книги / Организация работы с управленческими документами

Тема 5. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 70

Управление возникает из информации, осуществляется посредством информации, совершенствуется на ее основе. Все виды управленческой дея­ тельности (принятие решений, планирование, работа с кадрами) связаны с оформлением документов, работой с документами, то есть с делопроизвод­ ством.

Процесс управления во многом зависит от информации об управляе­ мых объектах и является основой принятия любого решения. Если по какойлибо причине прекращается поступление информационных потоков, управ­ ленческий аппарат перестает владеть ситуацией и не имеет возможности вы­ работать правильное решение. Поэтому в любом управленческом аппарате важно организовать поступление, движение и обработку информации, носи­ телем которой выступает документ.

Учебное пособие посвящено важной части документационного обеспе­ чения управления, являющегося одной из отраслей деятельности в сфере управления, - организации работы с управленческими документами.

Пособие подготовлено на базе действующих нормативно-методических документов в области документационного обеспечения управления.

Тема 1 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ТЕРМИНОЛОГИЯ

ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Терминология в сфере документационного обеспечения управления

Основу любой научной дисциплины составляют понятия - представле­ ния об общем, наиболее существенном, особенном в изучаемых явлениях и предметах, которые обозначаются специальными словами - терминами.

Термин - слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие.

При возникновении сомнений относительно значения термина следует обратиться к терминологическому словарю или стандарту.

В сфере документационного обеспечения управления разработан

идействует ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины

иопределения».

Терминология, представленная в стандарте, обязательна для примене­ ния всеми организациями, учреждениями, предприятиями в их практической деятельности с документами, в учебной и научной деятельности (во всех ви­ дах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу).

Делопроизводство, документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

Наряду с термином «делопроизводство» в последнее время употребля­ ется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управле­ ния» (далее ДОУ). Возникновение этого термина связано с изменением орга­ низационно-технической основы делопроизводства и методологических под­ ходов к его совершенствованию, которое стало возможным благодаря актив­ ному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обра­ ботки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управ­ лении. Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-техническую составляющую в современной организации де­ лопроизводства.

1.2. Составные части документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение управления включает в себя две со­ ставные части (рис. 1):

^документирование - обеспечение своевременного и грамотного создания документов;

2) организация работы с документами - организация документообо­ рота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреж­ дения в процессе осуществления управления.

ДОУ

Рис. 1. Составные части ДОУ

Документирование - запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование представляет собой совокупность операций по созда­ нию документов. В него включаются операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению (проставление необходимых реквизитов, уста­ новленных правилами документирования) и изготовлению документа.

Все операции документирования должны соответствовать установленным государственным и отраслевым нормативам.

Организация работы с документами предполагает обеспечение дви­ жения документов в аппарате управления (документооборот), их использова­ ния в справочных целях и хранения.

Одним из важнейших участков документационного обеспечения управленческой деятельности является организация документооборота.

Документооборот организации - это движение документов в органи­ зации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (рис. 2).

ским или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установлен­ ном порядке. К документам личного происхождения относятся документы, созданные человеком вне служебной деятельности или выполнения общест­ венных обязанностей. Это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включает личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. В особую группу официальных документов выделяют личные документы, удостоверяющие личность человека и / или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение (визитка, удостоверение, студен­ ческий билет, пропуск).

Основные цели классификации документов: 1) быстрый поиск нужных документов, повышение оперативности работы с ними; 2) экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (например, кон­ трольно-регистрационная и информационно-справочная картотеки или жур­ нал регистрации документов).

1.4.Унификация и стандартизация

вдокументационном обеспечении управления

Создание единого информационного пространства и объединение его с европейским и мировым информационным пространством является одной из важнейших задач, от решения которых во многом зависит дальнейшее развитие страны. Решение же этой задачи возможно только при условии гар­ монизации российских и зарубежных информационных систем и обеспече­ нии информационной совместимости всех взаимодействующих информаци­ онных систем.

Достижение информационной совместимости обеспечивается унифи­ кацией и стандартизацией средств информационной техники, носителей ин­ формации, языка формализованного описания данных, структуры информа­ ционных систем и технологических процессов в них, систем документов.

Унифицированная система документации (УСД) - система доку­ ментации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая ин­ формацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельно­ сти.

Унификация в широком смысле слова представляет собой приведение элементов заданного множества к единообразию по установленным призна­ кам или сокращение числа элементов заданного множества. Под унификаци­ ей документов понимается выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе установления рацио­ нального количества их форм и типизации построения.

Работа по унификации документов включает:

-разработку унифицированной системы документирования (УСД), ко­ торая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

-внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках УСД субъектов Федерации и отраслевых УСД;

-введение УСД и Отраслевого классификатора технико­ экономической информации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

-разработку комплексов отраслевых унифицированных форм доку­ ментов, отражающих специфику отрасли и вошедших в УСД, а также их го­ сударственную регистрацию;

-разработку отраслевых классификаторов технико-экономической ин­ формации, отражающих специфику отрасли. На отраслевом уровне эту рабо­ ту проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ

вотрасли.

Основная цель унификации документов заключается в создании ста­ бильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традицион­ ных условиях, так и в условиях использования новых информационных тех­ нологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.

Унификация документов предполагает:

-установление номенклатуры действующих в рамках системы унифи­ цированных форм документов;

-разработку единой модели (схемы) построения документов системы

сиспользованием, как правило, формуляра-образца;

-разработку структур документов;

-создание общих синтаксических правил построения документов.

При проведении унификации документов учитываются все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хране­ ния, а также психофизиологические возможности человека и параметры тех­ нических средств. Результаты проведенной унификации документов дово­ дятся до уровня обязательной правовой формы - стандарта, требования кото­ рого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации). Стандарт представляет собой нормативно­ технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, тре­ бований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

Стандарты могут быть следующих видов:

-международные (региональные) стандарты;

-государственные стандарты РФ (ГОСТ);

-стандарты отраслей (ОСТ);

-стандарты предприятий (СТП);

-стандарты научно-технических, инженерных обществ и других обще­ ственных объединений.