Shkola_molodogo_rukovoditelya_2_Osipova
.pdf
•ПРОБЛЕМА В МЕЖЛИЧНОСТНЫХ КОММУНИКАЦИЯХ
1• (ЖЕЛАНИЕ САМОУТВЕРДИТЬСЯ)
•НЕУМЕНИЕ РАССТАВЛЯТЬ ПРИОРИТЕТЫ
2• (ОТСУТСТВИЕ НАВЫКОВ САМОМЕНЕДЖМЕНТА)
•ОТСУТСТВИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ НАВЫКОВ
•(НЕУМЕНИЕ ПРОВЕСТИ СОВЕЩАНИЕ, РАВНОМЕРНО
3РАСПРЕДЕЛИТЬ ПОЛНОМОЧИЯ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ)
•НЕУМЕНИЕ ВЫСТРОИТЬ ЭФФЕКТИВНУЮ СИСТЕМУ
4МОТИВАЦИИ
ВАЖНЕЙШАЯ ЗАДАЧА РУКОВОДИТЕЛЯ — ЭФФЕКТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯМИ:
ИНИЦИАЦИЯ, РЕАЛИЗАЦИЯ И ЗАВЕРШЕНИЕ ПРОЦЕССА ПРЕОБРАЗОВАНИЙ.
ДЛЯ ЭТОГО НЕОБХОДИМО ГРАМОТНО ПРОВОДИТЬ СОВЕЩАНИЯ, ПОДДЕРЖИВАЯ ВЫСОКИЙ УРОВЕНЬ ЛИЧНОЙ ВОВЛЕЧЕННОСТИ КАЖДОГО УЧАСТНИКА.
ТРИ ОСНОВНЫХ ВОПРОСА О СОВЕЩАНИЯХ
|
|
Вопрос |
|
|
Ответ |
|
|
|
|
|
|
||
|
1. |
Что такое |
Это важный инструмент управления |
|
||
|
совещание? |
|
|
|
|
|
|
2. |
Степень |
Руководители не только принимают участие в |
|
||
|
участия |
совещаниях, но и сами их организуют |
|
|||
|
руководителя? |
|
|
|
|
|
|
3. |
Нужно ли |
Нужно! - Если совещание не планируется заранее, |
|
||
|
планировать |
оно оказывается для участников напрасной тратой |
|
|||
|
совещание? |
времени |
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ЭФФЕКТИВНОЕ СОВЕЩАНИЕ - это групповая работа, в процессе которой руководитель:
1 |
• получает от участников нужную информацию; |
|
2• ставит перед подчиненными цели и задачи (дает задания);
3• информирует сотрудников о принятых решениях;
4• организует коллегиальное принятие решений.
ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ: типы совещаний
|
Инструктивное |
|
Оперативное |
Проблемное |
||
обеспечение своевременного |
оперативно получать данные о |
включение участников в процесс |
||||
|
выполнения распоряжений, |
текущем состоянии дел в |
поиска новых возможностей и |
|||
|
передачу подчиненным |
|
|
компании |
обсуждение путей решения |
|
|
необходимых сведений |
|
|
|
проблем; обеспечить высокий |
|
(информация поступает сверху вниз) |
(информация поступает снизу вверх) |
уровень личной вовлеченности |
||||
(информация /идея/ генерируется) |
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ПРОБЛЕМНОЕ СОВЕЩАНИЕ КАК ИНСТРУМЕНТ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЯ
ПРОБЛЕМНОЕ СОВЕЩАНИЕ — это групповая форма работы, которая:
помогает:
:
•найти способы преодоления
1затруднений
•рассмотреть перспективы
2развития организации;
•обсудить инновационные
3проекты
ОСОБЕННОСТИ ПРОБЛЕМНОГО СОВЕЩАНИЯ:
•отсутствие готовых
1алгоритмов решения проблем;
•активное вовлечение всех участников в процесс
2изменений;
•как правило, жесткие
3временные ограничения.
