17. Виды коммуникаций во взаимоотношениях с персоналом: корпоративная газета, информационные бюллетени, другие формы.

Цели и задачи внутрикорпоративных связей с общественностью. Важность формирования и поддержания лояльности сотрудников по отношению к организации в современных условиях. Роль СО-инструментов в создании и поддержании внутрифирменных стандартов общения. Достижение эффективности внутренних коммуникаций и их информационное обеспечение.

Все генерируемые компанией коммуникационные сообщения (официальные, а особенно незапланированные, неформальные, косвенные, различных форм и видов), в глазах общественности создают ее корпоративный имидж. Существует внутренний имидж организации – это представление персонала о своей компании. При желании сформировать имидж стабильно развивающейся компании, надо помнить, что одним из мощных распространителей информации о компании являются сами ее сотрудники. Любой сотрудник организации является неофициальным «рупором» своей компании, своего рода носителем информации рекламного свойства, как позитивного или негативного, в зависимости от внутренней корпоративной культуры этой фирмы. Устная информация-рекомендация, пара слов, обороненных в разговоре с другом или знакомым, могут помочь компании приобрести выгодного клиента, партнера, хорошего топ-менеджера или навсегда приобрести репутацию слабой компании, погрязшей в интригах. Желание сотрудников ругать свою организацию в разговоре с посторонними людьми – один из признаков, указывающий на стрессовую ситуацию в коллективе

