1673

УДК 004.9

Юрченко Т.В. / Проектирование систем корпоративного документооборота [Электронный ресурс]: учеб.-метод. пос. / Т.В. Юрченко; Нижегор. гос. архитектур. - строит. ун-т – Н. Новгород: ННГАСУ, 2016. – 12 с.– 1 электрон. опт. диск (CD-RW).

В настоящем учебно-методическом пособии по дисциплине «Проектирование систем корпоративного документооборота» даются конкретные рекомендации учащимся для освоения как основного, так и дополнительного материала дисциплины и тем самым способствующие достижению целей, обозначенных в учебной программе дисциплины. Цель учебно-методического пособия — это помощь в усвоении лекций, в подготовке к практическим занятиям.

Учебно-методическое пособие предназначено для обучающихся в ННГАСУ по дисциплине «Проектирование систем корпоративного документооборота» по направлению подготовки 09.04.03 Прикладная информатика, профиль Прикладная информатика в аналитической экономике.

Учебно-методическое пособие ориентировано на обучение в соответствии с календарным учебным графиком и учебным планом по основной профессиональной образовательной программе направления 09.04.03 Прикладная информатика, профиль Прикладная информатика в экономике, утверждённым решением учёного совета ННГАСУ от 02.09.2016 г. (протокол № 1).

© А.Ю. Платов, 2016 © ННГАСУ, 2016

2

Оглавление

3

1. Общие положения

1.1 Цели изучения дисциплины и результаты обучения

Основными целями освоения учебной дисциплины «Проектирование систем корпоративного документооборота» являются получение студентами знаний о производственных корпорациях и особенностях корпорационных информационных системах (КИС) документооборота, обеспечивающих их функционирование в современных условиях, а также выработка навыков проектирования и применения систем этого класса.

В процессе освоения дисциплины студент должен Знать:

назначение, состав и особенности работы системного программного обеспечения, необходимого для развертывания проекта;

Уметь:

осуществлять анализ функционирования и модернизацию информационной системы согласно требованиям конечного пользователя;

Владеть:

приемами внедрения информационных систем.

Данная дисциплина позволит магистрантам не только систематизировать полученные теоретические знания, укрепить исследовательские навыки, но и даст возможность ориентироваться в новом предметном поле экономической информатики.

1.2 Содержание дисциплины

Материал дисциплины сгруппирован по следующим разделам:

1. Методы диагностики документооборота организации.

Методы анализа общего состояния бизнес-процессов организации. Анализ, выделение, формализация и описание документооборота «как есть». Аудит и анализ существующей модели документооборота и делопроизводства предприятия. Профессиональная оценка проблем существующей модели.

2 . Разработка регламентирующих процедур для автоматизации документооборота «как должно быть» (процедур выполнения бизнес-операций, ролей исполнителей, используемых документов).

Системный подход к реинжинирингу документооборота организации. Разработка рекомендаций по совершенствованию, оптимизации, моделированию системы корпоративного документооборота «как надо». Создание новой модели документооборота предприятия по современной технологии IDEF0.

3.Создание проекта по автоматизации документооборота организации с удаленными структурными подразделениями.

Основные этапы разработки проекта по внедрению корпоративных информационных систем управления документооборотом. Разработка плана поэтапного внедрения предлагаемых изменений в бизнес-процессах. Внедрение разработанных моделей и регламентов.

4.Оценка эффективности деятельности организации за счет внедрения корпоративной си-

4

стемы документооборота Основные показатели эффективности управления документами. Разработка рекомендаций по по-

вышению эффективности документационного обеспечения управления с помощью информационных систем и технологий.

5

2. Методические указания по подготовке к лекциям

2.1 Общие рекомендации по работе на лекциях

Лекция является главным звеном дидактического цикла обучения. Ее цель — формирование основы для последующего усвоения учебного материала. В ходе лекции преподаватель в устной форме, а также с помощью презентаций передает обучаемым знания по основным, фундаментальным вопросам изучаемой дисциплины.

Назначение лекции состоит в том, чтобы доходчиво изложить основные положения изучаемой дисциплины, ориентировать на наиболее важные вопросы учебной дисциплины и оказать помощь в овладении необходимых знаний и применения их на практике.

Личное общение на лекции преподавателя со студентами предоставляет большие возможности для реализации образовательных и воспитательных целей.

При подготовке к лекционным занятиям студенты должны ознакомиться с презентаций, предлагаемой преподавателем, отметить непонятные термины и положения, подготовить вопросы с целью уточнения правильности понимания. Рекомендуется приходить на лекцию подготовленным, так как в этом случае лекция может быть проведена в интерактивном режиме, что способствует повышению эффективности лекционных занятий.

2.2Общие рекомендации при работе с конспектом лекций

Входе лекционных занятий необходимо вести конспектирование учебного материала. Конспект помогает внимательно слушать, лучше запоминать в процессе осмысленного записывания, обеспечивает наличие опорных материалов при подготовке к семинару, зачету, экзамену.

Полезно оставить в рабочих конспектах поля, на которых делать пометки из рекомендованной литературы, дополняющие материал прослушанной лекции, а также подчеркивающие особую важность тех или иных теоретических положений.