РЕЗУЛЬТАТОМ РАБОТЫ ГРУППЫ ДОЛЖНО СТАТЬ ПРИНЯТИЕ КОЛЛЕГИАЛЬНОГО РЕШЕНИЯ
МЕТОДИКА ОРГАНИЗАЦИЯ СОВЕЩАНИЙ
Этап 1. Подготовка совещания
• сформулировать тему совещания, сделать краткий анализ ситуации, описать суть
1проблемы
2• точно определить цель совещания.
3• сформулировать ожидаемый результат и критерии для принятия решений.
4•составить список участников совещания
5•определить место и время его проведения, согласовать время с участниками.
6•составить регламент совещания (повестка и временные рамки).
•своевременно проинформировать участников о проведении совещания (индивидуальные
7задания для участников).
8•обеспечить инфраструктуру, назначить ответственного за инфраструктуру
МЕТОДИКА ОРГАНИЗАЦИЯ СОВЕЩАНИЙ
Этап 2. Проведение совещания
1 |
•Придерживаться повестки дня |
|
2•Заслушать каждого участника — в соответствии с регламентом.
3•Организовать процесс обсуждения.
4•Контролировать соблюдение регламента
5•Обсудить каждый из предложенных вариантов.
6•Принять итоговое решение (сформулировать окончательный вариант).
•Выдать каждому участнику задание и наметить срок контроля их
7исполнения.
ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ НОВИЧКОВ:
• излишняя вовлеченность в работу группы (руководитель увлекается процессом обсуждения
1и поиска новых идей, забывая о необходимости управлять процессом);
2• отсутствие подготовки;
•негибкое следование предварительно составленному плану (процесс обсуждения не
3корректируется с учетом новых данных, новых идей и т. п.);
•определить, что должны подготовить участники к совещанию;
4
5•недостаточное разнообразие в подборе участников совещания;
•потеря контроля (за эмоциональным состоянием участников совещания, за временем,
6процессом обсуждения и т. п.).
НИКОГДА НЕ ДОКАЗЫВАЙ СВОЕГО МНЕНИЯ ГРОМКО И С ЖАРОМ, ДАЖЕ ЕСЛИ В ДУШЕ ТЫ УБЕЖДЕН В СВОЕЙ ПРАВОТЕ, — ВЫСКАЖИ ЕГО СКРОМНО И СПОКОЙНО, ИБО ЭТО ЕДИНСТВЕННЫЙ СПОСОБ УБЕДИТЬ.
Честерфилд
К ЧЕМУ ПРИВОДИТ НЕЭФФЕКТИВНАЯ ПОДГОТОВКА СОВЕЩАНИЙ
1 |
• на совещание приходят не разбирающиеся в проблеме/не владеющие нужной |
информацией работники; |
|
2 |
• значительно увеличивается время на обсуждение; |
•обсуждаются «спонтанные» решения — те, которые первыми пришли в
3голову;
4•решение проблемы не находится;
5•принятое решение не исполняется;
6•принимаются неэффективные с точки зрения бизнеса решения;
7•участники не включаются в совместную работу
МОЛОДОМУ РУКОВОДИТЕЛЮ НЕОБХОДИМО РАЗВИВАТЬ СЛЕДУЮЩИЕ КОМПЕТЕНЦИИ И НАВЫКИ
•умение фиксировать и визуализировать материал обсуждений группы в виде схем, отражающих суть
1обсуждаемой проблемы;
2•умение фасилитировать* процесс обсуждения, используя методы активного слушания;
3•умение резюмировать и подводить итоги обсуждения;
4•умение задавать конструктивные вопросы, которые помогают группе в поиске решения;
4•навыки проведения презентаций;
5•умение управлять своим эмоциональным состоянием;
6•способность понимать эмоциональное состояние других людей;
7•умение завоевывать доверие сотрудников;
8•умение убеждать других в необходимости изменений;
9•∙ умение оказывать влияние на участников обсуждения;
10 •умение оказывать поддержку сотрудникам — вдохновлять, воодушевлять, стимулировать и др.