книги / Разработка управленческого решения

Т — общая продолжительность процесса, включающая простои или пролеживания предмета труда между рабочими мес­ тами, на рабочих местах и т.п.

Параллельность — принцип рациональной организации про­ цессов, характеризующий степень совмещения операций во вре­ мени. Виды сочетаний операций: последовательное, параллельное

ипараллельно-последовательное (рис. 3.2).

впартии (П) четыре детали, которые

4 операции, Т j — время транспортирования партии деталей с 1-го на 2-е рабочее место.

8 3

в) параллельно-последовательное сочетание операций

Рис. 3.2. Виды сочетания операций

Коэффициент параллельности рекомендуется определять по формуле

Прямоточность — принцип рациональной организации про­ цессов, характеризующий оптимальность пути прохождения пред­ мета труда, информации и т.п.

Коэффициент прямоточности рекомендуется определять по формуле

труда, исключающего лишние звенья, возвраты на прежнее место, Афакт — фактическая длина пути прохождения предмета

труда.

Ритмичность — принцип рациональной организации процес­ сов, характеризующий равномерность их выполнения во времени.

Коэффициент ритмичности рекомендуется определять по формуле

84

где 'V^ф — фактический объем выполненной работы за анали­ зируемый период (декада, месяц, квартал) в пределах плана (свы­ ше плана не учитывается);

V,. плановый объем работ.

Приведем пример оценки ритмичности (табл. 3.2).

Таблица 3.2

Пример оценки ритмичности

Коэффициент ритмичности будет равен

Анализ данных табл. 3.2 показывает, что хотя за месяц план перевыполнен на 8 %, коллектив работал плохо, 84% плана было сделано в последнюю декаду, были штурмовщина и брак в работе.

Для оптимизации продолжительности этапов (операций) и рас­ пределения ресурсов, а также для обеспечения ее наглядности рекомендуется применять сетевые методы. Для увязки работ и исполнителей рекомендуется строить оперограммы по следующей форме (рис.3.3).

85

Рис. 3.3. Форма оперограммы

На рис. 3.3 показано, что за работу "1" ответственным является исполнитель "Г", а "Б" является соисполнителем. По работе "2" ответственным исполнителем является "А", остальные — соиспол­ нители и т.д. Применение оперограмм позволит обеспечить на­ глядность взаимосвязей работ и исполнителей.

Сетевое планирование и управление (СПУ) — графоаналити­ ческий метод управления процессами создания (проектирования) любых систем.

Сетевой график — это полная графическая модель комплекса работ, направленных на выполнение единого задания, в которой (модели) определяется логическая взаимосвязь, последовательность работ и взаимосвязь между ними.

Основными элементами сетевого графика являются работа (изоб­ ражается стрелкой) и событие (изображается кружком).

Работа — это процесс или действие, которое нужно совер­ шить, чтобы перейти от одного события к другому. Она характе­ ризуется определенными затратами труда и времени. Если для перехода от одного события не требуется ни затрат времени, ни затрат труда, то взаимная связь таких событий изображается пун­ ктирной стрелкой и называется фиктивной работой. Фиктивная работа представляет собой, таким образом, логическую связь между событиями и показывает зависимость начала выполнения какойлибо работы от результатов выполнения другой.

86

Событие — это фиксированный момент времени, который пред­ ставляет собой одновременно окончание предыдущей работы, т.е. ее результат (исключение — начальное событие) и начало после­ дующей работы (исключение — конечное событие).

Любая непрерывная последовательность взаимосвязанных со­ бытий и работ носит название — путь. Путь от начального до конечного события называется полным. Путь от данного события до завершающего называется последующим за данным событием,

аот исходного события до данного — предшествующим. Подробнее эти методы описаны в работе /30/ .

Приведем фрагмент укрупненного комплекса работ по марке­ тингу на первой стадии жизненного цикла товаров (рис. 3.4).