Создание позитивной атмосферы является исключительной прерогативой руководства организации, а непосредственным созидателем и идейным вдохновителем благоприятной и располагающей обстановки в компании становится PR-специалист. Для этого надо ценить, укреплять и поощрять усилия каждого сотрудника, обеспечивая позитивную рабочую обстановку, развивать систему функционирования информационных потоков и взаимоотношений сотрудников разных уровней, разрешать конфликтные ситуации в коллективе, доводить мнения служащих до руководства структуры, выпускать внутренние издания, организовывать корпоративные мероприятия, придумывать различные премии, награды и проч. Внутренняя культура организации зависит от существующего внутреннего информационного обмена, наличия или отсутствия разноуровневых коммуникаций. Внешний имидж фирмы и ее репутация тоже взаимно оказывают влияние на локальную атмосферу. В большинстве средних и крупных компаний внутренний PR сводится к проведению праздничных вечеринок. Главные ошибки топ-менеджеров заключаются в нежелании поддерживать обратную связь с сотрудниками и в неумении использовать преимущества налаженного с ними контакта в прибыль компании. Чтобы сотрудники придерживались правил и ценностей, целей организации, их нужно обеспечивать достоверной информацией о том, что происходит в фирме. Недостаток информации восполняется сплетнями, домыслами, причем имеющими чаще всего негативный характер. Уровень внутренней культуры коллектива выявляется при проведении коммуникационного аудита компании – изучения ситуации внутри организации. При этом внутренние информационные потоки компании рассматривают в двух плоскостях: 1. Вертикальная интеграция коммуникаций: Сверху вниз – от руководителя к· рядовым работникам. Снизу вверх - от сотрудника к руководителю.· 2. Горизонтальная интеграция коммуникаций: Между отделами и людьми компании· на всех уровнях (высшего руководства, среднего звена, рядовых сотрудников). Система внутренних коммуникаций дает информацию о событиях, происходящих в коллективе, внутреннем климате и настроениях, отражает степень доверия сотрудников к руководству, а также, в свою очередь, и его оценку своего персонала. Источниками внутренней информации выступают: внутренние совещания, фирменные издания, личные встречи руководителя с сотрудниками, отчеты и предложения сотрудников, контакты с представителями клиентов и партнеров, слухи и мн.др. Неотъемлемой частью хорошо налаженной системы информационного обеспечения компании выступает механизм обмена информацией между подразделениями. Его отсутствие порой приводит к дублированию функций смежными отделами или несогласованностью в действиях с клиентом, что наносит общий ущерб репутации компании, говорит об отсутствии трудовой дисциплины и элементарного обмена внутрикорпоративной информацией. Как показывает российская практика, в большинстве российских компаний вертикальный диалог нарушен или отсутствует. Многие руководители видят идеальным исключительно тот тип отношений с сотрудниками, при котором информация идет только однонаправленно сверху вниз, строго дозировано, директивно в форме приказа и только в экстренных, по мнению руководства, случаях (не путать с кризисной ситуацией). Информация на горизонтальном уровне от сотрудника к сотруднику передается в основном посредством слухов, сплетен или вообще не циркулирует. Суть деятельности паблик рилейшнз американский PR-специалист Фрэнк Джефкинс видел в обеспечении понимания через знание, а значит – через информационный обмен. В качестве инструментов информационного воздействия на сотрудников компании специалисты предлагают корпоративные издания, личные встречи руководителя с работниками в форме диалога, создание и популяризацию внутрифирменных мифов (образов), промо-акции, корпоративные праздники, музей и историю компании, поведение и поступки первых лиц, менеджеров, сотрудников и т.д. В таких условиях необходимо спланировать и проводить целый комплекс PR-мероприятий, направленных на улучшение внутрикорпоративных информационных потоков. Поэтому при работе с сотрудниками компании для построения имиджа успешной фирмы следует, используя PR-технологии: Информировать сотрудников о стратегии компании, о ее целях и· задачах, о вводимых новых услугах и их преимуществах для клиентов. · Рассказывать персоналу о нововведениях в компании, о внутренних мероприятиях, которые могут в какой-то мере затрагивать их интересы в рамках фирмы. · Разъяснять внешнюю PR-политику компании на рынке по отношению к клиентам и партнерам, а также цели и результаты проводимых рекламных и PR кампаний, и в том числе о результатах участия руководства в конференциях и прочих профессиональных мероприятиях. Это особо важно стало в последние лет пять, когда журналисты многих изданий напрямую обращаются к сотрудникам среднего и высшего звена с просьбой о предоставлении внутренней открытой информации компании, для подтверждения или опровержения каких-то слухов о компании, просочившихся в прессу. И задача PR состоит в том, чтобы воспитывать В задачи PR-отдела входит также постоянное управление слухами, необходимое для того, чтобы развеять страхи сотрудников и создать атмосферу благожелательности, вернуть и укрепить доверие к высшему менеджменту. Для этого следует рекомендовать руководству регулярно выходить на прямой диалог с персоналом, поощряя при этом его инициативу, внимательно слушать критику, пожелания и предложения работников. Односторонняя внутренняя коммуникационная система не может быть эффективной. Это всегда двусторонний процесс с обоюдным интересом. И для этого необходимо обучать менеджеров быть «активными слушателями», получать обратную связь и эффективно ее использовать, когда они имеют дело и со своими работниками, и с другими людьми. воспитывать в сотрудниках корпоративную информационную грамотность

