основные принципы автоматизации документооборота.

5.Попробуйте установить, как основные принципы организации электронной системы документооборота реализуются в конкретных автоматизированных системах документооборота (например, «Дело», 1С-Документооборот»).

Контрольные вопросы к разделу 4. Заполнение справочников в ИСД. Построение запросов и от-

четов

1.Дайте характеристику организационно-распорядительной документации, приведите примеры документов.

2.Что такое унифицированная система документации? Каковы общие принципы унификации?

3.Как проектируется макет формы документа?

4.Назовите зоны документа, назовите состав его реквизитов.

5.Объясните каким образом формируется система номенклатуры дел в конкретной системе электронного документооборота (по выбору студента)

7

3. Методические указания по подготовке к лабораторным занятиям

3.1Общие рекомендации по подготовке к лабораторным занятиям

Входе подготовки к практическим занятиям необходимо изучать основную литературу, знакомиться с дополнительной литературой, а также с новыми публикациями в периодических изданиях: журналах, газетах и т.д. При этом необходимо учесть рекомендации преподавателя и требования учебной программы.

Всоответствии с этими рекомендациями и подготовкой полезно дорабатывать свои конспекты лекции, делая в нем соответствующие записи из литературы, рекомендованной преподавателем и предусмотренной учебной программой. Целесообразно также подготовить тезисы для возможного выступлений по всем учебным вопросам, выносимым на практическое занятие.

При подготовке к занятиям можно также подготовить краткие конспекты по вопросам темы. Очень эффективным приемом является составление схем и презентаций.

Готовясь к докладу или реферативному сообщению, желательно обращаться за методической помощью к преподавателю. Составить план-конспект своего выступления. Продумать примеры с целью обеспечения тесной связи изучаемой теории с реальной жизнью. Своевременное и качественное выполнение самостоятельной работы базируется на соблюдении настоящих рекомендаций и изучении рекомендованной литературы. Студент может дополнить список использованной литературы современными источниками, не представленными в списке рекомендованной литературы, и в дальнейшем использовать собственные подготовленные учебные материалы при написании курсовых и дипломных работ.

3.2Примеры задач для лабораторных занятий

Задачи для разделов 1-4.

Задача 1.

Вы выступаете в роли нескольких персон: секретаря, директора и сотрудника сторонней организации, не использующей систему Дело.

Вам предстоит:

1.От имени секретаря найти по известным атрибутам электронный документ;

2.Отправить документ по типовому маршруту на согласование;

3.От имени директора согласовать документ и поставить электронную цифровую подпись (ЭЦП);

4.От имени секретаря выгрузить документ в формате структурированного электронного документа

(ESD);

5.От имени сотрудника сторонней организации открыть документ, сохраненный в структурированном формате, утилитой overdoc, ознакомиться с документом и ЭЦП;

6.От имени секретаря занести документ обратно в систему Дело со всеми подписями. Задача 2.

Произведите следующие дополнительные действия с документами:

1.Необходимо настроить конфигурации OUTLOOK, при обучении у заказчиков как уж получится

2.Посмотреть историю по нескольким созданным ранее документам.

3.Проверить наличие теневых копий

4.Связать два созданных ранее документа между собой.

5.Переслать по почте одному из слушателей курса копию любого созданного ранее документа. Для пересылки использовать документ с версиями. Перед пересылкой посмотреть, какого он объема.

6.Проверить наличие новых электронных писем. Если они появились, то просмотреть их вложения.

7.Сохранить в системе Дело документ, пришедший по электронной почте.

Задача 3.

Работа с заданиями и задачами. Создание досье на предприятие.

При работе над заданием инициатор в качестве исполнителя указывает соседа справа, а в качестве

8

наблюдателя - соседа слева:

1.Инициатор создает задачу, целью которой является пополнение электронного документа «Досье» (документ создавали на Занятии 4);

2.Указывает сегодняшний срок исполнения;

3.В тексте описывает условия выполнения задачи: дополните досье на данную организацию; 4. Задаче присваивает высокую важность;

5.Сохраняет задачу без старта. Закрыть задачу и обратить внимание на ее отражение в папке «Исходящие»;

6.Снова открыть задачу и стартовать ее;

7.Прекратить задачу;

8.Рестартовать задачу, дописав ее текст

9

4. Методические указания по организации самостоятельной работы

4.1 Общие рекомендации для самостоятельной работы

Самостоятельная работа студентов является основным способом овладения учебным материалом в свободное от обязательных учебных занятий время.

Целями самостоятельной работы студентов являются:

-систематизация и закрепление полученных теоретических знаний и практических умений студентов;

-углубление и расширение теоретических знаний;

-формирование умений использовать нормативную, правовую, справочную документацию и специальную литературу;

-развитие познавательных способностей и активности студентов:

-формирования самостоятельности мышления, способностей к саморазвитию, самосовершенствованию и самореализации.

Запланированная в учебном плане самостоятельная работа студента рассматривается как связанная либо с конкретной темой изучаемой дисциплины, либо с подготовкой к курсовой, дипломной работе, а также к защите ВКР. В данном разделе рассматривается только самостоятельная работа первого вида.

Самостоятельная работа выполняется в два этапа: планирование и реализация. Планирование самостоятельной работы включает:

-уяснение задания на самостоятельную работу;

-подбор рекомендованной литературы;

-составление плана работы, в котором определяются основные пункты предстоящей подготовки. Составление плана дисциплинирует и повышает организованность в работе.

На втором этапе реализуется составленный план. Реализация включает в себя:

-изучение рекомендованной литературы;

-составление плана (конспекта) по изучаемому материалу (вопросу);

-взаимное обсуждение материала.

Необходимо помнить, что на лекции обычно рассматривается не весь материал. Оставшаяся восполняется в процессе самостоятельной работы. В связи с этим работа с рекомендованной литературой обязательна.

Работа с литературой и иными источниками информации включает в себя две группы приемов: техническую, имеющую библиографическую направленность, и содержательную. Первая группа – уяснение потребностей в литературе; получение литературы; просмотр литературы на уровне общей, первичной оценки; анализ надежности публикаций как источника информации, их относимости и степени полезности. Вторая – подробное изучение и извлечение необходимой информации.

Для поиска необходимой литературы можно использовать следующие способы:

-поиск через систематический каталог в библиотеке;

-просмотр специальных периодических изданий;

-использование материалов, размещенных в сети Интернет.

Для того, чтобы не возникало трудностей понимания текстов учебника, монографий, научных статей, следует учитывать, что учебник и учебное пособие предназначены для студентов и магистрантов, а монографии и статьи ориентированы на исследователя. Монографии дают обширное описание проблемы, содержат в себе справочную информацию и отражают полемику по тем или иным дискуссионным вопросам. Статья в журнале кратко излагает позицию автора или его конкретные достижении в иссле-

10