36. Рабочие мероприятия и специальные события в связях с общественностью.

Технологии производства коммуникативных событий. Информационный (новостной) повод. Виды рабочих мероприятий для СМИ и др. внешних целевых аудиторий: пресс-конференция, брифинг, презентация, выставка, прием, клубный вечер. Виды рабочих мероприятий для др. внешних целевых аудиторий: презентация, выставка и ярмарка, прием, клубный вечер. деловой завтрак, акции благотворительности и спонсорство, семинары, действия компании и др. Он–лайн PR–мероприятия. Внутрикорпоративные рабочие мероприятия и специальные события: юбилеи, конференции по итогам года, календарные даты. Техническое и эстетическое оформление мероприятия.

Средства внутрикорпоративных коммуникаций: Интранет, доска объявлений, ящик для предложений и др.

Технологии производства коммуникативных событий

Информационный повод

Информационный повод - событие, новость, служащие основанием для редакционной публикации в прессе, сюжетом для теле- и радиожурналистов

Как добиться того, чтобы газеты, журналы, радио и ТВ публиковали и передавали деловые новости о вашей компа­нии, её продукте или акции? Некоторые уверяют, что приглашение репортеров на фуршет или на частную встречу за накрытым столом, вручение подарка на презентации - лучшее средство обеспечить себя положительной публикацией. Более «продвинутые» считают, что шанс попасть в СМИ имеет посланный в редакцию печатный материал, содержащий информацию о компании.

Действительно, эти тактики время от времени будут открывать для вас двери, но никогда не заменят последовательной работы по производству новостей. Если вы хотите популярности, вам нужно стать ньюсмейкером или информационным источником. Это зна­чит использовать любой повод для контактов с прессой: новый офис, изделие или услуга, расширение бизнеса или сокращение персонала, достижения и награды - все примечательное , что происходит в ва­шем бизнесе необходимо превращать в новости для СМИ. Не ждите, пока репортеры­ позвонят вам. Используйте собственный творче­ский потенциал и находите новые точки зрения, чтобы старые темы привлекали внимание журналистов. Даже коротенький, но пози­тивный комментарий о вашей организации в программе новостей- уже успех. Не упускайте возможности выпустить пресс-релиз, собрать пресс-­конференцию, поделиться с репортером новостью, дать интервью, написать

заметку в местную газету. Отправляйте информацию факсом, электронной почтой, раздавайте журналистам в ходе мероприятий. Можно десятилетиями добросовестно работать и вкладывать деньги в рекламу, как воду в песок, а можно привлечь технологии информирования и пользоваться всеми благами попу­лярности. Снабжайте журналистов новостями. Формируйте собственный информационный поток- это лучшая стратегия.

Спец. мероприятие- тщательно спланированная акция , которая проводится в рамках общей коммуникационной программы и, как правило, является одним из её ключевых этапов. Именно в момент проведения спец. мероприятия возможно максимальное наполнение информационного поля вокруг объекта.

Подготовка спец. события полностью находится в компетенции PR-специалиста. В основном работа по организации спец. мероприятия ведётся по трём направлениям:

4. Творческая часть

Разработка концепции мероприятия, где указываются цели, задачи, содержание и ожидаемый эффект. Более того тщательно прописывается программа и сценарий мероприятия, участники и их роли.

5. Административная часть

Функции PR-специалиста сводятся к контролю за процессом и согласованию сроков подготовки отдельных элементов события. Также: определение места проведения мероприятия, времени, продолжительности события

6. Работа со СМИ.

Данная работа может быть выстроена в 3 этапа:

• составление базы представителей СМИ( составление анонсирующего пресс-релиза, его рассылка и обзвон по базе- заинтересованы или нет?);

• приглашение и аккредитация представителей СМИ на спец. мероприятие;

• работа по совместной подготовке и контроль за выходом материалов (пресс-кит)

Существуют различные виды спец. мероприятий:

5. Пресс-конференция- важнейшее средство PR, требующее тщательной подготовки, состоящей из следующих этапов:

• Выбор даты и времени проведения ( не допускать совпадения с другими мероприятиями: вторник, среда, четверг с 10 до 15 ч.)

• Выбор подходящего помещения (необходимо проверить наличие необходимого оборудования: стулья, стол регистрации, микрофоны и др.)

• Извещение представителей СМИ о предстоящей пресс –конференции ( приглашения за 7 дней и содержат: тему, полное имя основных докладчиков, немного подробностей, нужно убедить в необходимости присутствия; обозначить дату, место проведения, время, продолжительность пресс-конференции)

• Подготовка текстов докладов (готовятся заранее, должны быть доступны всем, рассылаются не присутствующим журналистам (+пресс-кит))

• Отслеживается готовность (накануне)- телефонные звонки тем, чьё присутствие предполагается; тиражируется список участников конференции для раздачи представителям прессы).