Инструменты обеспечения информационного обмена в компании

В установлении благоприятного психологического климата в организации большую роль играет информирование работников о делах компании. Люди начинают разделять успехи и неудачи своей компании и работают более производительно и качественно. Среди инструментов, налаживающих внутренние коммуникации фирмы, хочется обратить внимание на внутрифирменные издания, которые условно можно разделить на внутренние (это - информационные бюллетени, внутренние журналы и газеты, выпускаемые сотрудниками PR-отдела или пресс-службы и распространяемые среди сотрудников, акционеров, партнеров) и внешние (аналогичные издания, распространяемые среди особых категорий внешних читателей, таких, как дистрибьютеры, потребители, пользователи или лица, влияющие на общественное мнение. С активным развитием информационных технологий появились четыре новых вида внутрифирменных изданий: аудиозаписи, видеоверсии внутрифирменных изданий, корпоративное видео, электронные газеты. В России широко используются электронные газеты, которые распространяются среди читателей по компьютерной сети. Современные информационные технологии помогают быстро публиковать и распространять новости, и делать их доступными для аудитории в коротко сжатые сроки. Текст приобретает ряд аудиовизуальных преимуществ, вовлекающих читателя в процесс чтения максимально наглядными средствами – флеш-заставкой (пульсирующая или мигающая на экране картинка), небольшим видео-сюжетом, возможностью сиюминутной связи и диалога с автором статьи через интернет и др. За рубежом крупные корпорации транслируют свои внутренние новости по корпоративным каналам частной телевизионной сети через спутник. Передачи корпоративного видео можно смотреть в течение всего рабочего дня во всех помещениях, например, в компаниях «Форд Моторз» (Ford Motors Company) или «Бритиш Аэроспейс» (British Aerospace). Крупные компании создают своими силами видеоверсии внутрифирменных изданий и распространяют на видеокассетах. Существует также аудиозаписи – когда новости записываются на компакт-кассету, чтобы потом сотрудники компании могли прослушать их на кассетном магнитофоне дома, в офисе или даже в машине. Среди аудиовизуальных средств можно также выделить слайды, которые демонстрируются на большой экран через проектор или программу настольных презентаций Powerpoint. Использование аудиовизуальных средств придает коммуникациям руководителя с сотрудниками более личностный, индивидуальный и очень наглядный характер. Это помогает преодолевать проблемы удаленности офисов компании и передавать информацию, сохраняя при этом ее симультанность.

Возвращаясь к содержанию внутренних фирменных изданий, хочется подчеркнуть, что их наполнение должно нести в себе заряд позитивной информации, корпоративной гордости за успехи и достижения компании, а значит, и каждого сотрудника. Этим объясняется и выбор тем для статей.

Например, интерес к информационному бюллетеню возрастет, если на его страницах будут размещены выступления Президента банка, Председателя Правления или его заместителей с информацией о политике банка, о клиентах и т.д. – всем интересно услышать информацию из первых уст.

Однако стоит заметить, что фирменный журнал или внутренняя газета перестают быть исключительно рупором администрации и руководства компании. Современные фирменные издания все больше становятся независимыми и напоминают общий форум, где может выступить каждый сотрудник и высказать свое мнение. Это позволяет внутренним изданиям быть настоящим PR-средством двусторонней коммуникации.

Так, помимо освещения динамики положения дел в компании, успешных проектов, сделок, выигранных тендеров, новых планов, на страницах внутренних газет публикуются интервью с ведущими специалистами, которые рассказывают о своих увлечениях, хобби, путешествиях, личных достижениях в жизни. Сами сотрудники нередко становятся авторами статей на актуальные животрепещущие темы, говоря о проблемах курения в офисе на рабочих местах, плохой системе кондиционирования помещения, качестве питания в столовой. Так СМИ помогают вынести на широкое обсуждение внутри компании важные для всех сотрудников вопросы.

Иногда на праздники, как в старые времена, готовятся тематические стенгазеты со смешными фотографиями; для поддержания корпоративного духа многие финансовые компании создают фото- и видеоархив компании и периодически устраивают экспозиции. Фирменные издания имеют свою постоянную периодичность. Но наша жизнь настолько динамична, что есть горячие новости, которые надо сообщать и распространять незамедлительно. Срочные сообщения могут быть напечатаны в формате постера и расположены в наиболее удобных местах, чтобы все работники получили информацию одновременно. В последнее десятилетие в крупных российских компаниях стал достаточно популярен Интранет. На внутреннем веб-сайте компании, к которому имеют доступ только находящиеся в офисе сотрудники компании, отражаются все внутренние события компании о текущих проектах, структурных изменениях, об административных и социальных новостях. Часто он играет роль интерактивной электронной доски объявлений.

Компании, выбирающие приверженность философии двусторонней коммуникации (руководитель – сотрудники), имеют большие шансы на успех и закладывают основу долголетнего бизнеса.