книги / Документирование управленческой деятельности. Деловое письмо требования к оформлению; алгоритм работы с текстом делового письма; классификация; образцы текстов деловых писем

письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изло­ жение текста должно быть предельно четким и ясным.

Просим Вас провести модернизацию компьютеров института с объединением в сеть с выделенным файлсервером. Оплата гарантируется.

АО «Интермаш» подтверждает готовность принять двух ваших представителей в период с... по.... Гарантируем предоставление гостиницы и оплату транспортных расходов.

Гл. б у х г а л т е р __________________________ И. Ю. Лидева

личная подпись

В связи с изменением по РФ банковских реквизитов про­ сим направить в наш адрес новые данные о вашем расчетном счете для выписки счетов.

Сообщаем новые платежные реквизиты для перечисления денежных средств за предоставленные услуги: р/с 0000000, банк «Факел», г. Энск. К/л 00000000000000, МФР 000000000, БНК 0000000, ИНН 0000000.

Гарантийные письма имеют две подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать.

8. ОБРАЗЦЫ ТЕКСТОВ КОМ М ЕРЧЕСКИХ ДЕЛОВЫ Х ПИСЕМ

Инициативные коммерческие письма. Письмо-запрос.

Письма-запросы в большинстве случаев предваряют всю после­ дующую работу по заключению различных соглашений между партнерами по служебно-деловой переписке. Они предназначены, как следует из названия, для запрашивания соответствующей ин­ формации. Подчеркнем, что письма-запросы предполагают обяза­ тельную реакцию адресатов в виде письменного ответа по суще­ ству и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативно-правовым документом.

Предпочтительнее всего начинать такие письма со слов «Прошу (просим) вас (Вас) сообщить...», хотя при этом будет совсем не лишним предварительно пояснить, чем вызван ваш запрос. В отличие от просьбы, в конце текста можно в тактичной форме выразить адресату свое пожелание относительно сроков предоставления интересующей вас информации.

Письм о-запрос о высылке инф орм ационны х ма­ териалов о товаре:

Мы были бы Вам признательны, если бы Вы прислали нам... (каталог, прейскурант, полную информацию) о... (товар).

Письм о-заявка на высылку образцов:

Мы признательны за сообщение Вашего адреса фирме «Агропром» в Вологде, которая информировала нас, что Вы яв­ ляетесь единственными поставщиками элитного посадочного материала овощей из Тамбовской области. Мы являемся посто­ янными покупателями этого товара и просим Вас послать нам образцы различных сортов посадочного материала для карто­ феля с указанием самых низких цен и благоприятных условий платежа. Мы хотели бы добавить, что в настоящее время за­ интересованы в немедленной поставке примерно 30 тонн поса­ дочного материала для рано созревающего картофеля.

Рекламации. Рекламация - это коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей при­ нятые на себя по контракту обязательства, и требование возме­ щения убытков.

Рекламации могут быть предъявлены в отношении:

•качества товара, например в случае несоответствия качеству, указанному в контракте;

•количества товара, например в случае недокомплектации, не­ соответствия количеству, указанному в упаковочном листе или в других соответствующих документах;

•сроков поставки, например в случае просрочки в поставке товара;

•упаковки и маркировки, например в случае недоброкачест­ венной упаковки и ошибок в маркировке;

•платежа, например в случае просрочки платежа;

•других условий контракта.

Рекламация содержит следующие данные:

•основания для предъявления претензии;

•доказательства - ссылки на нормативные акты, документы (акт экспертизы, акт приемки, акт испытаний, нормативный акт);

•конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (замена некачественного товара качественным; уценка товара, возврат части уплаченной суммы; допоставка недостающего количества товара или возврат уплаченной суммы за недос­ тающее количество товара; увеличение скидки с общей стои­ мости товара; расторжение контракта и возмещение убытков в связи с недовыполнением контракта).

Результатом обоснованной рекламации может быть:

•замена дефектного товара новым;

•допоставка недостающего товара;

•процентная скидка со стоимости товара;

•уплата денежного штрафа, пени или неустойки;

•предупреждение.

Образцы синтаксических конструкций, используемых в текстах писем-рекламаций

Официально заявляем Вам рекламацию на...

При этом направляем рекламацию в связи с ...

Направляем Вам рекламационный акт в связи с...

Мы предъявляем претензию к (качеству товаров)...

Наш заказчик предъявляет Вам претензию...

Наш покупатель предъявил к Вам претензию...

Наши клиенты заявили рекламацию на...

Нами зарекламирована партия...

Товар, отгруженный/поставленный Вами в вагоне/на судне

в адрес... в количестве... в счет контракта № ...

Товар, отгруженный/поставленный Вами по железнодо­

рожной накладной в адрес... в количестве... по контракту № ...

Кнашему большому сожалению, сообщаем Вам, что...

Ксожалению, мы должны сообщить Вам...

Кнашему сожалению, мы вынуждены сообщить, что...

Ксожалению, мы должны поставить Вас в известность, что прибывшая партия... в количестве... в счет контракта № ...

не соответствует образцам, на основании которых была заклю­ чена сделка.

.. .не соответствует условиям договора.

Полученный товар по качеству значительно ниже образ­ цов, на основании которых был заключен договор.

Качество партии товара, полученного от Вас... числа, оказалось ниже качества, оговоренного в контракте № ...