• Заключительный этап ( в день конференции) Все приготовления должны быть закончены за 30 минут до начала ( худший вариант). Сотрудники, задействованные в мероприятии, должны иметь бейджи.

После выступлений докладчики отвечают на вопросы СМИ. Возможна организация индивидуальных интервью.

Может предполагаться фуршет.

2.Брифинг-встреча официальных лиц с представителями средств массовой информации, на которой вкратце излагается официальная позиция по определенному вопросу или согласованная сторонами, участвующими в международных переговорах, заседаниях, конференциях, информация об их ходе, взглядах сторон и т. д.

3.Презентация-это эффективный способ представить общественности компанию, продукт, услугу, результаты, выход на новый рынок. При организации данного мероприятия необходимо уделить огромное внимание прессе, т. к. его основной целью является получение максимального количества публикаций по поводу представленного объекта. Презентацию можно очень удачно привязать к определенному информационному поводу, это поможет повысить интерес СМИ.

С точки зрения предмета, который представляется целевым аудиториям, выделяют следующие виды презентаций: самый распространенный вид ≈ презентация товара или услуги; особенно часто используется коммерческими структурами, из-за острой конкуренции постоянно внедряющими новые виды товаров или услуг. Регулярный вывод на рынок новинок с помощью ярких и запоминающихся событий обеспечивает хороший приток покупателей или клиентов, и тем самым позволяет продукции компании удерживаться в завоеванной нише рынка. Презентация персонала пока еще остается в России относительно редкой PR-акцией в силу недостаточно серьезного отношения значительной части российского бизнеса к продуманной кадровой политике, объяснимого переизбытком в некоторых регионах рабочей силы. За рубежом в солидных фирмах представление целевым аудиториям (СМИ, властным структурам, экспертам, бизнес-сообществу) нового руководящего сотрудника высшей квалификации с впечатляющим послужным списком всегда обставляется с большой помпой: это впрямую работает на создание позитивного корпоративного имиджа и повышает доверие к компании.

Презентация города как PR-акция получила распространение в связи с постепенной интеграцией России в мировое сообщество и глобальный рынок, а также с включением ряда наших городов в борьбу за крупные экономические или имиджевые проекты, способные принести существенные экономические дивиденды.

высокого экономического или культурного потенциала, инвестиционной привлекательности или налаживания взаимовыгодных связей.

Презентацию целой страны обычно организуют на крупных международных выставках, например, на всемирных выставках категории EXPO, организуемых Международным бюро выставок и ярмарок.

С точки зрения масштабности и особенностей представляемого продукта презентации условно делят на две большие категории: бо-пре и теа-презентации.

Бо-пре презентации (от французского beau monde ≈ высший свет, их еще называют салонными презентациями), устраивают для продвижения штучного или уникального товара/услуги среди избранных и ограниченных аудиторий. Обычно их используют при продвижении особо сложных и дорогостоящих товаров или услуг, требующих подготовленной аудитории: эксклюзивные коллекции одежды известных мировых модельеров, эксклюзивная недвижимость, уникальные инвестиционные проекты и т.п.

Теа-презентации, или театрально-зрелищные презентации, наоборот, нашли широкое распространение среди коммерческих структур, выпускающих массовую продукцию, и рассчитаны на большие целевые аудитории. Нередко теа-презентации сопровождаются развлекательными шоу-программами, концертами звезд эстрады, спортивными состязаниями, призванными максимально завлечь будущих покупателей или клиентов.

6. Выставки и ярмарки- хорошая возможность привлечь к себе внимание ЦА, распространить информацию об организации, презентовать продукт. Участие в выставке даёт следующие возможности:

• Провести исследования (изучить спрос и потенциальный рынок продукта)

• Установить партнёрские отношения с компаниями- участниками, провести переговоры с нужными людьми,

• Получить публикации в СМИ как о компании- участнике,

• Повысить уровень известности компании среди общественности.

Процесс подготовки к участию в выставке состоит из нескольких блоков:

Планирование участия (определить, как будет выглядеть стенд, выбирается площадь в выставочном зале, назначаются ответственные за подготовку, планируется бюджет.

Организация подготовленных работ ( подготовка полиграфической и сувенирной продукции, освещение стенда, подготовка и распространение приглашений ложится на организаторов, можно организовать собственную рассылку).