Условные обозначения к рис. 3.4:

события:

1 — получено задание с финансированием на маркетинговые исследо­ вания;

2 — выполнен анализ нормативно-методических документов фирмы на предмет соблюдения в них концепции маркетинга (концепции ориентации любой деятельности на потребителя, на высокое качество "выхода" системы);

3 — проведена сегментация потенциальных рынков, где намечается позицирование товаров фирмы;

4 — проведены исследования конкурентоспособности товаров основ­ ных конкурентов;

5 — разработан проект пред\ожений по реализации в положениях о службах фирмы концепции маркетинга;

6 — разработан проект нормативов конкурентоспособности товаров фирмы и фирмы в целом;

7 — утверждены нормативы конкурентоспособности и предложения по реализации концепции маркетинга в службах фирмы;

87

работы:

1—2 — анализ нормативно-методических документов фирмы на пред­ мет соблюдения в них концепции маркетинга, продолжительностью 2,5 месяца;

1—3 — сегментация потенциальных рынков, продолжительностью 4,5 месяца;

1—4 — исследование конкурентоспособности товаров основных конку­ рентов, продолжительностью 3,5 месяца;

2—5 — разработка проекта пред\ожений по реализации в службах фирмы концепции маркетинга (3,0 мес);

3—6 — позицирование товаров фирмы (2,5 мес); 4—6 — разработка проекта нормативов конкурентоспособности това­

ров фирмы (4,0 мес); 5—7 — согласование проекта предложений по реализации в службах

фирмы концепции маркетинга (3,0 мес); б—7 — согласование проекта нормативов конкурентоспособности то­

варов фирмы и фирмы в целом (2,5 мес.)-

Сделаем краткий анализ сетевого графика.

Критическим (наиболее продолжительным) является путь 1—4—6—7 продолжительностью в 10,0 месяцев (3,5 -t- 4,0 -I- 2,5). Путь 1—3—6—7 имеет продолжительность 9,5 месяцев (4,5 -f 2,5 -f -f- 2,5), путь 1-^2—5—7 имеет продолжительность 8,5 месяцев (2,5 + + 3,0 + 3,0). Срыв любого события на критическом пути (на рисунке обведен жирной линией) ведет к срыву всего комплекса работ. Остальные пути имеют некоторый резерв времени, например, путь 1—3—6—7 имеет резерв в 0,5 месяца (5%), путь 1—2—5—7 в 1,5 месяца (15%). Напряженность последнего пути равна 0,85, что оз­ начает допустимость задержки событий 2 и 5 в сумме не более чем на 1,5 месяца. Таким образом, сетевые модели позволяют на­ глядно установить взаимосвязи событий и оптимизировать комп­ лекс работ.

3.2. Информационное обеспечение процесса разработки решений

Информационное обеспечение — одно из важнейших обеспечи­ вающих функций, качество которой является определяющим фак­ тором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы менеджмента. В динамике информа­ ционное обеспечение как процесс входит в понятие коммуникация. Поэтому сначала рассмотрим это понятие по источнику / 9 / .

Коммуникации — это обмен информацией, на основе которого руководство получает информацию, необходимую для принятия эф-

88

фективных решений и доводит принятые решения до работников фирмы. Коммуникации — это сложный процесс, состоящий из вза­ имосвязанных шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг — это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.

Руководитель 50—90% всего времени тратит на коммуникации. Руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процес­ сах принятия решений по функциям управления. Обмен инфор­ мацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре ба­

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сооб­ щение и использовать канал для его передачи таким образом, что­ бы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимо­ связанные этапы следующие:

/. Зарождение идеи.

2. Кодирование и выбор канала.

3.Передача.

4.Декодирование.

невербальная;

89

4)по изменчивости во времени — условно-постоянная и услов­ но-переменная (недолговечная);

5)по способу передачи — спутниковая, электронная, телефон­ ная, письменная и др.;

6)по режиму передачи — в нерегламентируемые сроки, по зап­ росу и принудительно в определенные сроки;

7)по назначению — экономическая, техническая, социальная,

организационная и др.;

8)по стадии жизненного цикла обьекта — по стадии страте­ гического маркетинга, НИОКР, организационно-технологической подготовке производства и т.д. до списания;

9)по отношению объекта управления к субъекту — между

фирмой и внешней средой, между подразделениями внутри фир­ мы по вертикали и горизонтали, между руководителем и исполни­ телями, неформальные коммуникации.