Вслучае неясности по тем или иным вопросам необходимо задавать преподавателю уточняющие вопросы. Следует ясно понимать, что отсутствие вопросов без обсуждения означает в большинстве случаев неусвоенность материала дисциплины.

2.3Контрольные вопросы

1.Методы диагностики документооборота организации.

2.Разработка регламентирующих процедур для автоматизации документооборота «как должно быть» (процедур выполнения бизнес-операций, ролей исполнителей, используемых документов).

3.Создание проекта по автоматизации документооборота организации с удаленными структурными подразделениями.

4.Оценка эффективности деятельности организации за счет внедрения корпоративной системы документооборота

5.Нормативно-правовая база использования корпоративных информационных систем на предприятиях.

6.Дать общую характеристику современных корпоративных инфокоммуникационных систем.

7.Перечислить стандарты разработки современных корпоративных инфокоммуникационных систем.

8.Перечислить компоненты инфокоммуникационный среды организации

6

3. Методические указания по подготовке к практическим занятиям

3.1Общие рекомендации по подготовке к практическим занятиям

Входе подготовки к практическим занятиям необходимо изучать основную литературу, знакомиться с дополнительной литературой, а также с новыми публикациями в периодических изданиях: журналах, газетах и т.д. При этом необходимо учесть рекомендации преподавателя и требования учебной программы.

Всоответствии с этими рекомендациями и подготовкой полезно дорабатывать свои конспекты лекции, делая в нем соответствующие записи из литературы, рекомендованной преподавателем и предусмотренной учебной программой. Целесообразно также подготовить тезисы для возможного выступлений по всем учебным вопросам, выносимым на практическое занятие.

При подготовке к занятиям можно также подготовить краткие конспекты по вопросам темы. Очень эффективным приемом является составление схем и презентаций.

Готовясь к докладу или реферативному сообщению, желательно обращаться за методической помощью к преподавателю. Составить план-конспект своего выступления. Продумать примеры с целью обеспечения тесной связи изучаемой теории с реальной жизнью. Своевременное и качественное выполнение самостоятельной работы базируется на соблюдении настоящих рекомендаций и изучении рекомендованной литературы. Студент может дополнить список использованной литературы современными источниками, не представленными в списке рекомендованной литературы, и в дальнейшем использовать собственные подготовленные учебные материалы при написании курсовых и дипломных работ.

3.2Примеры задач для практических занятий

Пример № 1 Построить схему потоков данных для общего документооборота с СДОУ, возникающего при вы-

полнении процедуры «Составление приказа» Пример № 2

Построить схему потоков данных для общего документооборота с СДОУ, возникающего при выполнении процедуры «Исполнение приказа»

Пример № 3 Построить схему потоков данных для общего документооборота с СДОУ, возникающего при вы-

полнении процедуры «Формирование дел и сдачи их в архив»

7

4. Методические указания по организации самостоятельной работы

4.1 Общие рекомендации для самостоятельной работы

Самостоятельная работа студентов является основным способом овладения учебным материалом в свободное от обязательных учебных занятий время.

Целями самостоятельной работы студентов являются:

-систематизация и закрепление полученных теоретических знаний и практических умений студентов;

-углубление и расширение теоретических знаний;

-формирование умений использовать нормативную, правовую, справочную документацию и специальную литературу;

-развитие познавательных способностей и активности студентов:

-формирования самостоятельности мышления, способностей к саморазвитию, самосовершенствованию и самореализации.

Запланированная в учебном плане самостоятельная работа студента рассматривается как связанная либо с конкретной темой изучаемой дисциплины, либо с подготовкой к курсовой, дипломной работе, а также к защите ВКР. В данном разделе рассматривается только самостоятельная работа первого вида.

Самостоятельная работа выполняется в два этапа: планирование и реализация. Планирование самостоятельной работы включает:

-уяснение задания на самостоятельную работу;

-подбор рекомендованной литературы;

-составление плана работы, в котором определяются основные пункты предстоящей подготовки. Составление плана дисциплинирует и повышает организованность в работе.

На втором этапе реализуется составленный план. Реализация включает в себя:

-изучение рекомендованной литературы;

-составление плана (конспекта) по изучаемому материалу (вопросу);

-взаимное обсуждение материала.

Необходимо помнить, что на лекции обычно рассматривается не весь материал. Оставшаяся восполняется в процессе самостоятельной работы. В связи с этим работа с рекомендованной литературой обязательна.

Работа с литературой и иными источниками информации включает в себя две группы приемов: техническую, имеющую библиографическую направленность, и содержательную. Первая группа – уяснение потребностей в литературе; получение литературы; просмотр литературы на уровне общей, первичной оценки; анализ надежности публикаций как источника информации, их относимости и степени полезности. Вторая – подробное изучение и извлечение необходимой информации.

Для поиска необходимой литературы можно использовать следующие способы:

-поиск через систематический каталог в библиотеке;

-просмотр специальных периодических изданий;

-использование материалов, размещенных в сети Интернет.