При приемке товара выявились/были обнаружены сле­ дующие недостатки:

При монтаже выявились/были обнаружены следующие недостатки:

При наладке выявились/были обнаружены следующие не­ достатки:

При испытании выявились/были обнаружены следующие недостатки:

Впроцессе транспортировки установлен бой товара.

Впроцессе транспортировки произошло повреждение товара.

Товар оказался пониженного качества. Товар оказался дефектным.

Товар был признан некачественным. Товар был плохо упакован.

Машина показала пониженную производительную мощность. Машина оказалась поврежденной.

Машина оказалась дефектной.

Машина расходится по своей конструкции с нашими чертежами. Машина непригодна к эксплуатации.

Сумма причиненного ущерба составляет... руб. (прописью). Наш грузополучатель при полной сохранности упаковки

обнаружил, что недостает...

При открытии ящиков было обнаружено, что количество товара не соответствует спецификации:

была установлена недостача...

был установлен недогруз...

Недостача была установлена в исправном вагоне за ис­ правными пломбами станции отправления.

Недостача произошла по вине Вашего экспедитора. Повреждение товара было вызвано неудовлетворительной

упаковкой.

Партия прибыла со значительным опозданием.

Партия прибыла с опозданием 10 дней по сравнению с установленным в договоре сроком.

Вы должны были поставить партию к... числу.

Отгрузка товара производится с опозданием. Несоблюдение очередности поставок затрудняет работу...

Мы до сих пор не получили от Вас сведений об отгрузке товара. Обращаем Ваше внимание на задержку в поставке товара. Прилагаем акт приемки товара № ... составленный ней­

тральной контрольной комиссией, подписанный также Вашим представителем и удостоверяющий, что...

Вприложении пересылаем акт экспертизы № ...

Вприложении пересылаем протокол испытаний № ...

Вприложении пересылаем коммерческий акт № ...

Из прилагаемого акта (протокола) видно, что...

Акт экспертизы определяет, что...

Данный факт удостоверен коммерческим актом № ...

Был составлен коммерческий акт, в котором отмечена...

На основании коммерческого акта мы предъявили претен­

зию к перевозчику.

с фактурной стоимости в размере...

Мы имеем право отказаться от приемки этой партии товара.

Это дает нам право обратиться в арбитраж.

На основании предоставленного нам договором права мы

требуем (настаиваем)...

Однако, принимая во внимание объективные причины...

Однако, принимая во внимание наши длительные дело­

вые отношения...

Однако, принимая во внимание то обстоятельство, что...

Мы были бы согласны принять этот товар, если Вы пре­

доставите нам скидку 10 %.

Мы готовы в виде исключения принять эту партию товара при условии, что Вы...

На основании вышеизложенного просим Вас заменить де­ фектный станок новым.

На основании вышесказанного убедительно просим Вас взамен некондиционного товара отправить нам товар в соответ­ ствии с условиями договора.

Просим возместить ущерб.

Просим доплатить за недостающий товар. Просим догрузить недостающий товар. Просим допоставить недостающий товар. Просим возместить расходы по ремонту...

Просим возместить стоимость недостающего товара...

Просим компенсировать расходы наших комитентов...

Просим предоставить скидку с фактурной стоимости...

Просим предоставить нам соответствующую скидку. Уценка должна составлять... %

Просим предоставить скидку в 3 % от суммы.

Просим кредитовать нашу организацию на указанную сумму. Просим перевести стоимость... на наш расчетный счет. Просим перечислить на наш расчетный счет№... стоимость...

Просим перечислить нам... руб. (прописью) в погашение с рекламации.

Просим принять меры к ускорению отгрузки товара.

При данных обстоятельствах Вы должны будете уплатить штраф (пеню) за...

Мы настаиваем (получатель настаивает) на возмещении всех расходов.

Мы настаиваем (получатель настаивает) на отгрузке каче­ ственного товара.

Мы настаиваем (получатель настаивает) на том, чтобы то­ вар был отгружен в намеченные контрактом сроки.

Мы можем принять товар только при условии, что цены будут снижены на... %.

В противном случае мы вынуждены будем возвратить Вам товар обратно с отнесением всех расходов на Ваш счет.

Если Вы не согласны заменить товар новым, мы будем вынуждены передать наш спор в арбитраж.

Если Вы не можете гарантировать сдачу товара в преду­ смотренные контрактом сроки, мы будем вынуждены аннулиро­ вать контракт.

Надеемся, что Вы с должным вниманием отнесетесь к нашей рекламации и незамедлительно сообщите нам о своем решении.

В заголовке к тексту рекламации употребляются следую­ щие выражения:

Орекламации на станки по контракту № ...

Орекламации на качество работ по контракту № ...

Орекламации на недостачу товара по контракту № ...

Орекламации на сроки поставки по контракту № ...

Орекламации на упаковку по контракту № ...

Орекламации по контракту № ...

Образцы писем-рекламаций

Сообщаем Вам, что партия лакокрасочных материалов, отгруженных Вами на судне «Ленинград» по контракту 27-005/40289, к сожалению, не соответствует по качеству нашим спецификациям, на основании которых был заключен контракт.

Согласно §7 в договоре, мы имеем право отказаться от приемки этой партии товара. Однако, принимая во внимание наши длительные деловые отношения и то обстоятельство, что предыдущие поставки лакокрасочных материалов в счет данного контракта были произведены в соответствии с уело-