Идея классификации информации используется при ее коди­ ровании.

Основные требования к качеству информации:

•своевременность;

•достоверность (с определенной вероятностью);

•достаточность;

•надежность (с определенной степенью риска);

•комплектность системы информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов и т.д.);

•адресность;

•правовая корректность информации;

•многократность использования;

•высокая скорость сбора, обработки и передачи;

•возможность кодирования;

•актуальность информации.

Организация массива информации. Информационный мас­ сив — это упорядоченная по определенным признакам совокуп­ ность всех видов информации, используемой органами для выра­ ботки управляющих воздействий.

Цель создания массива информации — повысить эффектив­ ность управления за счет рациональной систематизации инфор­ мации, правильного ее распределения по уровням управления в соответствии с характером решаемых задач.

Информационный массив должен обеспечивать:

• прямое обращение потребителей к хранимой информации и возможность многократного ее использования;

90

•наиболее полное удовлетворение информационных потреб­ ностей органов управления на всех уровнях;

•оперативный поиск и выдачу информации по запросу;

•предохранение информации от искажений;

•защиту от несанкционированного доступа к информации.

Организация потоков информации. Под потоком информации понимается целенаправленное движение информации от источни­ ков до потребителей.

Рационализация потоков информации имеет цель исключить дублирование информации, минимизировать маршруты ее про­ хождения и обеспечить рациональный обмен информацией меж­ ду органами управления.

Информационный поток характеризуется адресностью (нали­ чием источника и потребителя информации), режимом (регламен­ том) передачи от источника до потребителя и объемом передава­ емой информации.

По режиму передачи информация может подразделяться на поступающую потребителю принудительно, в нерегламентируемые сроки и по запросу, а также ежедневную, декадную, месячную, квартальную, годовую.

Обьем информации — количественная характеристика, изме­ ряемая с помощью условных единиц информации (биты, слова, сообщения, знаки, буквы, листы и др.).

Обьем информации используется для определения информа­ ционной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управленческих процедур.

Важнейшим этапом формирования информационного обеспе­ чения является организация технологического процесса перера­ ботки информации с помощью новых информационных техноло­ гий (НИТ).

Новые информационные технологии включают /17/:

^новые технологии коммуникаций на основе локальных и рас­ пределительных сетей ЭВМ;

^новые технологии обработки информации на основе персо­ нальных компьютеров (ПЭВМ) и специализированных рабочих мест;

•^ технологии, исключаюш,ие бумагу как основной носитель ин­ формации;

^ новые технологии принятия решений на основе средств ис­ кусственного интеллекта - баз знаний, экспертных систем, сис­ тем моделирования с различными формами представления моде­ лируемых ситуаций и т.п.

Внедрение новых информационных технологий в управленчес­ кую деятельность преследует не только автоматизацию рутинных

91

методов обработки информации, но и организацию информаци­ онно-коммуникативного процесса на качественно новом уровне.

О широких возможностях новых информационных технологий можно судить по перечню функций, которые обеспечиваются в результате ее внедрения (табл. 3.3).

Таблица 3.3

Функции новых информационных технологий

1Общая обработка документов, их верификация и оформление

2Локальное хранение документов

3Обеспечение сквозной доступности документов без их

дублирования на бумаге, дистанционная и совместная работа служащих над документом

4Помержка способов общения, не покидая привьиной обстановки рабочего места

5Электронная почта

6Персональная обработка данных

7Составление, воспроизведение и полиграфическое раз­ множение документов

8Объединение электронной и вербальной коммуникации

9Обмен информацией между базами данных

10Ввод данных или форм

11Ведение персональных баз данных

12Генерация отчетов по обработке данных

13Управление ресурсами

14Контроль исполнения

15Управление личным временем

16Контроль автоматической корреспонденции

17Поддержка технического и профессионального инструк­ тажа служащих

92