Для того, чтобы не возникало трудностей понимания текстов учебника, монографий, научных статей, следует учитывать, что учебник и учебное пособие предназначены для студентов и магистрантов, а монографии и статьи ориентированы на исследователя. Монографии дают обширное описание проблемы, содержат в себе справочную информацию и отражают полемику по тем или иным дискуссионным вопросам. Статья в журнале кратко излагает позицию автора или его конкретные достижении в иссле-

8

довании какой-либо научной проблемы.

В процессе взаимного обсуждения материала закрепляются знания, а также приобретается практика в изложении и разъяснении полученных знаний, развивается речь.

При необходимости студенту следует обращаться за консультацией к преподавателю.

Составление записей или конспектов позволяет составить сжатое представление по изучаемым вопросам. Записи имеют первостепенное значение для самостоятельной работы студентов. Они помогают понять построение изучаемого материала, выделить основные положения, проследить их логику.

Ведение записей способствует превращению чтения в активный процесс. У студента, систематически ведущего записи, создается свой индивидуальный фонд подсобных материалов для быстрого повторения прочитанного. Особенно важны и полезны записи тогда, когда в них находят отражение мысли, возникшие при самостоятельной работе.

Можно рекомендовать следующие основные формы записи: план, конспект, тезисы, презентация. План – это схема прочитанного материала, краткий (или подробный) перечень вопросов, отража-

ющих структуру и последовательность материала. Подробно составленный план вполне заменяет конспект.

Конспект – это систематизированное, логичное изложение материала источника. Объем конспекта не должен превышать 10 страниц. Шрифт Times New Roman, кегль 14, интервал 1,5. Список литературы должен состоять из 5-8 источников, по возможности следует использовать последние издания учебных пособий и исследований.

Тезисы — это последовательность ключевых положений из некоторой темы без доказательств или с неполными доказательствами. По объему тезисы занимают одну страницу формата А4 или одну – две страницы в ученической тетради. В конце тезисов студент должен сделать собственные выводы.

Презентации по предложенной теме составляются в программе Power Point или Impress. Количество слайдов должно быть не менее 15 и не превышать 20 слайдов. Кроме текста на слайдах можно создавать схемы и таблицы. Шрифт должен быть читаемым, например, шрифт черного цвета на светлом фоне или светлый шрифт на темном фоне. Также шрифт не должен быть слишком мелким. В слайдах указываются только основные тезисы, понятия и нормы.

4.2Темы для самостоятельного изучения

1.Основные задачи организации системы электронного документооборота. Этапы развития и классы СЭДО.

2.Проектирование систем ввода потоков входящих документов.

4.3Учебно-методическое обеспечение самостоятельной работы

1.Документационное обеспечение управления : учебник Гринберг А. С. , Горбачев Н. Н., Мухаметшина О. А. Москва : ЮНИТИ-ДАНА, 2012

9

5. Информационные технологии и управление предприятием Баронов В. В. , Калянов Г. Н., Попов Ю. Н., Титовский И. Н. Москва : ДМК Пресс, 2008

6.Национальные стандарты в области электронного документооборотаГлик Д. И., Москва : Горячая линия бухгалтера, 2006

7.Основы использования Baan ERP 5.0с. Корпоративные информационные системы : учебное пособие, Курганова Е. В. Москва : Евразийский открытый институт, Московский государственный университет экономики, статистики и информатики, 2004

8.Порядок работы с документацией в рамках ИСО/МЭК в режиме электронного обмена информацией : ПР 50.1.017-2000: Госстандарт России М. : Стандартинформ, 2005

4.4 Задания для самостоятельной работы

Построить схему потоков данных для общего документооборота с СДОУ, возникающего при выполнении процедуры «Передача отчета в Министерство»

4.5.Методические указания по выполнению курсовой работы

Курсовая работа является очень важной формой самостоятельного обучения.

Главной целью курсовой работы является обучение самостоятельному применению теоретических знаний, полученных на аудиторных занятиях или практике.

Выполнение курсовой работы позволяет обучаемым совершенствовать собственные представления об основных положениях изучаемой дисциплины, ориентироваться в научной и практической информации.

Курсовая работа помогает обучаемым логически грамотно выражать и обосновывать точку зрения по заданной проблематике, свободно оперировать основными понятиями по дисциплине.

Курсовая работа, является самостоятельной формой итогового контроля знаний обучаемых. Окончательная оценка курсовой работы определяется по итогам ее защиты.

План курсовой работы должен состоять из следующих разделов:

-введение;

-основная часть (2 - 3 вопроса);

-заключение;

-список использованной литературы;

Для более четкого определения круга вопросов, которые необходимо рассмотреть, каждый раздел плана можно развернуть на более мелкие подвопросы. Излишняя перегруженность плана работы множеством вопросов нецелесообразна. Признак неправильно составленного плана – повторение одним из вопросов названия всей темы. Каждый отдельный вопрос должен раскрывать только ее часть.

К непосредственному написанию содержания курсовой работы можно приступить только после детального ознакомления со своей темой, изучения научной литературы.

Написание курсовой работы носит творческий характер. Недопустимо дословное переписывание текста из книг, журналов и т.п. Творческая самостоятельность студента должна быть проявлена в уме-

10