Обеспечение необходимых ресурсов для эффективности участия ( 1-ый день выставки- установление деловых контактов. В пресс- центре необходимо разместить пресс-релиз и др. материалы)

В отношении места проведения выставки делятся на передвижные (мобильные) и стационарные. Передвижные малоформатные выставки обычно не имеют постоянного места дислокации, а стационарные тяготеют к крупным выставочным центрам (в Москве это главным образом ГАО Всероссийский выставочный центр (бывшая ВДНХ), ЗАО "Экспоцентр" на Красной Пресне, культурно-выставочный центр "Сокольники", выставочный центр "Гостиный Двор", выставочный комплекс "Росстройэкспо" и ряд других).

В зависимости от тематики выставки делятся на тематические (экспозиции объединены одной узкой темой), специализированные (представляющие одну отрасль) и универсальные (посвященные различным общественно значимым темам).

7. Приемы .

Приемы следует рассматривать как одно из важных мероприятий по укреплению деловых связей и налаживанию коммуникаций меж­ду руководством компании и представителями различных групп об­щественности.

Приемы обычно проводятся в следующих случаях:

• посещение компании важным лицом (группой лиц, делегаци­ей), представляющим интересы деловых партнеров, местной общественности и т. п.;

• проведение компанией крупного мероприятия (выставки, пре­зентaции, торгового показа и др.) с приглашением большого количе­ствa представителей деловых кругов, инвесторов, акционеров, поставщиков, потребителей и т. д.;

• подписание долгосрочного контракта, заключение крупной сделки с партнерами по бизнесу;

наступление юбилея или другой торжественной даты в жизни компании, связанной с ее основанием, успешным освоением новой продукции, выходом на новые рынки и т. д.;

• наступление события регионального, общегосударственного или международного масштаба, прямо или косвенно взаимосвязанного с деятельностью компании­ и влияющего на ее восприятие раз­личными категориями общественности.

В перечисленных случаях организуются, как правило, предста­вительские приемы. Они носят эпизодический характер и заблаговременно и­ тщательно готовятся специалистами внутрифирменной службы по СО.

Основные цели проведения представительских приемов ­

• налаживание новых перспективных взаимоотношений с потенциальными партнерами по бизнесу

• расширение и совершенствование уже существующих информационных взаимосвязей организации с различными категориями её общественности

• формирование или изменение сложившегося имиджа компании и др.

Процесс подготовки представительских приемов включает в сeбя следующие виды работ:

. определение цели приема, его формы и продолжительности, количества и состава основных участников (как делегаций, так и отдельных лиц);

. подготовка и рассылка специальных приглашений представи­телям различных категорий общественности компании, участвующим в данном мероприятии;

· разработка программы приема с детальным планированием его отдельных элементов; .

. написание сценария приема с соблюдением всех протокольных формальностей;

. составление схемы рассаживания приглашенных лиц, выбор блюд для основного и дополнительного меню, сервировка и обслуживание стола;

. подготовка специальных речей, тостов и других выступлений, предусмотренных сценарием приема;

. отбор и обучение персонала компании, привлекаемого для про­ведения приема и обслуживания гостей.

В ходе приемов нередко практикуются показы рекламных фильмов и распространение информационно-рекламных материалов. Это также требует предварительной подготовки и определенных дополнительных затрат со стороны организаторов приема.

Основными разновидностями представительских приемов являются:

. дневные приемы («завтрак», «бокал вина» и др.);

. вечерние приемы («обед», «ужин», «чай», «фуршет», «коктейль»;и др.);

. неформальные приемы (незапланированные визиты гостей с последующим приглашением их на ланч)

8. Клубный вечер – это коллективное действие людей, ибо общение в клубе всегда носит активный характер. Можно сказать, что клубные вечера способствуют удовлетворению и развитию потребности личности в социальном общении, в информации об окружающей действительности, в овладении способами социальной деятельности и разностороннем участии в ней, в социальном признании, в творчестве

Организуя клубный вечер, клубным работникам следует проявить максимум изобретательности и выдумки, позаботиться, чтобы он был обличен в яркую эмоциональную форму, чтобы никто не уходил с вечера равнодушным.

Наряду с устными выступлениями обычно широко используются наглядные и художественные иллюстрации, дополняющие и обогащающие каждое отдельное выступление и всю тему. Хорошо, когда демонстрируются новые методы работы, образцы продукции, действующие модели машин, схемы, диаграммы, показываются сцены из спектаклей, фрагменты из кинофильмов, произведения изобразительного искусства, исполняются различные музыкальные произведения.